關于推進檔案管理工作規范化的研究

周瑩瑩 松原市工人技術等級考核服務中心

一、檔案管理工作的重要性

（一）檔案是一種真實性憑證

檔案具有法律上的一個效力，記載著工作的歷程。檔案的類型很多，涵蓋紙質版檔案、電子版文件以及視頻和影音等文件。其具有客觀性、公正性的特點，正因為它是一種真實性的憑證，才能一直被保留下來。

（二）檔案是具有重要參考性的資料

檔案由于是真實事件的反映，一般具有不可復制的特點，例如音頻、視頻以及簽字的文件，因此檔案是具有歷史參考價值的。比如煤礦行業中一些關于安全質量問題的文件，具有非常重要的參考性意義，后期被用來作為員工培訓的頻率非常的高，也可以為后期的相關政策的制定提供非常詳細的依據。

（三）有利于保守秘密

很多單位技術秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事項均會存在一定的檔案，如果檔案管理工作不完善，就會導致涉密文件的缺失，甚至會導致涉密文件的丟失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及財務、采購價格以及薪酬等方面的秘密泄露，會給各項工作的開展帶來不可估量的損失。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理制度不完善

建立一套完整性科學化的管理制度，是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎，從當前來看，部分事業單位的檔案管理制度并不完善，導致檔案資料的混亂與漏失現象屢有發生，這與檔案制度的不統一有著直接的關系，因此，這個問題是當前比較重要的一項任務，需要盡快解決并落實下去。

（二）管理人員專業素質較低

當前在事業單位檔案管理工作中，許多管理人員由于缺乏專業的專業素養，導致在實際的工作中出現了許多問題。另外，許多人進入事業單位是想謀取一份的安穩的工作，但在后期由于工作的枯燥，造成了許多工作人員的流失，人員流動變化較大，也對檔案管理造成了一定的負面影響。檔案管理看起來是一份比較簡單的工作，但是若想真正地把它做好，并不是一件簡單的事情。

（三）管理意識淡薄

在對事業單位檔案管理工作人員的管理意識的研究中發現：一些管理人員對于一些基本的管理知識都不夠了解，并且沒有想要去學習的意識。另外，由于事業單位中的人員較多，工作種類繁多，許多單位并沒有檔案管理的意識，甚至沒有設立專門的檔案管理部門，對于檔案的分類只是粗略的分類，整理工作基本上是輪班制。

（四）管理設施較為落后

在之前的發展過程中，事業單位的檔案多為紙質版的檔案，這些檔案確實能夠最大限度上為需要的人員提供更加準確的信息，但在信息化迅速發展的今天，這種管理方式顯然需要更新。紙質版的檔案對于存儲環境也有較高的要求，然而，許多單位的檔案缺乏固定的檔案管理室，檔案存儲多為地下室或一些狹小的空間，甚至把檔案管理室當成倉庫一樣，各種雜物都存在其中。

三、進一步推進檔案管理工作的規范化的建議

（一）進一步完善檔案管理制度

檔案管理制度在檔案管理工作中非常重要，如何形成一套完善的管理制度以及完整的管理流程是當下比較重要的一個問題，因此，對于檔案資料的收集與管理都需要有條理性進行，明確上級部門的規定與要求，根據實際情況進行操作與安排，將管理制度不斷進行實踐與創新，通過不同的形式與內容調整管理制度，明確檔案管理規范化的重要性，對檔案管理人員嚴格要求并定期進行相關的培訓，促進管理工作效率的提升。另外，事業單位還要根據自身的實際情況因地制宜，把人民的服務當成工作的重點與核心目標，更好地為大眾提供便利的服務。

（二）提高檔案管理人員的專業能力

單位最好設置專業的檔案管理員，實行檔案的統一規劃和管理，如果單位無法實現專人專管的檔案管理方案，可以提高所有檔案參與人員的能力，以培訓學習等方式組織檔案涉及人員進行集體學習，對學習的效果進行監督反饋，并將檔案管理的水平納入考核之中。

（三）管理層需要高度重視

在事業單位中，管理層與基層工作人員都要清醒地認識到檔案管理工作的重要性，以及在事業單位長久發展中起到的重要作用，要積極推廣檔案管理工作的創新力度，不斷尋找更適合的新方法與新模式，將檔案管理的創新目標提上日程。檔案管理工作是事業單位的前提基礎與保障，對于人才支持有著重要的促進作用，因此，提高檔案管理工作的效率刻不容緩，事業單位要利用好信息化技術，從多方面改善工作人員對傳統管理方法的舊觀念。

（四）不斷強化檔案數據的安全性

在對于事業單位檔案管理的現狀研究中發現在互聯網大潮的發展現狀下，事業單位檔案管理的工作人員可以充分利用現代化技術，將相關的資料和檔案進行分類后上傳到單位的數據庫中，方便以后資料的閱讀和查詢，這樣級既可以提高檔案管理工作者的工作效率，對于查詢資料的人員來講，也方便了資料的閱讀。另外，雖然有些事業單位已經進行了數據庫的設立，但是，他們對一些資料缺乏備份，只是存在一個中心電腦中，如果單位的安全系統出現了維修或者其他的狀況，這些資料就有可能會全部消失，更何況是在互聯網的大勢推動下，對于檔案的保護工作要更加注意。且在數據傳輸的過程中，可能由于一些疏忽，導致單位中的許多資料流失，給管理工作者的工作造成較大影響，并且，事業單位的許多數據都是一些隱秘的資料。因此，在事業單位中，必須強調數據保護。其中，最簡單的方式就是備份數據，首先，要對事業單位工作的信息進行備份。其次，對于單位中的各項支出與收入、重要資料等都要進行相應的備份。通過備份數據的方式，事業單位的信息能夠得到有效保護。同時，通過數據備份的方式也可以防止因病毒入侵造成的對數據的破壞。

四、結語

綜上所述，進一步強化檔案管理工作的規范性、科學性是時代的要求，也是各項工作穩步推進的有效保障。因此，各單位要加強對檔案管理工作的重視，進一步細化檔案管理的流程，為其配備專業的工作人員，努力讓檔案管理工作發揮出更大的效應。