新時期如何做好人事檔案管理工作

重慶巨能建設（集團）有限公司

事業(yè)單位的人事檔案主要是對于人員基礎信息的記錄，包括了學習、工作經(jīng)歷等不同層面的內(nèi)容，可以讓事業(yè)單位對于人員有更加深刻的了解。人事檔案對于人力資源開發(fā)有著重大價值，事業(yè)單位要緊隨時代發(fā)展的步伐，對于人事檔案管理模式進行不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新。信息時代的到來，為檔案管理帶來了全新的機遇。

一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是以特定的形式存在的文件、資料等，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，檔案的類型、數(shù)量等逐漸增加，一部分人事檔案采用科學的保存和管理方式永久地保存，另一部分人事檔案由于多種原因損壞、丟失。人事檔案涉及的內(nèi)容眾多，例如企業(yè)人事任免、個人工作經(jīng)歷等，是進行人員晉升評價、獎懲評定等的重要依據(jù)，通過強化人事檔案管理，能夠顯著提升人事管理水平與質(zhì)量。通過對人事檔案進行分析，能夠?qū)ぷ魅藛T的實際工作表現(xiàn)進行客觀、真實的認識，為企業(yè)人才的選拔與任用提供可靠的參考，保證企業(yè)人力資源安排的科學性和合理性。

二、新形勢下人事檔案管理工作的困境

（一）思想觀念落后

當前人事檔案管理思想上存在兩種極端：神秘論與無用論，這兩種極端的思想嚴重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的順利開展。國有企業(yè)的人事檔案管理者往往重視領(lǐng)導人員的人事檔案管理，忽視一般管理人員的人事檔案管理，因此一般管理人員的人事檔案材料缺失問題長期得不到處理。干部檔案和人事檔案是種與屬的關(guān)系，國企的人事檔案管理的著眼點不僅僅是干部檔案。國企人事檔案管理者常常重干部檔案，而忽視對一般管理人員的人事檔案管理。

（二）人事檔案管理模式滯后

盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)在推行人事檔案管理信息化改革，但是目前的工作管理模式仍處于半人工半自動階段。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，很多事業(yè)單位將人員詳細的信息記錄在紙質(zhì)檔案中。在信息系統(tǒng)中只是最基礎的信息，對于人員的實際表現(xiàn)、工作經(jīng)歷都沒有錄入到電子檔案中，導致人事信息不同步，對于信息的保存、查詢造成較大影響，使得檔案管理信息化建設流于形式，根本沒有發(fā)揮出檔案管理信息化的實際功能。

（三）棄檔、造假現(xiàn)象

以部分國有企業(yè)為例，國有企業(yè)在改制的過程中有大量的人事變動，相關(guān)人事檔案材料并未妥善處理，給企業(yè)帶來了很大的勞動爭議隱患和不確定因素。某些單位對自己的工作人員疏于管理，需要查看工作人員檔案的時候，經(jīng)常摸不著頭腦，不是找不到寄存單位，就是因個人原因丟失，這都是對個人檔案不夠重視引發(fā)的一連串問題。另外，目前檔案造假現(xiàn)象已經(jīng)風生水起了，有部分人為了能夠應聘上心儀的職位，會采取一些特殊方式來偽造個人信息。

三、新形勢下人事檔案管理工作的改進措施

（一）加強宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀

加強宣傳教育，在全社會樹立正確的人事檔案觀。摒棄人事檔案神秘論與人事檔案無用論的極端思想，人事檔案部門更新觀念，與時俱進，加強管理，不斷拓展人事檔案的形式和內(nèi)容，增強人事檔案的使用價值，發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)建設中的作用，使得政府、單位、組織充分認識人事檔案工作的價值；對于個人，要加強人事檔案重要性的宣傳教育，使每個人充分認識到“人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個人證明等手續(xù)都‘繞’不開檔案這一關(guān)”。人事檔案在簽訂勞動合同、計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險、先進提拔等方面都有重要作用，使每個人都認識人事檔案與自己的利益密切相關(guān)，積極配合人事檔案管理部門做好人事檔案管理工作。

（二）優(yōu)化人事檔案管理模式

在實際的事業(yè)單位人事檔案管理過程中，要強調(diào)管理模式的優(yōu)化進程，確保人事檔案管理的各個流程符合信息化建設規(guī)范，積極搭建完善、實用的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。這不僅有助于檔案管理系統(tǒng)的科學化、規(guī)范化建設，還為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎，另外，人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動分析、歸類以及排列等任務，提升了檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量。

（三）加大對信息化建設的資金投入

在事業(yè)單位中，提升檔案管理工作的重視程度可以有效地促進事業(yè)單位的發(fā)展，良好的工作設備可以幫助工作人員更好地提升檔案管理的工作效率，因此，管理人員應當提升檔案管理相關(guān)軟硬件設備，進而更好地展開員工檔案管理工作，無論是事業(yè)單位的未來發(fā)展走向還是幫助事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展，都需要建設完善的檔案管理機制，幫助檔案管理獲得更好的發(fā)展，相關(guān)部門應當提供更為豐富的人力物力資源，進而幫助人力資源檔案更好的建設。硬件設備主要是指計算機及其相關(guān)設備等辦公需要的硬件設備，作為相關(guān)檔案管理的工作人員，應當充分了解相關(guān)信息，將信息檔案開發(fā)作為核心展開，相關(guān)員工應當了解信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用，進而更好地選擇適當?shù)慕嵌龋瑥幕A內(nèi)容展開分析，提升檔案工作效率。相關(guān)負責人應當明白信息化對于檔案管理的作用，提升自身對于引入信息化的重視程度，進而更好的為檔案管理投入一定的資金，幫助檔案管理工作人員更好的開展工作。

四、結(jié)語

人事檔案管理工作不僅與個人利益相關(guān)，還是國家人力資源管理、開發(fā)和利用的重要基礎，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問題，采取切實可行的措施、規(guī)范，促進人事檔案管理工作健康發(fā)展。