事業單位人事檔案管理的必要性與具體策略

吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

隨著我國市場經濟體制的不斷深化改革，事業單位的社會職能也出現了較大的變化，想要實現單位的健康及穩定發展，需要以人才隊伍作為支撐。人事檔案作為事業單位檔案管理的關鍵組成部分，其記錄了單位人員的基礎情況和工作表現，具有一定的公正性和客觀性，是事業單位晉升干部和選撥人才的重要依據，因此，事業單位需要認識到人事檔案的價值和必要性，結合自身實際情況，采取有效措施加強管理，提升管理效率和質量。

1 事業單位人事檔案管理的必要性分析

1.1 提升單位管理能力

人事檔案作為事業單位檔案工作的基礎性內容，其記錄了單位所有人員的基本信息，是單位獲取人才、利用人才以及選撥人才的依據，通過科學利用和管理人事檔案，能夠對單位的各項管理流程和工作環節進行優化調整，促使管理趨于有序性、科學性以及合理性方向發展，對強化事業單位的管理能力提升具有重要價值。

1.2 優化人力資源配置

在事業單位實際運行中，需要以人才作為支撐，通過各個崗位人員的密切配合完成各項工作，人力資源是事業單位有序發展的基礎和前提。在我國經濟發展新形勢下，社會人才競爭更加激烈，事業單位優化人力資源配置的方式主要為外部引進和內部提拔，人事檔案是事業單位選撥人才的重要依據，對人事檔案開展有效管理，能夠為單位領導選撥人才提供參考，發現員工的優勢和價值，進而將其安排到合適的崗位上，真正實現人盡其才，實現單位人力資源優化配置。

1.3 實現員工動態跟蹤

在知識經濟時代下，人才是實現事業單位可持續發展的基礎保障，人事檔案記錄了員工的獎懲情況、工作表現、個人經歷以及基礎信息，是員工發展和提升自我的重要記錄，通過人事檔案管理能夠幫助事業單位領導掌握員工的思想以及能力發展動態，實現員工動態跟蹤，有助于單位儲備人才、利用人才以及挖掘人才。

2 優化事業單位人事檔案管理的策略

2.1 重視思想建設

人事檔案對于事業單位而言具有重要價值，是單位挖掘人才的關鍵依據，事業單位的主要領導和所有員工都要給予其高度重視，并且在單位內部開展思想建設，積極配合檔案人員做好各項管理工作。首先，在社會發展新形勢下，人事檔案的價值性日益凸顯，事業單位要設置專業的管理機構，不能附屬于檔案室或者人力資源部門，要將其作為獨立的機構便于各項工作開展。其次，單位領導、檔案人員以及內部員工都要轉變以往的固化思想，給予人事檔案以重視，加強單位內部宣傳，促使各項工作的有序進行。最后，檔案人員作為開展管理工作的主體，需要迎合時代發展，解放思想，摒棄以往的陳舊落后觀念，在管理中加強創新改革，積極探索全新的管理方法、管理內容、管理流程以及管理制度，推動人事檔案管理趨于規范化及流程化方向發展。

2.2 制定管理制度

制度是開展各項工作的基礎和前提，科學的制度能夠為管理工作提供依據和指導，由于人事檔案管理具有一定的復雜性和繁瑣性，如果缺乏制度作為指導，容易導致工作出現混亂情況，對檔案資源的真實性、可靠性以及安全性帶來負面影響，因此，事業單位要結合工作需求制定各項管理制度。首先，在制定各項制度中，要充分聽取員工的意見和建議，保證制度的合理性、科學性以及操作性，構建完善的制度體系，涉及人事檔案管理的各個環節和內容，為各項工作的開展提供指導；其次，管理制度并不是一成不變的，事業單位要根據工作具體情況，對制度進行適當的調整和優化，保證制度的針對性以及操作性；最后，由于人事檔案對信息的可靠性和真實性具有較高的要求，事業單位在制定相關制度中，需要涉及檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環節，進而保證人事檔案資源的完整性以及真實性。

2.3 提升人員素質

檔案人員是開展人事檔案管理的主體，其業務能力、綜合素質以及職業素養與管理效率具有密切關系，但是當前，由于事業單位對人事檔案管理缺乏正確認知，檔案人員在管理能力和綜合素質等方面不符合崗位要求，甚至一些單位沒有設置專職的檔案人員，兼職人員的精力和時間有限，難以全身心的投入到管理工作中，對管理效率和質量帶來負面影響，因此，事業單位要采取相關措施提升檔案人員的素質和能力，構建一支能力強、素質高、專業化的現代管理隊伍。首先，單位領導要給予檔案管理人才隊伍建設高度重視，積極從內部挖掘高素質的檔案人才，從社會和高校中吸納具有專業背景的人才，不斷完善、充實管理隊伍。其次，由于人事檔案管理對人員的業務能力要求較高，單位要定期組織人員進行專業培訓，培訓內容要涉及專業知識、信息技術操作能力以及職業素養，通過培養提升人員能力，促使其更好地勝任崗位工作。最后，制定科學的獎懲制度，對于工作表現優異的人員給予獎勵，對于工作態度不端正的人員給予一定處罰，調動其參與工作的熱情和積極性。

2.4 加強信息建設

我國信息技術蓬勃發展，其已經在諸多領域獲得廣泛而深入的應用，并取得了顯著的應用效果。當前，信息技術在人事檔案管理中的應用程度不斷加深，事業單位要充分發揮信息技術的管理優勢，投入物力和資金資源加強信息建設。首先，事業單位要采購信息化管理所需的硬件設施，包括計算機、打印機、復印機等，更新以往的陳舊設備，為信息化管理提供硬件支撐。其次，加強人事檔案資源庫建設，將音頻、視頻以及文字資源充分結合，保證人事檔案管理趨于數字化方向發展，降低紙質檔案管理的資金成本和占地面積。

2.5 完善檔案功能

在事業單位各項管理工作中，人事檔案具有重要價值，事業單位要充分發揮以及挖掘其應用價值，進一步完善檔案功能。首先，在檔案信息收集中，保證重要信息的完整性、可靠性，并對重要信息進行長效保留。其次，不斷豐富以及擴大人事檔案的內容，例如涉及失業保險、醫療保險以及養老保險等方面，提升檔案的參考價值。最后，人事檔案要對員工的工作業績、工作表現、專業特長以及學習獎勵進行分析，滿足單位對用人的多元化需求。

3 結語

事業單位要給予人事檔案管理高度重視，并采取有效措施進行完善和優化，發揮檔案的價值和作用，為單位選撥人才提供參考和依據，為事業單位的可持續發展提供人才支撐。