試論基層單位檔案管理工作的數字化需求和實現策略

張貞吉 萊陽市古柳街道辦事處

我國現如今在各方面都在飛速發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足大眾對于檔案利用以及管理的要求，怎樣將傳統的檔案管理模式向數字化管理模式轉型如今已經是人們未來對于檔案管理主要的研究方向。數字化檔案管理將會有效提升工作效率，為大眾帶來便捷。

一、現階段基層單位對于數字化檔案管理不足

基層單位在數字化檔案管理建設過程中，不光需要在一定的基礎之上進行建立，同時還需要充足的資金以及時間來支持。就目前基層單位檔案管理工作來說，需要用大量的紙張對檔案進行記錄與收集并且運用人工對檔案進行分類，最后進行檔案信息的存儲與輸入，傳統的檔案管理給該項工作帶來海量的工作量。并且以上工作需要依靠大量的人力物力進行，還需要依靠先進的設備進行工作，特別是對于數字化檔案管理的建設不僅需要引進先進的設備，還需要經常對設備進行維護保養，這同樣需要大量的資金支持。

基層單位對于數字化檔案管理沒有起到足夠的重視程度，并且沒有對數字化檔案管理明確最終的目標，任何工作只有明確了目標才能有未來工作的方向。一切工作的內容都需要緊緊圍繞著最終設定的目標來進行，否則將會事倍功半。所以，基層單位需要足夠重視數字化檔案管理這項工作，對數字化檔案建設所需要的軟件設施以及硬件設施進行更新與引進，這樣才可以有效促進數字化檔案管理的建設工作，才可以讓檔案管理人員的工作效率提升，更好的為人民大眾進行更為優質的服務。

二、基層單位檔案管理利用數字化技術研究

（一）加強電子檔案資源建設以及管理

各基層單位檔案管理部門需要依據社會未來發展的大體需求，對電子檔案信息資源未來建設與發展進行不斷加強，并且需要將電子檔案的作用與價值進行充分發揮。首先需要我國國家級別的檔案建設具備整體觀念以及全局意識，需要著眼于我國社會或者國家在各個方面對于電子檔案信息系統的優化以及合理配置。在這樣的基礎之上，需要建立大量具有自身特色的數據庫，進一步將檔案信息資源以及服務質量進行提升。同時還需要將檔案管理工作逐漸歸納進社會信息的管理系統當中，和其他類型的信息服務部門進行業務上的合作，逐漸創設一個較為完整的社會信息管理系統，充分發揮其巨大優勢，從而充分滿足目前時代人民群眾對于信息利用的各項要求[1]。

對于加強電子檔案管理可以創建與每一個工作步驟相對的辦法、程序、規范以及措施等來提升電子檔案的管理，并且在日常工作中要嚴格遵循、有效監督，在檔案管理過程當中，需要對檔案查看權限的審核進行進一步的加強，對檔案在回收或者運用過程中的安全措施進行加強，爭取做到第一時間發現問題所在，可以及時對問題所在部分進行改進與改善，這樣不僅可以讓檔案資源具有安全以及可靠的性質，還可以起到檔案保護的作用。

（二）讓檔案數字化建設形成管理體系

各單位如若想提升檔案管理工作效率便需要將檔案管理工作進行數字化系統建設。各單位基層檔案管理部門的工作便是給人民群眾提供便捷、質量較高的檔案查詢服務，想做好檔案管理工作的標準便是便捷性、全面性以及精準性。在檔案管理日常工作中，需要把所有檔案的各項信息做好分類準確、內容詳細、描述清晰以及全面細致等特征，對于所有檔案信息采集以及管理等方面同樣需要做到科學合理且精確。面對檔案保管也需要做到高質量、安全以及信息完整。因此各單位基層檔案管理部門需要依據自身的工作經驗，運用數字化的系統以及設備對檔案進行分類以及整理，可以讓檔案中的信息時刻具備準確性以及完整性，這種形式便可以有效促進檔案的價值提高。單位基層檔案管理數字化建設可以有效把海量的檔案信息進行快速處理以及存儲，讓檔案歸類條理清晰并且具備極高的針對性以及指向性，對于檔案信息的采集以及輸出做到對稱平衡。并且讓檔案可以更加科學合理的運用與設置。例如將檔案信息逐漸數字化，便可以對海量的檔案進行精準的分類處理，各單位基層人員還可以運用關鍵詞找到相關的檔案進行工作，通過簡單的詞匯便可以精準找到所需要用到的檔案信息，這樣將會對檔案管理工作的效率大幅度提升。另外，各單位基層檔案管理人員還可以對檔案進行加密處理，將部分極為重要的檔案與相關文件進行權限訪問的設置，這樣便可以極大程度提升檔案的保密性以及安全性。

（三）加強人員培訓與資金投入

檔案工作人員不光是檔案保存管理人員，尤其是檔案數字化工作的特殊需求還要讓檔案工作人員具有檔案方面的專業知識還需要具備較為熟練的計算機使用技能，單位基層可以定期組織與鼓勵檔案工作人員進行崗位職業教育或者在職培訓學習等，檔案工作人員同樣需要積極學習我國相關的法律法規以及專業知識，不斷將自身的業務水平進行提升，對保密意識進行加強，爭取做到干一行愛一行，在檔案工作過程當中發現問題并解決問題，進而將檔案工作人員的整體素質進行提升[2]。

加大對于數字化檔案管理的資金投入，完善硬件以及軟件設施的建設。領導需要逐漸將檔案工作進行重視，將檔案進行完整的保存確實很重要，但是對于檔案的管理才是整個工作的核心，需要加強對檔案管理的資金投入，對于檔案管理缺少的硬件以及軟件設施及時補齊，對即將淘汰以及已經淘汰的設施進行更新，為未來檔案管理的有效性以及安全性奠定基礎。

三、結論

綜上所述，數字化檔案管理是一項繁雜且周期較長的工作。怎樣將數字化的優勢充分發揮出來，是每一位檔案管理工作人員需要思考以及解決的重要問題之一。在檔案管理過程當中，需要從國家法律法規、人員素質、檔案安全以及基礎設施等方面進行考慮，才可以保障數字化檔案管理給社會帶來更好的幫助。