大數據時代事業單位檔案管理的創新探析

許文濤 四川省內江市臺事僑務和宗教團體服務中心

如今，我們已經邁入了大數據時代，對人們的思維方式、工作方式和生活方式產生了深刻影響。2015 年8 月，國務院頒發了《促進大數據發展行動綱要》，明確指出要加強大數據在社會各行各業中的創新運用，由此可見，大數據已經被納入我國的頂層設計中，對社會各個領域的發展也將產生深遠影響。在大數據時代背景下，事業單位檔案管理工作也要與時俱進，解放思想，創新工作思路，才能更好地發揮為社會服務的功能。本文重點圍繞大數據時代背景下的事業單位檔案管理工作展開研究。

一、大數據時代概述

早在20 世紀90 年代，大數據這個詞匯就出現在人們的視野中，當時的數據倉庫之父Bill Inmon 多次在重要場合中提到Big Data。時至今日，大數據對我們來說已經不再陌生。360、百度、淘寶的搜索服務就是極具代表性的“大數據”應用。按照客戶的要求，搜索引擎在第一時間從海量數據中找到最有可能的答案，這就是大數據服務。所謂大數據，是指涉及的數據量規模巨大，無法通過人腦以及主流軟件工具在合理時間內獲取、分析、處理、存儲和使用的海量數據。目前，我們已經邁入了大數據時代，每天生活在日新月異的數據信息中，生活、學習和工作方式都發生了翻天覆地的變化。

目前，全球數據正以前所未有的速度增長著，每天都有數以百萬兆字節的數據在互聯網上產生。大數據時代的來臨不可阻擋。數據的爆炸式增長引發了數據存儲和處理的危機。這對社會領域的工作提出了嚴峻的挑戰。

二、大數據時代對事業單位檔案管理提出的挑戰

大數據時代的來臨給社會各個行業的發展帶來了發展機遇，也提出了嚴峻的挑戰，對事業單位檔案管理工作也是如此。在很長一段時間內，事業單位檔案管理工作采取傳統的管理模式，檔案管理人員直接整理、分類檔案資料，對資料進行標記，方便人們的檢索，但是大數據時代的來臨，使得事業單位的信息數據大幅度增加，給傳統的檔案管理工作提出了挑戰，再加上檔案信息交叉現象，如果一直采取傳統的管理模式，可能無法提升檔案管理效率，而且大數據時代的來臨，對事業單位檔案保存方法也提出了新的要求，綜合這種種情況來看，事業單位檔案管理工作只有與時俱進，適應大數據時代提出的新標準，新要求，才能獲得可持續發展，發揮檔案管理工作的社會服務功能。

三、大數據時代加強事業單位檔案管理工作的對策與建議

不管在什么時候，事業單位都要加強檔案管理工作，在大數據時代背景下，事業單位檔案管理工作面臨著全新的形勢，必須與時俱進，探索新型管理工具，順應大時代發展的步伐，才能使提升檔案管理工作的效率。在大數據背景下加強檔案管理工作，事業單位可以從以下幾點入手：

（一）全面收集各種檔案信息

毫無疑問，事業單位有著各種各樣的文獻、信息、數據，這些都是檔案信息的有機組成部分，事業單位需要對文獻、信息、數據進行篩選，將具有保存價值的資料轉變為電子文件，對其進行信息化建設，這樣可以方便利用者進行檢索，同時，大數據時代背景下出現了各種各樣的新媒體，如果一直沿用傳統的紙質檔案管理方式，可能被時代所淘汰，再加上事業單位的信息數據持續增加，如果一直來管理紙質檔案，可能會降低工作效率，所以要進行信息化建設，建立電子文件，保存重要數據。另外，傳統背景下的檔案管理系統已經不能跟上時代發展的步伐。事業單位檔案管理部門要多利用物聯網技術、云計算技術將檔案信息實施分布式存儲，方便人們進行快速化檢索，這樣可以發揮檔案資料的利用率。總而言之，事業單位的當務之急是要全面搜集各種有價值的信息資料，對其進行信息化處理。

（二）大數據背景下共享檔案資源

根據當前的情況來看，事業單位檔案管理工作還存在一些問題，比如條塊分割比較明顯，一些事業單位檔案管理部門擔心檔案資料泄密，所以不愿意與其他單位的檔案管理部門進行共享，其實檔案具有歷史價值，只有得到具體共享，才能實現其本質價值，如果進行分散管理，條塊分割，不僅不利于共享資源，也會在一定程度上增加管理成本，這不利于更大程度地發揮檔案資源的社會價值。所以事業單位的檔案管理部門要建立良好的合作關系，統一建立檔案資料共享平臺，制定開放標準，將檔案館的相關數據和資料上傳到網絡公共平臺中，發揮信息技術的力量，使更多的人可以檢閱、利用檔案資源。與此同時，事業單位檔案管理部門還要立足于優化配置公共資源的角度，在保證知識產權和國家機密的前提下，適當開放各種數字信息資源，要承擔起國家數據中心的職責，為地方政府和其他公共部門搜集、利用檔案信息提供服務，體現為社會建設做貢獻的決心。

（三）嘗試數據預測工作

在相關關系法基礎上進行預測是大數據技術的重要功能之一，在日常生活中，我們以為只要知道了“是什么”就行，但是沒有去探尋“為什么”的原因。其實這是不全面的，可能會導致我們逐漸變得一葉障目，不懂得舉一反三。相關關系分析可以讓我們更好地了解周圍的世界，讓我們以全新的視角認識環境。所以事業單位的檔案管理工作不僅要發揮記錄歷史、傳承文明的功能，還要盡可能對未來進行預測。在之前，事業單位檔案管理工作主要為人們的查閱、檢索所服務，這只是發揮了檔案管理的淺層功能。在大數據時代背景下，事業單位檔案管理系統中記載了大量的信息資源，在這種情況下，事業單位檔案管理部門要發揮大數據技術的力量。建立科學的數據模型，分析海量數據，對其進行相關性分析，將非結構性數據轉變為結構性數據，了解檔案信息之間的關聯性，挖掘信息檔案的潛在價值，對未來發展進行一些預測，并通過微博、微信等傳播途徑為社會大眾推送有價值的信息，以此發揮事業單位檔案管理工作的社會功能。

四、結論

一直以來，事業單位檔案管理工作都有著至關重要的作用。事業單位的檔案記載了事業單位發展過程中的重要信息，有著重要的歷史價值，同時，檔案也能為事業單位預測未來的發展提供一些參考，所以事業單位加強檔案管理工作有其自身之義，關鍵是事業單位檔案管理工作要與時俱進，應用新型技術，加強信息化建設。總而言之，大數據時代的發展不可阻擋，事業單位檔案管理部門要與時俱進，認識大數據時代對檔案管理工作提出的各種要求，探索全新的管理模式，以此提升檔案管理工作質量和效率。