事業單位檔案管理信息化建設的途徑探討

摘要：近些年來事業單位檔案管理方面逐漸的向信息化方向發展，并且檔案管理體系也在不斷的更新發展，從而使得事業單位在檔案管理方面的信息化程度也在不斷的提升。相對于傳統意義上的事業單位檔案管理工作來講，信息化的管理從而使得具體的管理工作更為的便捷以及規范化。本文主要針對事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑進行了有效的探究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;建設

事業單位在日常的管理過程中，檔案管理屬于其中較為重要的一部分，因為現階段事業單位的改革與發展，在工作過程中所需進行管理的檔案數量也逐漸的增加，同時檔案內所涉及的檔案信息量也相對較大。因此仍然傳統的手段進行對檔案的管理將會消耗大量的人力與物理資源，同時由于工作量相對較大，傳統形式的管理方式很容易由于工作人員的精力問題出現差錯。面對此種情況事業單位檔案管理采取信息化的管理方式能夠使得檔案管理工作效率得到大幅提升，同時還能夠有效確保檔案的準確性與完整性。

一、當前我國事業單位檔案管理中所存在的不足

1.1檔案信息資源為得到有效開發

結合近些年來我國事業單位檔案管理的具體情況進行分析可以了解到，當前我國事業單位對于檔案資源信息開發方面處于相對較為落后的情況。在以往對于檔案管理方面其主要工作內容側重于對檔案信息的收集還有存儲為主，為能夠實現形成一個相對較為完整地對檔案資源地有效開發。對于此種情況的長期存在的一方面原因在于檔案信息所涉及的內容相對較多在具體處理的過程中相對困難程度相對較大，然而事業單位的檔案資源絕大多數所涉及的內容重要程度相對較高，對于事業單位的進一步發展與改革具有重要的影響，同時還存在有較為重要的相關文獻資源對于事業單位甚至整個區域的發展具有重要的影響。面對此種情況事業黨委在進行檔案管理的過程中應當采取有效的措施進行對檔案資源的科學合理地開發，從而確保檔案資源能夠取得進一步發展，使得檔案資源能夠得到充分地利用。

1.2檔案信息內容安全問題

現階段，事業單位在進行檔案資源的管理過程中，由于檔案資源所所及的內容重要程度相對較高，甚至部分檔案資源涉及到國家機密，一旦該方面的信息被泄露出去，將會使得我國國家利益遭受嚴重的損失，以至于我國的發展與安全方面受到嚴重的影響。然而在實際的管理過程中存在部分事業單位對于檔案資源安全問題重視程度性對較低的情況存在，為能夠充分認識到檔案資源的重要性，通常體現在對于進行公開的相關檔案信息的審查方面嚴謹程度不夠充分以及相關符合檔案資源管理的工作人員在主觀意識上對于保密方面的理解程度相對較低等等因素。結合現階段我國具體的發展情況來講，事業單位關于檔案信息管理信息化的建設處于快速發展的階段，然而在具體的建設過程中將信息化技術進行與檔案信息的管理進行有機地結合的過程中，監管使得管理工作變得更為便捷與高效，同時也使得檔案信息管理方面的安全問題受到了巨大地挑戰。信息化技術主要是建立在網絡技術的基礎上的，由于網絡技術的開放性使得在日常管理的過程中部分不法分子能夠通過網絡技術手段進行對檔案管理系統的破解從而取得保密程度較高的檔案資源。

1.3管理人員綜合素質不達標

由于近些年來事業單位發展相對較快，使得其檔案管理工作量也在大幅度地增加，因此所需要的人力資源也相對較多，然而由于人力資源分配存在一定的不足從而是的人力資源出現了結構方面的問題，并且工作人員在專業方面存在一定的欠缺，以至于出現了人員流動較大的情況出現，同時在信息化建設方面缺乏計算機方面的專業人才。結合現階段事業單位從事檔案管理的相關工作人員的具體情況進行分析，可以了解到很大一部分工作人員進入到檔案管理工作的時間相對較長，并且其文化水平也相對較低，同時大部分事業單位在專業方面的培訓存在短板，該些因素的存在使得事業單位檔案管理工作受到極大程度的影響。

二、事業單位檔案管理工作信息化建設的有效途徑

2.1進一步提升參與檔案管理工作人員的綜合素質

事業單位檔案管理工作所涉及的內容相對較多，并且在其信息化程度也在不斷的提升，因此對于從事事業單位檔案管理工作的相關人員的專業化要求也相對有了大幅度提升。因此在日常檔案管理的過程中，事業單位應當注重對參與具體的檔案管理工作的相關人員的專業素質進行有效地提升，同時還應當不斷提升該部分人員的信息化技術。在此過程中能夠采取定時組織相關職業技能培訓的方式，從而使得事業單位檔案管理工作人員的專業水平的提升。

2.2完善檔案管理的軟件與硬件

想要進一步促進檔案管理效率上的提升，則需要采用性能相對良好的，并且抗干擾性較強的硬件與軟件設備。對于事業單位來講其應當極大對檔案管理信息化方面的資源的投入，并且對其相關設備進行嚴格地審核，保障相關設備在運行過程中的穩定性，同時還應當強化管理人員對于相關結束設備的正確應用方法，必要時應當進行有效的技術方面的培訓。通過此種方式確保檔案管理工作能夠得以順利的開展。信息化技術對于信息數據的存儲與處理以及管理方面有著重要的影響，其能夠有效提升檔案信息的分析以及處理能力，并且能夠有效提升檔案信息的安全性。

2.3實現檔案管理的數字化

隨著信息技術的不斷發展使得數字化技術得到了相對較為廣泛的應用，同時數字化屬于近些年來我國事業單位檔案管理信息化建設過程中極為重要的一部分，然而現階段部分事業單位僅僅職能將傳統形式的檔案信息進行數字化的轉化。由于事業單位經濟資源的問題以及在專業人才方面存在一定的不足，以至于檔案數字化建設受到嚴重的影響。面對此種情況應當首先進行對價值相對較高的檔案信息進行數字化處理，同時建立起良好的管理系統從而使得檔案管理實現真正意義上的數字化建設。

三、結束語

事業單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，應當注重對工作人員的專業化素質的提升。同時還應當充分認識到檔案管理過程中檔案的重要性，在確保檔案資源安全的前提下進行對信息化程度的不斷提升。

參考文獻

[1]明浩利.事業單位檔案管理信息化建設的途徑探討[J].辦公室業務，2017，（15）：56-56.

[2]王春霞.事業單位檔案管理信息化建設路徑探討[J].卷宗，2018，（27）.

作者簡介：喻苗（1989年10月）女，漢，湖北省襄陽市，當前職務：辦公室副主任，當前職稱：助理館員，學歷：大學本科，研究方向：檔案信息化建設.