機構編制檔案管理與服務研究

朱志強

(訥河市機構編制數據中心，黑龍江 齊齊哈爾 161300)

檔案記錄是對真實事件和信息的具體反映，機構編制檔案工作是在編制的管理范圍內，對機構人員的工作情況以及信息資料進行整理并記錄。開展機構編制檔案工作的目的是為管理層的決策提供參考性建議，應重視機構編制檔案管理工作，創新檔案管理方式。

1 機構編制檔案管理存在的問題

1.1 人員素質較低

檔案管理人員是機構編制檔案管理工作的核心，人員素質的高低會對檔案管理工作產生直接的影響。目前，管理人員的綜合素養較低，缺乏系統性的學習和管理，特別是檔案信息化建設的過程中相關人員缺乏專業素養，對檔案要求及材料的收集、整理之類的工作缺乏了解，工作中存在一定的畏難情緒。同時，一些檔案工作人員自學能力較差，系統專業的知識培訓較少，而新老交接的傳、幫、帶和銜接工作不到位，對檔案管理工作的順利開展造成了一定的阻礙。

1.2 管理水平不高

部分領導不重視檔案管理工作，檔案工作流于形式。一些機構編制部門頻繁變動，只有兼職的檔案工作人員，使得工作人員對崗位職責不明確，檔案工作人員工作無壓力、無業務技能、無責任心，工作應付心理較重。特別是在需要進行檔案信息化處理時，由于需要投入人力、物力、財力，常常因為不足而缺乏對檔案信息化的投入。所以，經費缺乏、檔案基礎業務性工作薄弱，已經成為檔案工作發展的瓶頸制約，從而也影響了檔案信息化建設的發展進程。

1.3 檔案安全意識不強

檔案安全是檔案工作的重中之重，數字化采集過程中，有的工作人員對電子數據備份的重視程度還不夠高，僥幸心理較大。如果沒有備份，一旦發生一些不可控的意外事故，很難想象后果。有的檔案管理人員檔案法治觀念比較淡薄，安全底線思維不夠牢，缺乏檔案安全發展理念，安全責任落實不力，安全整改措施不足，檔案安全工作的體制機制難以保障，檔案安全風險隱患依然存在。

1.4 檔案信息化發展進程較慢

在新時代背景下，信息技術被廣泛應用在各個行業領域中，檔案管理也已走進信息化時代。數字化可以形成電子數據，但一些檔案數量不多的機構編制部門，對數字化重視程度不高，數字化建設走形式、走過場。有的檔案管理人員甚至認為檔案數量不多，如果查閱電子檔案，還不如直接翻閱紙質材料，一目了然。檔案管理者的認識嚴重影響了機構編制部門的檔案信息化的建設與發展。

2 新時代下機構編制檔案管理策略

2.1 提高檔案人員素養

機構編制檔案管理工作自身具有業務性和服務性的特征，所以在檔案管理工作實際開展過程中，管理人員要具備較強的專業能力和知識素養，要不斷提升自身的工作能力，創新工作觀念。領導要高度重視檔案管理工作，加強檔案隊伍建設，提高管理人員的業務素質，關心關愛專兼職檔案人員。建立檔案管理人員業務培訓機制，定期針對檔案管理人員進行信息化技術知識的培訓，通過培訓加深檔案管理人員對信息化知識的掌握和應用，逐步提高相應的基礎知識和業務水平，進一步提升專兼職檔案員的檔案管理能力，為信息化的建設提供有效保障。在招聘過程中，可以采用優勝劣汰的方式，來提升檔案管理人員的競爭意識，使其不斷提升自身的能力，為機構編制檔案管理效率和水平的提升奠定堅實的基礎。

2.2 健全檔案管理制度

要建立健全的檔案管理制度，對檔案基礎工作加以規范，進一步推動機構編制檔案工作科學化、制度化、規范化。完善檔案保管的基礎設施，為檔案管理的信息化、規范化、流程化、精細化打好基礎。檔案工作要在規范管理的基礎上，進一步挖掘檔案的價值，對現有的檔案管理與服務工作方式方法做出總結和思考，及時發現并解決工作中存在的問題。一是精，即檔案材料的完整性。按月或按季度定期清理檔案材料，材料逐件登記，免出漏洞。二是快速，即在對檔案資料進行處理的過程中要做到及時有效，文件材料應在機構變化、人事變動、工作調整前及時收集。三是注重在軟、硬件建設方面狠下功夫，嚴格規范檔案工作各環節的管理，逐步將檔案管理工作納入科學化、規范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為各項工作服務。

2.3 落實檔案管理實名制度

實名制是在機構編制檔案管理中，針對編制、人事、組織等相關部門，在檔案管理中做好協調工作，實現實名制的管理。在落實實名制的過程中，做好實名制軟件、硬件的建設，實現檔案資源的整合和分享。針對“互聯網+”模式，對現有的軟硬件進行升級改造，推出在線電子文檔接收系統及機構編制信息系統，不斷提升自身軟件、硬件水平，為群眾辦事提供更便捷、更優質的服務。

2.4 落實檔案管理保密制度

加強涉密檔案信息資源管理，防止失泄密事件發生。要結合檔案日常業務工作注意保密事項，對檔案工作人員進行保密知識培訓，指導他們在新形勢下規范保密管理，做好收存檔、借閱等相關工作，通過保密專題培訓，增強檔案工作人員的保密責任意識、守法意識，提升檔案業務工作與保密工作的融合度。完善檔案保密管理制度，加強文件保密管理專項整治，做牢、做實保密監控等點工作，梳理把控風險點，提升保密綜合管理水平。

2.5 創新檔案管理方式

要打破傳統的檔案管理模式，建立數字化與社會化需求相結合的檔案管理體制，適應時代的發展，有效助推檔案管理工作整體水平的提升。一是強調管理流程。在管理過程中要實現程序化和規范化的管理方式。二是采用科學化的管理手段。建立與檔案數字化相適應的檔案管理模式，配備能夠用于檔案數字化，滿足電子文件及電子檔案管理需求的新型檔案密集架、控溫排濕空調、防蟲防霉設施等現代化設施設備，確保檔案管理工作的安全、高效、規范。三是實現檔案智能化管理。在互聯網上建立網站或主頁，開展方便用戶的檔案查詢利用服務。

2.6 加強檔案安全管理

加強實體檔案保管，防止丟失和損毀。嚴格按照檔案室管理要求，清理一切與檔案無關的物件。嚴格按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，加強檔案庫房設施設備建設，配好裝具，改善檔案保管條件，提升檔案室的承載能力。在對電子檔案管理時，應對檔案材料做到實時備份，防止造成數字化工作的重復開展。

2.7 落實監督檢查

機構編制部門要進一步加大監督檢查的力度，擴展監督檢查的領域，要定期對檔案保管狀況進行全面徹底的檢查，杜絕一切安全隱患，確保檔案不丟失、不損壞、不失密、不泄密。同時，對應歸檔的文件材料是否齊全完整、歸檔文件保管期限劃分的準確與否等提出意見，發現問題要及時糾正，真正把監督、檢查和指導工作落到實處。