信息時代創新檔案管理工作的相關策略

肖婷婷

(哈爾濱市呼蘭區人社局 勞動仲裁院，哈爾濱 150500)

1 信息時代的檔案管理工作

檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務信息檔案、生產信息檔案等，對于不同性質的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質量。信息技術和網絡技術的廣泛應用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術和網絡技術就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統性和高效性。在信息化時代，檔案管理必須圍繞相關法律法規開展工作，應積極向電子檔案過渡，才能滿足企業長遠發展的實際需要。

2 檔案管理信息化的優勢

2.1 信息采集更便捷

在檔案信息采集方面，利用計算機網絡的高效性、交互性、共享性的優勢，能夠在短時間內整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時效性，有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時間進行檔案的優化管理，提升檔案管理工作效果。

2.2 提升檔案管理水平

在檔案管理工作中運用計算機及現代信息技術，不僅能夠對分散的檔案信息進行集中處理，將紙質檔案匯總整理成電子檔案，還能實現對檔案的永久保存，便于隨時調用。在開展檔案管理工作的過程中，利用專業的管理軟件和平臺，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強檔案信息的時效性、準確性。

3 檔案管理工作的發展趨勢

3.1 無紙化

隨著時代的發展，信息數據的大量增加，檔案管理需要存檔的資料也越來越多，紙質載體形式已無法適應時代發展的需要。以數據形式進行存儲的方式逐漸取代了紙質形式，在存儲空間以及人力成本等各方面體現出無可替代的優勢。

3.2 精細化

目前，企事業單位以及政府相關檔案資料信息種類較多，類別復雜，而且信息量越來越大，因此，要將各類信息分門別類地細化、分區，構建獨立、相關的檔案系統，有效集合獨立的檔案信息，縮短檔案信息調動、查詢的時間，解決傳統檔案查詢中存在的弊端和問題，提高管理效率。

3.3 實時化

傳統的紙質檔案管理模式受環境條件、載體等各方面的制約，在調用和傳送等方面無法實現及時性，工作效率受到較大的影響。在信息時代，通過信息技術的應用，構建網絡檔案管理平臺，檔案信息能夠在最短的時間內完成傳輸交互，使檔案管理效率得到進一步提高。

4 信息化背景下優化檔案管理工作的相關舉措

4.1 健全相應的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質量，首先就要完善當前的相關管理制度。傳統檔案管理工作過程中已有規章制度，已經很難適應新的社會發展形勢的需要，特別是伴隨網絡技術的快速發展，相關的檔案管理工作模式已經發生了質的變化。因此，單純依靠傳統的規章制度已明顯不合時宜。只有在當前網絡環境下制訂相應的規章制度，才能有效進行檔案管理職權的分配，符合網絡平臺的相關要求。此外，還要結合當前檔案管理工作情況，定時召開相關工作會議，對于檔案管理工作中出現的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施，保證相關的檔案管理制度符合現實工作的需求。

4.2 提升網絡管理平臺的安全性

檔案是機關、企事業單位工作過程中不可缺少的參考依據。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網絡使用環境以及干部職工的工作習慣有很大的關系。作為相關的網絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息；工作開始前要對當前的網絡環境進行安全測評等，從而將相關的網絡安全風險降到最低范圍內，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

4.3 加強檔案管理信息化建設

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強信息化建設與管理工作，健全和完善相應的檔案管理機制至關重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標和方向，有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。

不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設步伐，強化信息化檔案管理系統的軟、硬件配置，構建科學合理的檔案管理系統，有效保證檔案管理工作的質量和效率，避免檔案管理工作出現秩序混亂的問題。另外，在信息化檔案管理中，針對檔案資料級別的不同，要設置相應的權限，要明確規劃出檔案管理框架。

4.4 完善信息化管理制度

信息時代下，檔案管理工作要通過規章制度的制訂來完善，對相關的工作流程進行有效規范和約束，使檔案管理工作的效率和質量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應的檔案管理規章制度，傳統的檔案管理規章制度已無法適應信息時代下對檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網絡環境以及社會需求制定管理制度，并結合未來的發展趨勢，完善現行的檔案管理規章制度，保證管理規章的權威性。在網絡化的趨勢下，要結合網絡化對檔案管理工作的要求以及發展趨勢，對檔案管理模式進行改革。針對檔案網絡管理需要以及網絡平臺構建管理要求，科學分配管理責權，并及時分析信息化檔案管理中出現的問題，及時修正錯誤，保證后續規章的創新和改革。

4.5 提升管理平臺的安全性

檔案管理工作只有在網絡環境安全性得到保證的情況下，才能有效避免檔案被竊取或篡改等問題的發生，使檔案資料的安全性以及單位利益不受侵害。目前，不少單位由于對檔案管理工作缺乏足夠的重視，在軟件維護、安全技術革新以及完善管理平臺等方面，沒有投入足夠的資金和管理力度，不僅導致檔案管理效率不高、管理質量較低，還增加了檔案管理的風險，阻礙了檔案管理工作的改革和優化。在信息化建設高速發展的形勢下，為了有效保障檔案管理的安全性，要加強檔案管理技術的革新，充分結合網絡環境，加強對管理環境的維護，并通過網絡環境的安全檢測，有效保證檔案信息傳遞的安全性，要大幅度降低檔案風險產生的概率，不斷創新檔案管理工作。