淺析如何做好檔案信息化數據錄入工作

浦宇嘯 劉英俊

檔案信息數據錄入是檔案信息化過程中數據入庫的至關重要的步驟，也是實現檔案信息數字化的關鍵之處，是確保檔案信息完整性、準確性的重中之重，以及對后續檔案信息化數據統計分析和運用有著不容小覷的重要性。但是，在實現檔案信息化的數據錄入過程中仍會有不可避免的問題存在，因此，通過對相關資料的綜合考查和分析研究，分別從以下幾個方面來進行闡述相關問題及解決方法：

一、檔案相關工作人員缺乏對檔案信息數據的嚴謹意識和工作態度

檔案信息的數據錄入工作對相關工作人員的工作態度和身體精神狀態都具有很強的考驗性，檔案的數字化、網絡化從某種意義上來說就是“意識信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設過程中的基礎力量，他們的積極主動意識形態在信息化建設的有效性和準確性中扮演者非常重要的角色。因此，只有讓檔案工作人員在思想意識上樹立起對檔案信息數據的嚴肅認真對待的態度，才能有助于幫助工作人員形成主動關注檔案信息化建設事業的習慣，踏實完成信息化過程中的各項相關工作，確保檔案信息數據錄入的準確性。

二、檔案信息數據錄入工作中相關計算機設備水平

檔案信息化的數據錄入是檔案中心的充當基礎作用的工作。因此，這就要求一個工作單位必須具有完善的計算機系統設備，如網絡服務器、路由器、掃描儀等的硬件設備。創建起紙質檔案和數字檔案相組合的工作模式。相關計算機設備要對檔案信息按公開、內部、機密等進行詳細分類以便查詢搜索。檔案部門要積極建立起自己的互聯網區域，在計算機管理的幫助下，增加光盤刻錄機、打印機等的相關設備，進而為工作系統開發和檔案利用做好相應的輔佐工作。

三、檔案信息數據錄入要有完善的安全保障系統

由于檔案資料信息數字化、網絡化有了較好的突破，從防泄露的安全角度來說，對優良且保密的相關檔案信息化要做好嚴格的安全設置是至關重要的。如訪問記錄、用戶安全級別測評以及密碼保護等的功能部分。為檔案文件的管理、使用提供堅實的安全保障，有效確保檔案信息安全。還應做好防止外來計算機病毒和黑客的侵入對檔案信息數據進行破壞和盜取。因此，工作單位需做好相應防護保護工作。

計算機等的設備對檔案信息化建設中數據錄入有著功不可沒的重要性，因此，要保證相應工作人員的積極主動認真對待工作的情況下，通過對計算機功能的充分利用，提高檔案信息化數據錄入的效率。在幫助人們省時省力的情況下，保證檔案信息化建設與時代信息化同步伐發展，為國家和人民提供方便快捷的檔案信息數據服務。