事業單位檔案管理信息化途徑淺析

齊亮

摘要：檔案信息較為完整地記錄了基層單位的發展歷程。然而，隨著基層事業單位的不斷發展，產生了大量的檔案信息。作為基層事業單位，只有不斷更新與優化檔案信息管理方式，方可以更好地提升檔案管理工作效率與質量。本文分析了基層事業單位檔案管理信息化管理途徑。希望相關工作者可以從中得到一定的幫助。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;信息化管理;途徑

1 引言

檔案信息數量的急劇增長，帶來的往往是檔案管理人員工作量的逐步加大。隨著信息技術的快速發展，各行各業檔案管理工作逐步加大了信息化建設力度。盡管如此，實際的檔案管理信息化建設水平會受到管理人員綜合素養、基礎設施建設水平、檔案管理制度等諸多因素的影響。以下內容從基層檔案信息化管理重要性、存在問題與解決對策三個方面進行了相應闡述。

2 檔案信息化管理的重要性

首先，充分挖掘現有檔案信息價值。基層事業單位在不斷發展過程中，所產生的數據量逐步增加，且數據涉及范圍逐步擴大，這也在一定程度上加大了檔案信息管理難度。過往傳統檔案管理方法多依托人工，這不僅會降低檔案管理效率，也需要投入大量的人力，無形當中加大了基層事業單位檔案管理資金投入。此外，工作人員自身素養較低，也無法保證檔案信息精準性。此時，引入計算機信息技術，則可以為檔案信息調取、利用檔案信息創造了良好條件。

其次，推動檔案管理工作順利進行。依托信息技術，管理人員可以高效地完成檔案信息收集、錄入、歸檔、存儲等諸多操作。此外，從管理質量來看，依托計算機技術，可以將人工操作引發的工作失誤有效規避掉，進而全面提升檔案管理工作質量。

3 檔案信息化管理現實問題

3.1 未對檔案信息潛在價值進行深度開發

檔案信息較為完整地記錄著單位發展過程中的人力、物力與財力等發展變化。這不僅可以為單位決策提供充足的數據信息支持，也可以為其他各項工作順利推進創造良好條件。盡管如此，在檔案信息化建設過程中，仍因資金有限、管理人員專業素養等諸多因素，影響到檔案信息化管理平臺建設質量，無法發揮出檔案信息的最大價值。

3.2 檔案管理人員業務素質參差不齊

在現實中，有些基層單位并未結合現實發展需要，科學合理選聘檔案管理人員，導致管理隊伍整體素養欠佳，阻礙到檔案管理信息化建設順利進行。此外，有些基層單位，并未在檔案管理上投入過多的精力，甚至并未設置相關的信息化管理部門或者工作場地。且部分檔案管理崗位多為兼職，人員流動性大。一旦交接工作不到位，將會直接影響到檔案的完整性與精準性。

3.3 檔案管理規范缺乏科學合理性

有些基層單位在開展檔案管理工作前，并未制定出科學合理的檔案管理規范，使得檔案管理工作無章可循。同時，由于未將檔案管理責任落實到個人，使得檔案管理工作雜亂無章，影響到工作效率與質量，且在出現問題時，無法及時追究相關工作人員的責任。此外，由于工作人員因操作不當，影響到信息精準性，或者因點擊不安全頁面，導致黑客攻擊，以及出現系統漏洞等。

4 檔案信息化管理途徑

4.1 提升檔案管理信息化基礎設施建設水平

首先，加大資金投入，采購高質量的硬件設施，如掃描儀、電腦等硬件設備。其次，提升軟件設施水平。基層單位可以結合檔案管理需要，購置完善的信息化管理系統或者加大自主研發力度，研制出符合現實需要的工作軟件。最后，嚴把檔案信息安全。基層單位需要做好檔案信息備份工作，防止檔案信息因個人操作不當等內外因素影響到信息完整性。

4.2 完善檔案信息化規章制度

首先，基層單位需結合工作需要，制定出健全的信息采集制度、準入制度與歸檔制度等。比如，在信息錄入環節，檔案管理人員需要核實信息來源與安全性，保證錄入系統內的信息安全性與精準性。通過細化各個工作環節，有助于工作人員嚴格按照各個環節工作標準合理安排工作。其次，制定健全的考核制度與監管制度。作為檔案管理人員，需要嚴格按照制度規范展開相關操作，且一旦出現違規行為，及時追究工作人員的責任，并將其日常表現與薪資相掛鉤，以此來調動起員工的工作積極性與責任意識。

4.3 加強檔案管理團隊建設

首先，基層單位需要嚴把人才選聘。全面考察應聘者的工作經驗、工作技能、職業道德等，保證所選聘的人員符合工作需要。其次，做好繼續教育工作。為了滿足現實發展需要，單位要定期組織技能培訓，來提升管理人員的工作能力，幫助管理人員掌握先進的檔案管理知識。最后，管理人員需要發揮主觀能動性，提升自身的管理能力。在實際的管理工作中，難免會遇到一些問題，管理人員需要結合日常遇到的問題，及時制定應急預案，有效應對同類問題。

4.4 確保檔案信息化管理安全可靠

首先，基層單位需要對信息技術有個全面的了解。盡管信息技術具有著便捷性，但是電子檔案信息安全性仍然會受到諸多內外因素的影響。因此，單位需要結合工作實際制定出健全的安全管理制度。其次，單位積極進行信息安全知識普及，提升員工與管理人員的檔案信息安全意識。最后，檔案管理人需要加大信息錄入、歸檔與整理多個環節的工作嚴謹性，嚴防檔案信息因個人失誤等原因出現泄漏問題。

5 結論

總之，信息化背景下，基層事業單位應逐步意識到信息技術與數據信息在推動企業發展中所扮演的重要作用。作為基層單位，只有不斷順應時代發展趨勢，積極運用信息技術，方可以提升檔案管理質量與效率。本文結合基層事業單位檔案管理中存在的一些實際性問題，進行了相應分析。由于各個基層單位實際情況具有著差異性，因此，各個單位可以從實際出發，在借鑒先進經驗的基礎上，有針對性地制定出符合自身發展需要的檔案信息化管理方法。希望以上分析可以給相關工作者帶來一定的參考，并促進基層檔案信息管理工作的順利進行。

參考文獻

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