科技計劃項目管理專業機構監督評估策略

文 雯，劉 斌，黃 璟

(貴州省科學技術情報研究所，貴陽 550004)

近年來，我國政府為了更好地開展科技計劃項目，陸續頒布了很多與科技計劃項目相關的文件，但是由于科技計劃項目管理專業機構運行的管理機制存在一些問題，導致科技計劃項目發展并不順利，所以科技計劃項目管理專業機構工作人員一定要結合我國科技發展現狀調整管理計劃。

1 科技計劃項目管理專業機構監督含義

監督一詞在現代社會中是指人們按照一定規則參加社會活動，科技計劃項目管理專業機構行使監督職能也是如此。行使監督職能的目的在于幫助各位工作人員正常發揮自己的作用，保證項目完成質量與完成效率。科技監督是指管理機構工作人員對科技項目進行全方位監管，根據監督方向不同，所需要監管的對象也存在一定差異，具體如下：以監督對象為切入點，工作大概包括科技人員、科技機構、科技部門等。以監督性質為切入點，監督與評估工作大概分為內部監督與外部監督兩項工作。以監督方法為切入點，工作內容可分為專項監督、日常監督等。以監督主體為切入點，監督與評估手段有政府監督、公眾監督等。

2 科技計劃項目管理專業機構監督要點

為了更好地開展監督工作，工作人員一定要明確監督工作的要點，應做到以下幾點：第一，找到監督主體。即具備監督權力的部門，如科技部、科技管理單位、項目單位、第三方機構等。第二，找到監督客體。即科技計劃項目管理專業機構需要完成的監督任務，如項目進度、資金問題、人員調動問題等。第三，制定監督計劃。根據實際工作計劃，制定監督內容，包括監督形式與監督手段。第四，明確監督目標。明確自身職責，找自己的工作方向。第五，明確監督手段。根據監督目標以及監督計劃，選擇最適合自己使用的監督方法。目前，科技計劃項目管理專業機構開展監督工作時[1]，最常使用的監督手段是同時開展內部監督與外部監督。

3 監督與評估工作發展現狀

我國十分重視科技計劃項目的監督與評估工作。在項目進行過程中，工作人員將項目資源與計劃相結合，不斷對現行的監督手段進行完善。自“八五”開始，我國政府部門為鼓勵科技計劃項目，頒布了很多相關法律。在“十五”期間，我國相關部門針對項目管理工作頒布了相關法律法規，如在項目運行過程中，必須遵守《國家科技計劃項目管理規范》。在制定項目監督與評估計劃時，必須參考《科技項目招標投標管理暫行辦法》《國家科研計劃課題評估評審管理暫行辦法》等，如果工作人員出現違規行為[2]，管理人員要按照相關法律對工作人員進行處罰。目前，我國各大科技計劃項目管理專業機構都找到了適合自己的監督方案，同時還結合當地實際情況，制定了科學合理的監督計劃，有意識地加強各部門之間的配合，對項目資源進行合理分配，對項目全過程進行實時監控，保證科技計劃項目的穩定運行。

4 監督與評估運行機制

通過分析可知，科技項目監督與評估工作的運行機制主要有以下三種：

4.1 行政監控機制

通常情況下，省市級科技廳會選擇此運行機制，即科技計劃項目管理專業機構會根據各個部門的具體職責進行實際監控。比如：在進行資金監管工作時，監管小組會從科技項目組與財政部門中進行選拔。此監控機制的工作內容如下：在進行監督與評估工作時，以全面檢查為主，對于非重點項目可以選擇抽查方式。檢查重點是項目研發進度與所取得的成績，同時還要對資金使用情況作出調查，確保資金的正常流轉。根據檢查結果分析科技項目存在的缺陷，并制定相應解決方案。

4.2 專家監管機制

通常情況下，此監管機制受行政部門管理，監管特點是根據科技計劃管理方向[3]，成立專家監管小組。在履行監管職能時，小組成員需要考慮相關部門制定的發展目標以及發展方向。如果科技計劃項目管理專業機構想要使用此運行機制，那么首先要做的就是加強行政部門、專家小組與管理中心三者之間的溝通，并制定合理的監管計劃，讓三者之間形成互相制約的狀態，保證監管與評估工作的順利開展。

4.3 專業機構監管機制

此監管機制是指科技單位委托專業機構完成監管工作。運用此監管機制的好處在于專業機構工作人員綜合素質過硬，了解市場發展方向，可以更好地為科技單位管理人員提供監管意見。但是專業機構需要定期向科技單位管理人員匯報監管結果，以便于科技單位管理人員可以及時了解項目發展進度。

科技單位管理人員在選擇專業監管機構時，需要以公平公正為前提，所選擇的監管人員在履行監管職能時，必須以端正的態度完成監管任務。比如：運用科學的方法完成資金監管工作，通過合理的手段了解科技計劃工作進度。科技單位管理人員應定期派遣員工對監管機構反饋的信息進行核實，避免出現虛假信息，影響科技計劃項目。

5 監督與評估工作的內容

需要完成的監督與評估工作內容是由科技項目決定的。根據相關規定可知，科技計劃項目管理專業機構需要完成的監督與評估工作主要分為兩方面，一是根據科技項目實際情況完成各項工作，比如制定管理計劃、核算經費、科技項目驗收等。另一是科技計劃項目管理專業機構將監督與評估工作的實際情況反饋給科技單位管理人員，尋求科技單位管理人員的幫助，以公平合理的態度去完成監督與評估工作，一切以科技項目實際情況為準，不得捏造虛假信息。

6 監督與評估工作完善措施

6.1 重視風險控制

科技水平的高低是國家綜合國力的參考標準之一。我國政府十分重視科技項目，鼓勵科研人員加大科研力度，對科技項目的投入資金也呈現出上升趨勢[4]。正是因為這一原因，近年來科技計劃項目備受社會各界人士關注。但是由于科技計劃項目非常復雜，不僅工作內容非常多，還需要投入大量的資金。這些問題從側面提醒了科技計劃項目管理專業機構應重視風險控制工作。

由于發展時間較短，科技計劃項目管理專業機構在風險評估工作方面還存在很多不足，比如管理流程不規范、管理制度存在漏洞、工作人員缺少風險意識等。所以，科技計劃項目管理專業機構應提前針對科研項目進行風險預測，分析風險出現的原因以及出現風險后可能為科技項目帶來的影響，然后制定出應急解決方案。還應定期展開培訓工作，加強工作人員的風險意識，將出現風險的可能性降到最低，保證監督與評估工作不受影響。

6.2 完善管理計劃

目前科技計劃項目管理專業機構正在使用的管理計劃存在很多不足，比如工作流程過于復雜、環節過多無法掌握細節等，所以應對內部部門做好計劃，明確各部門工作職責，在保證各部門工作效率的前提下，提高各部門間的配合度，提高工作效率，保證工作質量。

由于所增設部門的具體職責不同，所以實際管理方案也存在一定差異，具體情況如下：

戰略部門：科技計劃項目管理專業機構在為戰略部門制定管理計劃時，要了解目前的科技發展方向，與“兄弟單位”形成合作。根據發展狀態對戰略計劃進行適當調整。管理人員還應根據所接到的監督與評估報告調整現行的管理制度，提高監督與評估工作的工作效率。

人力資源部門：該部門工作效率的高低會直接影響監督與評估工作的效率，所以工作人員要了解科技單位的人員分布情況，對人員進行合理調動，根據科技單位實際情況制定培訓計劃，提高科技單位工作人員的綜合素質。

監督與評估部門：明確監督與評估工作對象、工作時間以及工作方式，確保監督與評估工作可以順利開展。工作人員應定期向管理人員進行反饋，將實際監督結果告知管理人員。根據工作人員反饋的監督與評估報告來完成年度總結計劃。

6.3 提高執行力

工作人員在進行監督與評估工作時，通常沒有提前對科技項目整體情況進行了解，對各部門的具體職能沒有一個明確的認知[5]，導致監督與評估工作進度不理想。出現這些問題的原因是科技計劃項目管理專業機構掌握的科技項目信息不全面。我國運行的監督與評估方式存在缺陷，相關法律法規沒有得到應用。所以，科技計劃項目管理專業機構應提高執行力，工作過程中應根據科技項目實際情況制定詳細的工作計劃，成立監督與評估小組，定期檢查監督與評估小組成員的工作質量，比如開展自查、抽查等工作。運用合理的手段記錄監督與評估工作過程，如錄音、錄像等方式。推行考核問責制度，使各位工作人員可以端正自己的工作態度，確保監督與評估工作計劃得以落實。

6.4 推行績效評估法

為了提高工作人員的工作熱情、工作效率，在開展監督與評估工作時可以推行績效評估法。我國科技計劃項目管理專業機構發展時間比較短，工作人員可能沒有認識到監督與評估工作的重要性，所以在實際工作中可能遇到各種各樣的問題，比如：工作人員提供的監督與評估工作結果不具有代表性、監督與評估方法不合理等。為保證監督與評估工作質量，應根據各部門的工作性質，制定相應的管理方案，使用績效評估法，加快監督與評估工作進度。

6.5 優化管理體系

在發達國家，科技計劃項目管理專業機構存在一個相同特點，即科技計劃項目管理專業機構使用的管理制度包含了各方面內容，如法律、資金、信息、風險等，具有專業的管理體系[6]，可以為監督與評估工作提供最基礎的支持。目前，我國大部分科技計劃項目管理專業機構都是由其他部門轉型而成的，但是在轉型完成后，仍然使用傳統的管理方案，缺乏專業管理制度，導致工作人員無法順利開展監督與評估工作。

我國科技計劃項目管理專業機構優化現行管理體系是重中之重，應調整現行的工作機制，從內部管理體系與外部管理體系兩方面入手，具體如下：內部管理體系。使用分權管理法，分清各部門的工作職責，以免某個部門因權利過大而出現監督與評估報告內容與實際不符的情況。外部管理體系。盡可能細化監督與評估工作的工作內容，將工作流程透明化，盡可能降低風險。

6.6 細化監管形式

科技計劃項目管理專業機構工作人員在進行監督與評估工作時，根據科技項目與資金的緊密程度，參考科技項目的實際地位，可以將監督與評估工作分為不同級別，如重大項目、重點項目、一般項目等。工作人員根據科技項目的實際地位選擇不同的監督與評估方式，以保證工作質量，提高工作效率。以重點科技項目為例，在開展此類科技項目時，需要投入大量的資金，所以在開展監督與評估工作時，應選擇實時監控方式，確保管理人員可以及時了解科技項目的工作進度與完成情況。

7 結語

我國相關單位在科技領域仍處于起步階段，科技計劃項目管理專業機構在履行監督與評估職能時仍處于摸索階段。要積極引進國外先進技術，結合我國國情將其進行修改后再應用于工作崗位，以推動科技領域的發展。