提升醫院檔案管理有效性的策略研究

劉麗 四川省成都市婦女兒童中心醫院

醫療體系改革和信息化發展，加快了醫院發展的速度，對醫院檔案管理工作也提出了新的挑戰。醫院的主要職責是為病患和醫生提供服務，信息化技術滿足了當前時代發展的新要求和人民群眾的實際需求。檔案管理的信息化改革可以提高工作效率，提升醫院服務水平和服務質量，促進醫院的全面發展。因此，本文以醫院檔案管理為主題，對提升醫院檔案管理工作的必要性進行了分析，并對此提出了對策建議，旨在為提升醫院檔案管理工作提供有效措施，推動醫院檔案管理工作的順利開展。

一、提升醫院檔案管理工作的必要性分析

隨著計算機技術的廣泛應用，醫院的經營管理模式和服務方式得到了極大的改變，檔案管理工作也不例外。與紙質檔案相比，電子檔案借助計算機操作，使工作流程得到簡化，有利于檔案存儲，在運輸、查詢等方面都有極大的優勢。而醫院檔案作為信息資源，更需要計算機的輔助管理，推動醫院檔案管理朝規范化、科學化的方向發展。科學規范的檔案管理可以有效解決在紙質檔案管理過程中出現的諸多問題，提升工作效率，保障檔案管理的安全性，促進醫院管理水平的提高。此外，便捷高效的檔案管理可以為醫院科研教學、管理決策提供依據，專業技術人員可以根據病歷檔案中的信息，通過專業的統計分析，從中提取有效數據和信息，為科研教學的開展提供依據。同時管理人員通過檔案信息的二次開發，為醫院的發展方向、管理決策提供科學、客觀的依據。

二、當前醫院檔案管理工作中存在的問題

隨著大數據技術的廣泛應用，醫院檔案管理也逐漸轉向數字化。但由于檔案管理信息化建設仍處于初級階段，時間短且經驗不足，而且需要將原有的紙質檔案轉化為電子檔案，工作量大，效率不高，導致醫院在信息的查詢分析時需要耗費大量的人力、物力。其中，紙質檔案中的一些珍貴數據資料由于查找不便，導致資料閑置，應用不足，沒能充分發揮檔案的作用。因此要想充分提升醫院檔案工作的有效性，必須提高檔案信息化效率，加大信息化建設力度。

此外，檔案的記錄和保管是檔案管理的重要組成部分，管理人員可以通過檔案直接了解到醫院的經營管理水平。醫院檔案信息化水平建設需要的人員和技術都必須是專業化、高水平，并且醫院部分檔案管理人員缺乏相應的信息處理和軟件應用技術，不能適應醫院當前的發展需求，從而出現醫院檔案管理信息化人員嚴重不足、醫院檔案管理效率低的現象。

三、加強醫院檔案管理有效性的對策建議

（一）促進醫院檔案管理信息化建設的開展

提升醫院檔案管理的有效性，應促進醫院檔案管理信息化建設的開展。首先，應充分發揮信息化的作用，以計算機軟件技術為支撐，加強檔案管理工作信息化的基礎設施投入，開發利用信息資源轉化為醫院檔案信息管理模式，不斷更新軟件，做到與時俱進，提升醫院檔案管理工作效率；其次，應建立專門的數據庫，結合醫院的實際情況，重視醫院檔案管理工作的網絡環境建設，規范檔案管理工作流程，通過將醫院的各類資料按檔號、分類號、題名、主題詞、形成時間等錄入計算機，建立醫院檔案管理的基本數據庫，便于日常查詢；專門的檔案數據庫則包括人事、財務、病歷、科研等檔案信息，有利于在實際管理過程中實現專業化、規范化的管理模式，盡可能擴大覆蓋面，規范文字文檔、圖片的數字化流程；最后，應保障醫院檔案管理的安全性，避免醫院檔案信息泄露。在醫院檔案管理的實際過程中，要做好檔案數字化處理后的存儲和備份工作，對重要的資料檔案設置密碼，防止數據丟失，保障信息的安全性。同時還要對檔案信息進行定期檢查，加強對設備的安全管理，防止受到黑客攻擊等影響，有效提升醫院檔案管理的安全。

（二）提升醫院檔案管理人才隊伍結構

提升醫院檔案管理的有效性，應提升醫院人才隊伍建設水平。首先，應加強對現有檔案管理人員的專業能力培養。信息化技術的發展對檔案管理工作人員提出了新的要求，加強檔案管理人員培訓，使其既具備豐富的檔案管理理論知識，又具備必要的計算機操作和軟件使用能力；其次，引進醫療信息統計分析人員，由專業人員定期對信息進行統計分析和深度挖掘，不僅提高了信息使用效率，還可為科研、教學的開展提供有效的數據支持，為醫院領導決策提供參考。第三，引進計算機專業人員，在醫院信息化建設中利用其專業知識將信息與檔案管理進行有機融合，開發綜合檔案管理信息系統，方便行政管理部門查詢與利用。

（三）完善醫院檔案管理制度，促進檔案有效利用

提升醫院檔案管理的有效性，應完善醫院檔案管理制度。首先，應促進醫院檔案創新改革，及時更新管理理念和管理手段，將計算機技術融入檔案管理的各個方面，做到與時俱進，同時借鑒國外先進經驗，為醫院的信息化建設提供有力的支撐；其次，應加強與各部門合作。在實際檔案管理過程中，檔案管理部門應與各個部門做好對接工序，確保檔案信息化流程的規范性，做好檔案數據的前期建設工作，為及時查閱信息、實時歸檔奠定良好的基礎，從而實現資源共享。當前醫院尚未建立好資源共享平臺，因此通過信息化平臺與各部門檔案庫建立連接，盡可能地將更多的檔案信息放入資源庫中，以達到資源共享、有效利用的目的；最后，應健全醫院檔案管理制度體系，加大醫院檔案信息化的落實力度。針對檔案管理過程中出現的問題，要及時處理，準備好應對預案，加強醫院檔案實踐性管理，形成網絡信息化高水平管理體系。同時建立完善的監管機制和查閱檔案的權限審批，加強對員工保密意識的培養，避免違法違規行為的發生，為醫院經營管理的規范化、信息化、科學化提供相應的服務支持，從而實現醫院的全面發展。