大數據時代背景下的檔案管理探討

摘要：隨著我國科學技術的迅速發展和物聯網的廣泛應用，來自社會組織的大量信息已經產生了巨大的數據群，這些數據群不斷衍生，逐步推翻了“云”概念，并為進入大數據時代進行了必要的推動。由于信息技術（尤其是Internet的迅速發展）對社交生活的影響，檔案管理員已經開始意識到，計算機和網絡已成為檔案文件管理的基本工具和技術之一。因此，積極利用大數據和Internet平臺與傳統管理方法集成的管理方法，可以為企業檔案管理構建一種更廣泛而有效的管理模式。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;研究與分析

信息量和數據量的不斷增加，使得檔案管理越來越復雜，過去所采用的管理形式已經不適應時代的發展時間。所以本文詳細分析了大數據時代背景下的文件管理。

1大數據時代背景下檔案管理研究的現實意義

1.1減少環境規劃檔案管理成本，實現長期保存

在傳統的紙質檔案管理環境下，許多單位不僅需要投入更多的人力、財力和材料進行檔案管理，還需要投入精力對檔案環境進行監測和維護。在這種模式下，環境規劃檔案高度依賴人、財、物，難以為單位節約相應的管理成本，不利于檔案的可持續發展。在大數據時代背景下，相關信息技術在環境規劃檔案領域的應用，可以突破傳統檔案管理的局限性，實現“一次性輸入”，“多用”的目標降低了文件管理的成本。

1.2便于環境規劃工作的開展，提升檔案服務水平

環境規劃檔案來源于本單位日常環境規劃工作，既能全面、準確、真實地反映環境規劃工作的具體情況，又能詳細記錄環境規劃各部門的工作表現。此外，環境規劃檔案在城市規劃、國土資源利用、房地產開發、環境公益訴訟等領域具有重要的憑證價值和參考價值。在大數據時代背景下，只有充分利用環境規劃檔案，創新環境規劃檔案管理模式，才能實現“一檔多用”的目標，滿足不同群體對檔案存取和利用的需求，提高單位整體服務水平。

2大數據時代背景下檔案管理工作中存在的問題

2.1環境規劃檔案歸檔工作不規范，標準化程度低

隨著環境規劃工作的不斷深入，環境規劃檔案所涵蓋的信息量不斷擴大。但目前部分單位環境規劃檔案歸檔工作不規范，相關信息數據未及時錄入檔案管理系統或檔案數據庫，影響了正常工作。一是環境規劃檔案歸檔范圍不明確，影響了環境規劃檔案的整合，難以發揮環境規劃檔案憑證和參考咨詢的作用。二是部分單位環境規劃檔案歸檔時限不明確，業務部門與檔案管理部門在信息資料交接、信息資料等方面分工不明確，導致備案的銜接和溝通程度較低。許多信息數據由于長期積累而損壞、丟失，影響后期的數據整理和數據錄入。

2.2環境規劃檔案管理隊伍建設滯后

近年來，雖然很多單位的技術條件有了很大的提高，但環境規劃檔案管理隊伍建設滯后，檔案管理人員的數量和素質都不符合管理要求。一是過于依賴專職隊伍，忽視了兼職隊伍的建設。典型表現是兼職人員培訓不足，兼職人員的專業素質和理論素質難以滿足環境規劃檔案管理的要求。二是人才培養內容缺乏方向性，檔案管理人員對環境規劃工作缺乏認識，不能最大限度地發揮檔案資源在決策咨詢和決策參考中的作用。

2.3環境規劃檔案信息化程度不高

雖然很多單位開始用計算機管理環境規劃檔案，但其他數字信息技術與檔案管理的融合度不高，信息化建設步伐緩慢。一是環境規劃檔案管理系統與前端業務系統的相關性不高，無法實現數據的同步和關聯。仍需手工錄入相關數據信息，不利于提高檔案管理效率。其次，文件共享的速度落后。環保機關、國土資源機關、政府內部機構、不動產登記機關、城市規劃主管部門的信息共享程度不高，尚未依托云共享平臺實現檔案資源共享。

3數據支持下檔案管理體制改革的策略

3.1搭建檔案數據平臺，提供高價值信息資源

千里之行，始于足下。建立一個高效的檔案數據管理平臺，是創新“千里行”檔案管理模式的第一步。只有做好這一基礎工作，才能進一步構建檔案管理系統的信息管理模型。隨著企業規模和業務的不斷擴大，企業檔案數據也在大幅度增長。如果檔案管理人員堅持傳統的紙面管理模式，不僅會占用大量的檔案管理空間，還會浪費檔案管理人員不必要的工作時間。因此，在大數據的支持下，檔案管理部門有必要及時轉變檔案管理模式，建立檔案數據管理平臺，對檔案進行存儲或查詢。

3.2提高檔案安全重視程度，優化信息系統管理

為有效防范檔案信息管理過程中的安全風險，有關單位應在認識到檔案管理重要性的基礎上，積極創新檔案管理模式，加大檔案管理資金投入，完善基礎設施。同時，要采取多種有效措施，提高檔案管理人員的綜合素質。在大數據背景下，檔案信息管理過程顯得尤為重要。企業可以根據本單位工作實際，制定符合發展特點的檔案信息管理標準，并進行內部宣傳普及。檔案管理人員應嚴格遵守規定的工作標準和流程，在數據共享過程中盡量避免與互聯網接觸，建立一定的安全防范體系，嚴格工作程序，而提高數據資源的安全系數可以有效提高檔案信息管理的整體質量。

3.3構建大數據檔案管理制度

首先，對于具體的管理工作，管理者首先要明確數據處理的形式，正確認識數據分析的現狀。在此前提下，檔案的編制和歸納工作需要制定相應的技術標準;其次，在管理上，也要準確管理資料內容，尤其是檔案管理人員，要自覺主動學習新的計算機技術，以應對復雜的檔案信息化，不能盲目，不能慌亂;三是事業單位和有關部門，需要建立相應的檔案信息管理系統，以保證和維護工作的有序開展。在這個過程中，可以大大減輕文件管理人員的工作量，大大提高信息的處理效果。四是針對檔案管理部門的多種職能，加強一系列形象宣傳，增強檔案管理人員的責任感，使相應的檔案管理工作更加科學規范。

結語

在新的大數據環境下，充分收集、存儲和挖掘這些數據，不僅是檔案管理機構的一個難點，也是現代檔案管理的重要契機。因此，檔案管理部門必須在互聯網+先進技術的基礎上，順應當前的發展趨勢，努力改進傳統的檔案管理方案，積極整合用戶的檔案管理要求，制定完善的檔案管理模式，以確保檔案的可持續發展檔案管理。

參考文獻

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[2]田超.探究大數據對檔案管理發展的影響[J].中文信息，2019（9）：13，22.

作者簡介：張琦（1988.9.1—），女，漢族，籍貫：河南省開封市，助理館員，本科，

單位：河南省開封市供水總公司，研究方向：檔案管理，企業檔案