利用數據共享和分析提升企業運營管理能力

文/梅麗英 黃道禹 龍瀚林

1 流程機器人應用的背景

為了積極應對低油價“嚴冬”帶來的巨大挑戰、響應國家信息化應用戰略，中海油集團公司自2014年起連續4年開展“質量效益年”活動，并發布了“十三五”信息化規劃綱要。運用互聯網思維推動產業轉型升級和提質增效，在持續推進“數字海油”的基礎上，推進“智能油田”建設，提升油田的管理水平。2018年4月20日的全國網信工作會，也全面倡導：依靠信息技術推動企業數字化轉型。

近期，為了響應總公司的號召，中海油能源物流有限公司上海分公司全面開展推進公司產業塑造和技術提升的活動。其中最主要是：針對通用物資進行物流集采，統一供應鏈供應。

隨著集采業務的開展，越來越多的決策信息化的深層次要求被逐漸提出。但現有的物資供應管理模式，尤其是信息收集匯總、物資跟蹤管理、成本跟蹤核算方面仍存在不足。如信息的匯總仍采用手工方式；物資供應鏈信息分散且無統一快速追蹤；財務成本核算跟蹤數據來源（ERP系統、集采平臺、采辦系統、手工業務報表等）無法形成有效的集成與共享；部分報表數據仍需要手工統計或二次整理，工作量大、人工操作效率低，無法實現數據的集成與共享，無法實現業務分布式管理、無法實現人力資源的共享。財務成本跟蹤核算方面存在的各項問題，致使以庫存物資難以統一利用，數據集成度低，無法滿足綜合性供應鏈管理的需求，難以為公司管理決策提供有效的分析決策依據支持，難以對進一步的提質增效提供更好的支撐。由此物流上海公司考慮利用先進的流程機器人技術，幫助實現多級供應鏈數據共享、達到跨部門多級協同工作，進而提高企業管理信息化能力，助力企業實現數字化轉型，為企業的創新發展添磚加瓦。

圖1

2 流程機器人的技術說明

流程機器人(RPA)是一種虛擬的機器人,可模擬人來登錄現有的信息系統,并按既定的業務規則完成一系列重復性的工作。通過實現流程自動化,員工可以更加專注于高效的、有創意的工作而非重復勞動,進一步釋放潛能。在技術上，RPA 具有操作精準性強、7×24 小時不間斷工作、可靈活部署、開發周期短等特點。

2.1 RPA主要組件

如圖1所示。

（1）處理流程設計工作室：處理流程設計工作室為用戶提供了一系列工具和方法，不但可以直接調用業務對象設計工作室創建的業務對象，還可處理各類數據和工作條目，加入判斷條件和異常處理機制以及針對目標應用程序的響應速度的應對策略。

（2）業務對象設計工作室：在業務對象設計工作室窗口中，用戶可以創建，定義，運行并測試可重用的對象。這些對象被用來向機器人執行資源提供指令，指導其如何與指定的應用程序或第三方工具進行交互。

（3）交互客戶端，即機器人：用于執行在和信機器人工作室中建模而成的流程?；诓煌膽脠鼍?，機器人可分為兩類：前端機器人和后端機器人。前端機器人由其控制著的某些動作觸發。后端機器人在無需人類關照的情況下，按照事先的時間或者其他條件的約定，自動進行啟動，并完成任務的處理。其處理精度高，速度快，可全天候運轉。

（4）控制室：具備完整的集成條件，以及全局的管理能力，可用于機器人分布式或者全局式的管理，包括企業級別的管理、安全、支持以及審計等

2.2 流程機器人主要應用

（1）代替人操縱鍵盤：自動、快速、準確的進行大量重復的數據錄入；

（2）數據選擇及處理功能：可通過預先設置的邏輯和流程，進行自動的數據抓取及計算處理功能；

（3）邏輯/流程配置功能：可預先配置好所需的數據、處理的邏輯、操作的流程流程，自動指引完成需要的系統操作。

（4）數據加密及自我管理：數據的傳輸過程中可進行數據加密，同時提供執行工作隊列的監控、告警。

（5）復雜系統的數據共享：將多個無法直接進行接口交互的系統中的數據通過流程機器人技術采集到一個平臺中。

3 供應鏈數據共享案例

項目伊始，上海物流分公司成立專家小組，針對各個不同的系統及業務進行了詳細的業務梳理和分析，整理出相應的數據共享規則。詳細定義了自動獲取業務數據的規則和辦法，制定了自動獲取數據的辦法。通過流程機器人的實施，實現了供應鏈數據的自動歸集，完善健全了供應鏈數據庫。并針對供應鏈數據進行對應的數據分析，建立整個供應鏈跟蹤檔案，實現多級供應鏈數據的共享服務和管理。主要應用包括以下幾點：

3.1 實現和甲方單位的供應鏈數據共享

主要實現了和甲方單位關聯的銷售和采購方面的供應鏈數據的自動抓取和共享。包括以下幾個方面：

圖2

（1）銷售的跟蹤及監控管理：一方面，通過流程機器人的實施，實現了銷售數據的自動歸集，完善健全了銷售數據庫。并針對銷售數據進行對應的銷售數據分析，建立銷售跟蹤檔案。另外一方面，通過流程機器人回寫功能，實現銷售數據的回寫，從而實現銷售情況的跟蹤和落實，實現甲方單位、物流公司、集采平臺、物流ERP等多級供應鏈數據的共享。

梳理出銷售數據的抓取規則：按照訂單日期、訂單狀態、經辦人、客戶名稱（甲方單位）、銷售訂單號等，定義業務規則創建過濾器進行抓取。

明確抓取的銷售訂單內容包括：（表頭信息：銷售訂單編號，客戶名稱，客戶部門，客戶聯系人，客戶關聯單號，期待到貨日期，發貨要求，收貨信息，經辦人，訂單來源，創建日期，執行單位，含稅小計，未含稅小計），（詳細信息：行號，產品編號，產品名稱，銷售協議編號，協議行號，客戶關聯單PR號，SAP物料號，制造商型號，未含稅單價，基準價，含稅單價，訂單數量，計量單位，含稅小計，未含稅小計，已發數量，關聯采購訂單號）。

通過銷售訂單信息的抓取和歸集，實現了從甲方業務單位的銷售供應鏈數據共享。從而幫助物流公司能快速響應業務單位的需求，提高供應鏈執行效率。

（2）采購的跟蹤及監控管理：首先建立銷售和采購數據的對應目錄、構建了銷售采購跟蹤檔案，完成供應鏈收、支情況的對應及匹配分析，協助公司管理層進行收支控制，進而實現了企業經營狀況的跟蹤和監控。其次，通過銷售訂單對應的采購訂單查詢和獲取，實現采購數據的自動歸集，完善健全了采購數據庫。最后在采購完成的同時，通過流程機器人回寫功能，實現采購數據的回寫，從而實現采購情況的跟蹤和落實，實現甲方單位、物流公司、集采平臺、物流ERP等多級供應鏈數據的共享。

梳理出采購數據抓取規則：按照銷售訂單行項目中的“關聯采購訂單號”列讀取對應的采購訂單信息，定義業務規則過濾器進行抓取。

抓取的銷售訂單內容包括：表頭信息（采購訂單編號，供應商名稱，幣種，是否直送？銷售訂單編號，付款條件，所屬公司，稅率，執行單位，創建人，創建時間，執行單位，收貨倉庫，默認到貨時間，含稅合計，未含稅合計，審批狀態，訂單來源，訂單狀態，未入庫單號），詳細信息（行號，產品編號，產品名稱，協議編號，SAP物料號，制造商型號，未含稅單價，基準價，含稅單價，數量，銷售計量單位，SAP計量單位，含稅金額，未含稅金額），貨運信息（送貨地址，發票地址）等。

通過采購訂單信息的抓取和歸集，實現了采購和供應的掛鉤，完成了供應鏈中采購數據的共享。從而幫助上海物流能準確、及時的監控甲方業務單位的需求執行情況，掌握采辦工作進展，提高供應鏈執行效率。

3.2 企業內部供應鏈數據共享

及時掌握資金系統的審批數據情況，隨時了解資金情況，方便全局掌控。一方面，通過流程機器人的實施，實現了資金審批情況的自動歸集，隨時了解供應鏈資金情況。另外一方面，針對供應鏈實際資金執行情況，回寫供應鏈管理系統，從而落實每筆業務的資金申請情況。實現企業內部多級系統、多級管理的供應鏈數據的共享。

完善和落實資金申請環節的跟蹤及監控管理：一方面，通過流程機器人的實施，獲取了資金付款申請及審批的具體情況。另外一方面，通過流程機器人回寫功能，實現資金從付款申請、審批信息、審批記錄及附件數據，往供應鏈系統中的數據回寫，從而實現采購訂單資金情況的跟蹤和監控，方便采辦人員隨時掌握資金情況，提速物資采購流程，實現供應鏈資金數據的內部共享，為供應鏈管理服務。

3.3 供應商供應鏈數據共享

實現供應商采購付款情況的跟蹤及監控管理，隨時掌握供應商發票及資金付款情況，方便全局掌控供應鏈資金流動情況。一方面，通過流程機器人的實施，從ERP系統中實時掌控了供應商發票資金付款情況的自動歸集，隨時了解供應商付款情況。另外一方面，針對供應鏈實際資金付款情況，回寫供應鏈管理系統，從而落實每筆業務的實際資金使用情況，形成資金管理的閉環。實現企業內部多級系統、多級管理的供應鏈數據的共享。

目前上海物流的流程機器人協助實現了資金系統、集采平臺、SAP系統、供應鏈管理系統等多個系統中，包括供應、采購、資金等方面的各級供應鏈數據共享。全面提升了物流上海公司全生命周期的供應鏈管理水平。

4 未來的展望

通過RPA的應用已經初步實現了供應鏈數據的智能匹配和處理，一方面幫助節省人力資源，減少數據的重復錄入，去除信息孤島和信息滯后；另外一方面實現了供應鏈收、支情況的對應及匹配分析，協助公司管理層進行收支控制。

在上述已實施的基礎上，將會持續推進RPA技術為更多的業務線服務。幫助管理層獲取更多的供應鏈分析數據，分析出客戶的運營規律和即將產生的需求，有針對性的提高服務質量。并通過計劃優化手段提高客戶運營效率降低其成本更好的服務業主。

另外，通過更多的數據自動抓取，幫助各個管理系統更智能的實現供應鏈數據的自動匹配和處理。幫助節省人力資源，減少事務性、重復性、低難度業務的處理頻率，促進業務協同，提高資源利用率、提高工作效率，從而提升企業在數據智能識讀和處理方面的技術水平。

最終，通過協同供應鏈管理平臺，提升企業物資管理的技術水平和能力，實現物流供應鏈管理的數字化。幫助實現物資全生命周期跟蹤，降低庫存、減少占用資金，降低其成本與業主共贏。