電子檔案單套制管理分析

邴春亭

摘要：本文從電子檔案單套制管理的內涵及應用背景入手，針對于現階段制約電子檔案單套制推廣使用的關鍵問題，從完善法律法規，加強試點試驗工作，破解技術難題等多個層面，論述了電子檔案單套制推廣中應注意的問題。

關鍵字：電子檔案;單套制;管理;存儲

1 電子檔案單套管理概述分析

（1）電子檔案單套管理內涵

為了更好地理解“單套制”的內涵，我們可以將“雙套制”和“單套制”以及“單套制”和“單軌制”兩對概念進行比較。“雙套制”是指同一份文件同時采取紙質和電子兩種形式進行歸檔保存。“單套制”是相對“雙套制”而言，指電子設備生成的檔案僅以電子方式保存，它顛覆性地改變了傳統紙質文件收集整理和歸檔的方式，將電子文件管理嵌入文件形成、運轉、管理、利用的源頭和生命周期之中，是基于無紙化辦公條件下檔案在線管理和應用的一種模式。

（2）電子檔案單套制發展的背景

電子檔案單套制出現的根本原因是傳統的雙套制檔案管理模式，已不適用于現階段檔案管理的需求。上世紀90年代至本世紀初，我國信息化建設相對滯后，對于電子文件形成、保存和管理中存在問題難以解決，在此背景下，雙套制檔案管理模式逐漸被人們所接受，它實現了紙質文件和電子文檔的優勢互補，一方面，可以真實的反映紙質文件修改，草擬，簽發等一系列過程，避免了電子檔案在傳遞和保存過程中的信息失真;另一方面，電子檔案的共享性和傳播性，彌補了紙質檔案在這方面的不足。但是雙套制的檔案管理模式無法完全避免信息傳播和拷貝過程中的數據丟失，同時在保存和管理中也存在投入較大，效果不好等問題。

2 現階段電子檔案單套制管理中存在的問題

調研發現，在電子檔案單套制實行之后，部分單位的工作人員在一起中還未完全擺脫電子檔案雙套制管理的模式，存在明顯的實踐和理論指導脫節的問題，與此同時，紙質檔案和電子檔案是否具有同等的法律效益，如何保證電子檔案長期可用，是現階段電子檔案單套制管理中存在的突出矛盾。

2.1 實踐和理論脫節的問題

隨著我國信息技術的發展，實行電子檔案單套制，具有一定的技術基礎;與此同時，通過借鑒國外部分單位電子檔案單套制實行過程中的經驗，國內的單位著手在理論研究和實踐中探索電子檔案單套是管理制度，現實中存在的理論與實踐不匹配的原因主要在以下兩個方面：（1）國內研究人員對于電子檔案單套制的理論研究起步較晚，缺乏豐富的成功案例和經驗積累。相較于雙套制管理制度，單套制的理論研究較為分散，尚未形成完整的研究體系。與此同時，在實際應用層面，電子檔案單套制應用中管理體制，工作流程和電子文檔的法律效力等，他會完全得到使用者的認可。（2）外國企業和單位的電子檔案單套制研究成果，對我國實際的應用存在適應性的問題，突出表現在缺乏本土化的意識改造和制度創新上。

2.2 電子檔案的法律效力問題

電子檔案的法律效力，集中體現在電子檔案的法律證據效力方面，即是否具有證據資格和證據證明力。只有在電子檔案同時具備客觀性，合法性和關聯性的基礎上，才具備完整意義上的證據資格。與此同時，新版的民事訴訟法和刑事訴訟法都明確認定電子檔案為可信的證據類型。但是也應注意到電子檔案由于其自身屬性和其他類型的證據存在明顯差別，同時又和視聽資料類的證據有所交叉，在實際的操作環節仍存在不少問題。

2.3 電子檔案的長期保存問題

如何長期完整的對電子檔案進行保存，并保證其內部信息的真實性，是電子檔案單套制管理應用中必須解決的問題。電子檔案的真實性主要包含形成過程的真實性和保存周期中的真實性，在現實操作中，電子環境中的文檔和資料容易被更改，虛擬性較強，對存儲的設備和管理軟件具有較強的依賴性，現有的技術手段無法完全甄別電子文檔和電子檔案的內容是否經過了人為的修改。另一方面，在電子檔案的移交拷貝和復制過程中，其真實性如何界定也是需要繼續研究的問題。

3 推廣電子檔案單套制管理對策研究

3.1 完善相應的法律法規

從法律層面為電子檔案進行證明，是提升其法律效率的最有效方法，首先應明確電子檔案和紙質檔案具有同等的法律效力和法律地位，并通過細化電子文件的歸檔和屬性問題，使其與其他類型的資料有所區別。另一方面應著力提升電子檔案的證明力認定，明確電子檔案取證過程、鑒定過程和應用過程的程序和規則，明確審查的方向，增強可操作性和現實指導性。

3.2 試點推廣電子檔案單套制管理，探索有效的管理模式

相較于紙質文檔和雙套制歸檔管理制度，推行電子檔案單套制制度是一次巨大的創新。在無紙化辦公的背景下，使用者對于電子檔案單套制的需求越來越大，相關部門應從現實考量出發，加強試點試驗工作，探討切實可行的電子檔案，三套制管理模式。但是也應注意到由于各地的現實情況不同，推廣過程中不能照搬照抄，應堅持以實際情況為出發點，適量選取可借鑒的案例，探索本地化的電子檔案單套制管理模式。

3.3 從技術手段入手提升電子檔案管理系統的穩定性和可靠性

上文中提出的電子文檔，長期保存問題和原始性問題，都可歸結為管理系統的穩定性和可靠性問題，為此需建立起完整可信連續的電子檔案保管鏈條。電子檔案管理系統的穩定性，應著重加強原始數據鑒定和電子簽章技術的應用。使檔案管理系統因為電子檔案的保存，提供一個安全可行的外部環境，并做好不同模塊之間的接口處理，保證在檔案傳遞和保存過程中的完整性和原始性。

要實現電子檔案的長期保存，則要破解電子文件封裝遷移和格式處理的瓶頸，使之滿足長期儲存的要求，嚴格落實最新版的電子文件長期保存格式要求內容。除此之外，還應加強封裝包的數字遷移，提升電子檔案長期儲存中的穩定，可解析狀態，避免在軟硬件更新過程中出現的文檔不可讀取或文檔損壞。

4 結語

隨著國民經濟和社會發展全面進入信息時代，電子文件和電子檔案逐漸成為現階段信息記錄和傳播的主要載體。在我國檔案事業發展規劃中，明確要求有條件的地區和部門，應率先開展電子檔案單套制度的試點和應用。雙套制檔案管理的不足之處逐漸顯現，探討電子檔案單套制管理具有積極的時代意義。通過上面的分析可以看到，推廣電子檔案單套制，從法律法規，試點試驗和技術手段等多個層面進行研究，著力破解體制機制和技術上的困難。

參考文獻

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