機關事業單位干部人事檔案管理研究

吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

在機關事業單位中，人事部門會對干部職工進行人事檔案記錄，其中主要是包括干部參加學習活動以及社會活動的具體表現。干部人事檔案也是作為了解干部發展軌跡的重要信息資源，機關單位在使用人才時應合理應用干部人事檔案，從中找到關鍵的信息資源，用來作為衡量干部素質和才能的輔助工具，明確不同崗位需要的不同干部人才，優化配置人力資源。隨著社會的發展，人事管理體制和制度方面也在不斷改革，機關單位應重視干部的檔案管理工作，利用新方法和新技術進行檔案管理革新，提高干部人事檔案管理的效率。

1 干部人事檔案管理工作存在的問題

新時代背景下，干部檔案管理工作要滿足時代和社會發展的要求，機關單位的干部人事檔案管理需要與時俱進，及時調整管理體制、模式和技術，以更好地跟上時代發展的腳步。目前，機關事業單位的干部人事檔案管理工作存在以下幾點問題：

1.1 工作人員整體素質偏低

目前，機關事業單位干部人事的檔案管理人員工作素質遠未達標，不僅缺乏對信息化管理的認識，同時在工作觀念方面存在落后的意識，行為過于守舊，無法隨著時代和社會的變化創新管理模式和措施，導致機關單位干部人事檔案管理沒有較高的效率，無法及時共享信息，在調動和使用檔案時無法跟上干部的崗位變化，無法為人事管理工作提供有效的資源信息。尤其是干部人事的檔案管理工作人員沒有充分認識到檔案管理創新的重要性，無法按照形勢變化和檔案管理要求進行工作調整，沒有和實際的社會發展及時接軌，導致人事檔案管理整體水平較低。

1.2 存在較多的管理權限糾紛

機關單位的干部人事檔案管理中存在管理權限的問題，主要是表現在管理體制上。機關單位一般采取的管理模式是行政化的，不同部門在級別上有高低之分，因此在人事檔案管理中，不同人員的使用權限是不同的。目前，干部人事管理中工作人員的管理職責界限不明，大多數檔案是由綜合檔案管理部門負責，這樣就會出現檔案管理權限問題，導致人事檔案管理效率低下，無法規范性地進行檔案管理。若是出現權限矛盾就會產生糾紛和人檔分離的現象，影響機關單位的正常工作運行。

1.3 忽視了檔案管理工作的重要性

在機關事業單位中，部分上級領導忽視了干部檔案管理工作的重要性，在意識上沒有對其有足夠的重視，導致單位整體不重視檔案管理工作，給人呈現出刻板的、無用的印象，相關工作人員的待遇和福利較低，無法吸引專業能力強的人才就職。另外，機關事業單位沒有對人事檔案管理進行自主化管理，很少有人會主動從事檔案管理工作，導致人事檔案管理工作無法與時俱進。

2 改進機關事業單位干部人事檔案管理的策略

為了能夠有效地解決干部人事檔案管理中存在的問題，機關事業單位應對傳統的檔案管理體系進行革新，將傳統的檔案管理模式轉變成現代化的管理模式，提高人事檔案管理的效率。

2.1 重視干部人事檔案管理工作

首先，機關事業單位要在思想和行為上重視干部人事檔案管理工作，在進行人事管理和干部的審評和考察中，干部人事檔案管理部門應主動和相關部門聯系，為其提供充足的干部檔案，為開展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事檔案管理在機關單位人才競爭中要定期將干部人才的學習情況、評級考察情況進行公布，這樣不僅不同部門能夠及時進行信息共享，同時干部也能及時了解自身的檔案信息變化，重視干部人事檔案管理工作，不斷提高干部人事檔案管理的地位。在挖掘和儲備人才時，領導要能夠看到干部人事檔案管理的價值，重視這部分工作，為創新和改革干部人事檔案管理工作提供有力支持。

2.2 完善和規范檔案管理系統

機關事業單位要創新傳統的檔案管理模式，在原有工作的基礎上，主動利用計算機技術、信息技術、大數據信息開發，加強干部人事檔案管理相關系統的完善和規范，提高人事檔案的實用性和使用率。采用現代化的管理方式管理干部人事檔案，可以及時收集和整合單位的人才信息，對這些信息進行反饋和跟蹤查詢，建立數字化和多媒體的檔案庫，解決檔案管理信息不完善和效率低下等問題。干部人事檔案管理的工作人員在機關單位的組織下進行現代信息技術的學習，在檔案管理中逐漸落實大數據技術、計算機技術等，同時也能夠研發或引進相關的檔案管理軟件。另外，機關單位應對檔案管理制度進行完善，明確規定干部檔案人事管理的范圍及相關的工作流程，采用電子信息技術進行檔案管理的信息化管理。在工作中實行責任到人制度，保證干部人事檔案管理每個環節的工作能夠有專門的工作人員進行負責，確保檔案在收取和整理的過程中能夠詳細記錄資料的來源和去向。為了能夠確保檔案安全保存，人事部門可以建立檔案信息庫，通過電子和紙質保存檔案，定期更新和維修管理系統，保證干部人事檔案管理的安全和效率。

2.3 創新檔案管理方式

機關單位在進行現代化技術管理干部人事檔案時，可以學習國外優秀的管理體制和理念，組織培訓相關的人事檔案管理人員，在培訓中正確引導他們進行專業理論知識的學習，并進行相關的操作練習，對他們的學習成果進行考核，保證檔案管理工作人員能夠熟練掌握檔案管理的新方式，不斷創新管理方式。為了解決檔案管理的權限問題，應加快檔案管理的現代化管理進程，設立分離型的檔案工作機構，這樣不僅能夠明確檔案的歸屬，不同部門間也能夠及時進行聯系和交流，并進行檔案收集和分類規整工作。機關事業單位首先要不斷加強干部人事檔案的基礎設施建設，不斷完善檔案信息化管理的硬件和軟件配置，實現資源信息共享。還要統一檔案管理環節，確定人事檔案管理的一般流程和目標，保證不同部門能夠及時進行檔案信息的調取，并做好調取記錄。除此之外，機關單位要完善干部人事檔案數據資源庫，不同級別干部開放不同的檢索權限，同時在內部信息系統中設置檢索頁面，以保證檔案檢索的安全性。

3 結語

機關事業單位應根據時代和社會發展的需求，及時進行干部人事檔案管理創新，加強領導。干部人事檔案管理人員在思想上應重視檔案管理工作，不斷完善相關工作的制度規范，采用現代化技術和方法進行檔案管理工作。對干部人事檔案管管理的工作人員要進行專業知識、能力和信息素養的培訓和學習，樹立全新的檔案管理理念，采用現代化技術進行干部人事檔案管理，實現數字化管理模式，提高干部人事檔案管理效率。