淺析新經(jīng)濟時代加強高校檔案信息化建設的路徑

曹璐 蔣飛

摘要：在新經(jīng)濟時代背景下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，高校檔案信息化建設成為了檔案管理發(fā)展的重要趨勢。針對目前高校檔案管理過程中出現(xiàn)的制度混亂、人員素質不高和管理理念滯后等問題，通過加強檔案管理信息化建設的制度、信息技術引進和信息人才培養(yǎng)等多種路徑加強高校檔案信息化建設，不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式。

關鍵詞：新經(jīng)濟時代;高校檔案;信息化建設

近幾年，隨著經(jīng)濟全球化和一體化的加快，高新技術和信息技術的更新，整個社會逐漸進入了新經(jīng)濟時代。新經(jīng)濟時代的到來，影響了各行各業(yè)的發(fā)展和管理模式，這其中就包括高校的檔案管理工作。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將直接影響檔案管理的工作效率和質量。因此，將信息技術和檔案管理工作結合到一起，對檔案管理的模式進行創(chuàng)新，同時將檔案管理的規(guī)章制度進行完善，重視檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質的培養(yǎng)，讓高校的檔案管理工作更加順利高效地開展，更好地為高校和師生服務，最終促進高等教育的整體發(fā)展。

一、當前進行高校檔案信息化建設的意義

目前，整個社會進入了新經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化和信息化成為了其最顯著的特征。隨著信息化建設的加快和5G的實現(xiàn)，人們可以隨時隨地、隨心所欲地溝通和查閱資料，而且網(wǎng)絡速度越來越快。高校在檔案管理的過程中，將紙質檔案材料通過現(xiàn)代化技術手段轉換成數(shù)字化信息資源，實現(xiàn)通過計算機目錄查詢系統(tǒng)和手機APP查詢系統(tǒng)，方便、快捷、高效地管理和查閱各類檔案信息，使高校檔案管理更加快捷、高效。

第一，提高了檔案的保存質量。在高校檔案管理工作中，經(jīng)常會使用到一些檔案資料。目前紙質檔案仍是主流，由于長期重復使用紙質檔案，往往會出現(xiàn)損壞、丟失、不清的情況，給檔案管理帶來了很多的不便。如果以電子載體的形式存儲現(xiàn)有的紙質檔案，就不易受物理環(huán)境的影響，且具有存儲方便、獲取方便、安全性強等特點。加強高校檔案的信息化建設，可以大大降低紙質檔案的使用頻率，有效保護檔案的原始性，并為人事檔案的可持續(xù)發(fā)展提供有效保障。

第二，實現(xiàn)了信息資源的共享。高校基本都有自己的行政管理信息系統(tǒng)和教學科研管理信息系統(tǒng)，而檔案管理主要是人工操作，這往往導致信息滯后和信息不對稱，影響了日常教學和行政管理的效率。如果加強高校檔案的信息化建設，將檔案管理系統(tǒng)、行政管理信息系統(tǒng)和教學科研管理信息系統(tǒng)共享，加強高校各部門和各系統(tǒng)之間的聯(lián)系，促進資源共享。

第三，提高了人力資源管理工作的效率。高校的辦學規(guī)模目前趨于穩(wěn)定，高校隊伍建設從量變轉為質變的階段。建設一支素質高、業(yè)務強的教師和行政隊伍顯得尤為重要。實現(xiàn)檔案電子化管理，完善人才數(shù)據(jù)庫，加強人才信息的收集和資源共享，讓高校在進人、內(nèi)部流動方面更加便捷、科學和有效，提高人力資源管理工作的效率，保證人才的持續(xù)供應，提高高校的競爭力。

二、當前高校檔案信息化建設存在的主要問題

高校檔案管理工作是一項基礎且繁瑣的工作，是高校管理工作中一項必不可少的環(huán)節(jié)，隨著時代的發(fā)展和高校的改革，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不適應新的需要，出現(xiàn)了以下幾個方面的問題和不足。

（一）檔案管理觀念落后

高校的檔案管理工作一般不會成為高校工作的重點，基本沒有研究和規(guī)劃。因此存在領導不重視的普遍現(xiàn)象，更談不上對信息化建設的思考和實踐。一般工作人員在這種工作氛圍下，對自己的工作敷衍了事，只求完成任務。領導不重視、工作人員不積極，極大影響了高校檔案信息化建設的推進。

（二）檔案管理制度混亂

高校檔案管普遍存在管理制度混亂的現(xiàn)象，管路部門也是各有差異，有的是人力資源管理部門，有的是黨政辦公室，還有的是分層級進行管理，把中層以上管理干部和普通教職工分開管理。檔案管理員專職的較少，兼職的較多，且往往附帶其他行政工作，檔案管理員的工作時間和工作精力得不到保障，管理水平低，管理條件差。

（三）檔案信息不全且數(shù)據(jù)混亂

高校檔案信息普遍存在內(nèi)容不健全，數(shù)據(jù)不準確的現(xiàn)象。一方面，檔案的信息簡單，缺乏個性化，不夠全面，參考價值有限;另一方面，檔案記錄的各項評價諸如思想狀態(tài)、專業(yè)特長、工作經(jīng)歷、獲得成果等方面千篇一律，重復性較高，不能夠全面的反映本人的綜合素質，使得數(shù)據(jù)不夠準確和全面。

（四）檔案的安全性不強

不管是學校還是教職工，檔案都是私密的，檔案管理的安全性尤為重要。由于檔案管理的制度落后、工作人員的責任心不強，往往會出現(xiàn)檔案遺失或者資料缺失的情況。在檔案管理過程中，有些學校還出現(xiàn)了個人信息被泄露和散播，給教職工本人造成一定的傷害，也給學校的檔案管理工作帶來很大的困難。

（五）管理人員的專業(yè)素質不高

高校檔案管理的信息化建設，需要管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和扎實的專業(yè)技能，對信息化技術要求較高。但是檔案管理者有很多都不具備信息化建設的專業(yè)知識，部分管理者年齡偏大，學習能力不強，這些都制約高校檔案信息化建設的進程。

三、高校檔案信息化建設的主要路徑

在新經(jīng)濟時代的大背景下，隨著信息化技術的發(fā)展和普及，高校檔案管理的信息化建設是重要趨勢，也逐漸被更多高校重視，納入未來檔案管理的規(guī)劃之中。鑒于目前高校檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，就如何加強檔案管理的信息化建設有以下幾點對策。

（一）提高認識，加強宣傳

高校要進一步強化檔案管理的政治意識，明確檔案管理的職責定位、優(yōu)勢特色和短板弱項，加強信息化建設方面的宣傳和引導，讓檔案管理部門樹立信息化建設的意識，把檔案管理信息化建設納入其考核范圍，建立長效機制。增強檔案管理人員的主人翁意識，積極學習信息化建設相關知識，結合學校實際情況探索符合本校檔案信息化建設的具體措施。通過宣傳和引導讓廣大教職工了解檔案信息化建設的重要性，積極參與其中。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，形成機制

高校要加強檔案信息化建設的調研與研究，建立符合本校實際情況的專門機構，統(tǒng)一管理，專門服務，厘清檔案管理過程中的混亂情況。持續(xù)加大資金投入，引進最新的信息化設備和專門人才，在人力、物力和財力方面給予傾斜和支持，改善檔案管理工作的辦公條件。積極出臺和完善檔案管理制度和實施辦法，加強管理人員的培訓，嚴格執(zhí)行新的檔案信息化管理標準，提高檔案信息化建設的效率。

（三）建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善信息數(shù)據(jù)

構建符合高校實際情況的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)科學、便捷的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化。加強檔案信息管理系統(tǒng)的建設，一是把原來紙質的檔案資料通過掃描、拍照等技術保存起來;二是檔案信息整合，按照時間、部門、業(yè)務內(nèi)容等方式整合電子資源，實現(xiàn)電子檔案的分類和整合;三是優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的使用，使資料的錄入和查詢更加便捷和準確。

（四）加強檔案管理人才的培養(yǎng)

高校檔案信息化建設離不開專業(yè)的檔案信息化管理人才，檔案信息化管理人才是高校檔案信息化建設可持續(xù)的重要保障。一方面，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的信息化技術培訓，包括計算機技術、通信技術和網(wǎng)絡技術，定期考核現(xiàn)有人員的信息技術掌握情況和使用情況，對不符合崗位的人員進行分流;另一方面，要加強檔案信息化管理人才的引進，優(yōu)化檔案管理隊伍的結構，建立一支結構合理、專業(yè)素養(yǎng)過硬的檔案管理隊伍。

（五）加強安全意識和安全措施

通過檔案信息化建設，方便了檔案的儲存和使用，但是也會出現(xiàn)容易泄露檔案信息的問題。一方面，要加強對高校檔案管理人員的培訓，提高他們在管理和使用檔案過程中的安全意識和保密意識。另一方面，要加強檔案信息管理系統(tǒng)抵抗風險的能力。對檔案資料通過信息技術手段及時備份，減少資料丟失的風險。加強后臺技術的保障，提升檔案信息管理系統(tǒng)抵御外部攻擊的能力。系統(tǒng)管理員要加強風險防范意識，嚴格設置管理和訪問權限，定期更換密碼，防止系統(tǒng)信息被竊取和破壞。

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作者簡介：曹璐（1987—），女，漢族，陜西西安人，碩士，研究實習員，研究方向：人力資源管理和檔案管理;蔣飛（1987—），男，漢族，陜西西安人，碩士，講師，研究方向：大學生思想政治教育。