建立新型冠狀病毒肺炎疫情醫(yī)療防控物資應(yīng)急供應(yīng)模式的探討

張湖 殷亮 何飛

(昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院，昆明 650032)

2019年12月新型冠狀病毒肺炎疫情爆發(fā)以來(lái)，短時(shí)間內(nèi)迅速擴(kuò)散，日常和醫(yī)療防護(hù)物資用量劇增，導(dǎo)致應(yīng)急物資供應(yīng)緊缺、供應(yīng)遲緩。如何針對(duì)疫情建立醫(yī)療防控物資的應(yīng)急供應(yīng)成為各醫(yī)院面臨的新挑戰(zhàn)。我院在2003 年應(yīng)對(duì)SARS 疫情時(shí)建立了一套醫(yī)療物資管理模式，但因?yàn)楫?dāng)時(shí)疫情與本次疫情發(fā)展存在不同，如本次爆發(fā)速度快，儲(chǔ)備物資迅速消耗，新的物資無(wú)法生產(chǎn)采購(gòu)，恰逢春節(jié)企業(yè)停工無(wú)法補(bǔ)充，故本次采用原方案表現(xiàn)出一些不足之處，如感控人員在原定數(shù)額基礎(chǔ)上推測(cè)增量進(jìn)行物資供應(yīng)，缺少關(guān)鍵保障調(diào)配機(jī)制，暴露出處置疫情應(yīng)急準(zhǔn)備不足[1]。隨著疫情的迅猛發(fā)展，應(yīng)急物資供應(yīng)陷入短缺、供應(yīng)無(wú)序且不均衡的困境。為了保證醫(yī)院應(yīng)急物資能夠有序清晰地供應(yīng)，并保障應(yīng)急防控工作的及時(shí)性、有效性[2]，我院在改進(jìn)中制定了一套新型冠狀病毒肺炎疫情醫(yī)療防控物資應(yīng)急供應(yīng)模式，經(jīng)疫情防控期間在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用，獲得了較好的效果。

1 我院原有應(yīng)急物資供應(yīng)模式存在的問(wèn)題

原有應(yīng)急物資供應(yīng)模式為應(yīng)急事件發(fā)生時(shí)，資產(chǎn)管理人員啟動(dòng)物資供應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，協(xié)調(diào)多部門制定備貨清單，聯(lián)系供貨商備貨，到貨后感控人員對(duì)物資按適用科室進(jìn)行分類，根據(jù)分類的情況，完成發(fā)放物資到科室。在應(yīng)對(duì)此次新型冠狀病毒肺炎疫情中，原有的模式在實(shí)際工作中出現(xiàn)以下問(wèn)題：①物資明細(xì)及數(shù)量通常依據(jù)過(guò)往疫情經(jīng)驗(yàn)參考，短期內(nèi)難以制定出應(yīng)對(duì)新疫情的完整的物資清單，無(wú)法滿足新型冠狀病毒疫情防控的急迫性與合理性的物資需求。②以某一比例同比增加各科室應(yīng)急物資供應(yīng)，出現(xiàn)科室物資供應(yīng)不均衡，重點(diǎn)科室保障不到位的現(xiàn)象。③未能建立因節(jié)假日供貨不足、疫情波及廣泛以及物資管控等特殊情況下的應(yīng)對(duì)體系，導(dǎo)致原有模式難以滿足應(yīng)急物資的緊迫性需求及重點(diǎn)保障供應(yīng)。

2 應(yīng)急供應(yīng)模式應(yīng)具備的條件

通過(guò)信息化手段快速實(shí)現(xiàn)制定計(jì)劃、采購(gòu)、物流管理、付款4 個(gè)環(huán)節(jié)的全程管理。在物資調(diào)配上，應(yīng)根據(jù)新型冠狀病毒肺炎疫情的特點(diǎn)及臨床科室分布、風(fēng)險(xiǎn)度來(lái)評(píng)估物資的分配原則。結(jié)合醫(yī)護(hù)人力資源緊張，管理部門應(yīng)建立主動(dòng)將應(yīng)急物資迅速配送到臨床一線的體系。最后在物流管理中做到精準(zhǔn)發(fā)放，數(shù)量能實(shí)現(xiàn)縮小至單包裝個(gè)位數(shù)的誤差。

3 醫(yī)療防控物資應(yīng)急供應(yīng)模式的內(nèi)容

緊急建立“醫(yī)院抗新冠病毒疫情應(yīng)急物資儲(chǔ)備管理工作小組”，資產(chǎn)管理部門分為應(yīng)急小組與日常工作小組。應(yīng)急小組在院領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下，負(fù)責(zé)新型冠狀病毒肺炎疫情應(yīng)急物資供應(yīng)保障工作的具體實(shí)施。按物資供應(yīng)模式的先后順序制定了一系列流程。

3.1 制定需求計(jì)劃

根據(jù)感控人員審定的物資需求清單，分發(fā)至各個(gè)臨床科室，要求各科室填報(bào)7 天的需求數(shù)量，科室根據(jù)其承擔(dān)的醫(yī)療任務(wù)及面臨的風(fēng)險(xiǎn)，考慮突發(fā)情況上報(bào)所需，數(shù)據(jù)匯總后上報(bào)主管部門審批，審批不通過(guò)的退回所在科室，審批通過(guò)后匯總生成采購(gòu)計(jì)劃。需求計(jì)劃流程見(jiàn)圖1。

3.2 物資采購(gòu)管理與儲(chǔ)備

在尋找及接收捐贈(zèng)物資時(shí)，通過(guò)紅十字會(huì)、社會(huì)組織、愛(ài)國(guó)同胞、境外華人、醫(yī)用物資供貨商、各級(jí)各類企業(yè)、單位、個(gè)人，尋找社會(huì)捐贈(zèng)渠道，捐贈(zèng)物資的種類及標(biāo)準(zhǔn)無(wú)需限制，物資到達(dá)醫(yī)院后再行細(xì)化分類。采購(gòu)管理工作流程見(jiàn)圖2。

3.3 物流管理

在驗(yàn)收時(shí)核對(duì)采購(gòu)或捐贈(zèng)清單、生產(chǎn)企業(yè)、規(guī)格型號(hào)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、失效期等信息，查看是否符合要求并做好記錄。在原有的醫(yī)院東軟望海HERP 系統(tǒng)增加應(yīng)急物資管理模塊，分類維護(hù)防護(hù)物資信息，物資入庫(kù)后及時(shí)聯(lián)系感控人員。根據(jù)防護(hù)物資的不同國(guó)家或地區(qū)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)不清楚的防護(hù)物資，送云南省醫(yī)療器械檢驗(yàn)研究院進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)，再根據(jù)分類結(jié)果制定適用科室清單。通過(guò)制定風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)對(duì)應(yīng)科室分級(jí)防護(hù)物資包，根據(jù)每日床位數(shù)、醫(yī)護(hù)人數(shù)分級(jí)制定科室日需求數(shù)量，制定物資精準(zhǔn)發(fā)放原則，迅速發(fā)放物資至科室。在應(yīng)急物資管理模塊，統(tǒng)計(jì)各科室領(lǐng)用量、實(shí)際使用量及剩余數(shù)量，及時(shí)調(diào)整物資發(fā)放原則。應(yīng)急防護(hù)物資應(yīng)由資產(chǎn)管理部派專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，嚴(yán)防物資損壞、過(guò)期，按照藥監(jiān)部門的相關(guān)管理規(guī)定整齊擺放。每天進(jìn)行應(yīng)急物資盤點(diǎn)并記錄，查找盤點(diǎn)誤差的原因，及時(shí)更正，做到數(shù)量單包裝個(gè)位數(shù)的誤差。物流管理工作流程見(jiàn)圖3。

3.4 結(jié)算付款

根據(jù)采購(gòu)渠道分為國(guó)內(nèi)和國(guó)際兩種方式，支付采用常規(guī)支付和特殊支付兩種流程。常規(guī)支付是通過(guò)醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)生成的記賬單據(jù)，根據(jù)合同條款提交支付申請(qǐng)表，在完成審批流程后，由財(cái)務(wù)部根據(jù)支付申請(qǐng)表核對(duì)發(fā)票信息，完成結(jié)算支付并記賬歸檔備案。特殊支付是根據(jù)采購(gòu)結(jié)果符合應(yīng)急支付申請(qǐng)目錄范圍而采用的支付方式，由財(cái)務(wù)部根據(jù)詢價(jià)采購(gòu)結(jié)果，核對(duì)應(yīng)急支付申請(qǐng)表，通知供貨商提供發(fā)票后提前支付貨款，資產(chǎn)管理部根據(jù)付款申請(qǐng)單提交支付申請(qǐng)表，完成逐級(jí)審批事宜并記賬歸檔備案。國(guó)際采購(gòu)需要與第三方進(jìn)出口公司簽訂委托代理協(xié)議，由進(jìn)出口公司負(fù)責(zé)所有國(guó)際貿(mào)易采購(gòu)流程，并由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付國(guó)際貿(mào)易產(chǎn)生的相關(guān)貨款到第三方進(jìn)出口公司賬戶。付款工作流程見(jiàn)圖4。

圖1 需求計(jì)劃流程

圖2 采購(gòu)管理工作流程

圖3 物流管理工作流程

4 獲得的成效及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

4.1 獲得的成效

4.1.1 明顯縮短配發(fā)時(shí)間

在12h 內(nèi)完成了新型冠狀病毒肺炎疫情的獨(dú)立應(yīng)急物資庫(kù)的建立，新庫(kù)房占地面積101m2，劃分為捐贈(zèng)物資及采購(gòu)物資兩個(gè)區(qū)域，接通信息化投影模塊及醫(yī)院HERP 系統(tǒng)，制定了5 人固定工作小組，3 人替補(bǔ)小組的工作機(jī)制；嚴(yán)格實(shí)行配置洗手液、醫(yī)用外科口罩、工作服、保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生等防護(hù)措施。新模式運(yùn)行后，應(yīng)急物資從成立的2019 年2月3 日至2019 年2 月7 日到貨物資批次61 次，單包裝數(shù)量達(dá)82 105。縮短發(fā)貨環(huán)節(jié)中物資分類、上架、科室領(lǐng)用的時(shí)間，經(jīng)統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，實(shí)現(xiàn)每批物資平均發(fā)貨時(shí)間(6±1.66) h，經(jīng)對(duì)比前5 批與后5批的發(fā)貨時(shí)間，均縮短2h 以上。見(jiàn)圖5。

4.1.2 按風(fēng)險(xiǎn)配發(fā)物資，高效、節(jié)約、重點(diǎn)突出

按照國(guó)務(wù)院、國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)關(guān)于預(yù)防應(yīng)對(duì)新型冠狀病毒肺炎疫情防護(hù)物資選擇的指導(dǎo)性文件中對(duì)防護(hù)物資分為高風(fēng)險(xiǎn)、較高風(fēng)險(xiǎn)、中等風(fēng)險(xiǎn)、較低風(fēng)險(xiǎn)及低風(fēng)險(xiǎn)5 個(gè)等級(jí)[3]，對(duì)全院65 個(gè)科室分類出14 個(gè)一級(jí)（高風(fēng)險(xiǎn)）科室，10 個(gè)二級(jí)（較高風(fēng)險(xiǎn)）科室，41 個(gè)三級(jí)（中等風(fēng)險(xiǎn)）科室。醫(yī)院三級(jí)科室分類情況見(jiàn)表1。根據(jù)不同分級(jí)科室對(duì)應(yīng)的應(yīng)急物資包，截止至2020 年2 月7 日，已發(fā)放三級(jí)防護(hù)包211 個(gè)，保障了重點(diǎn)科室應(yīng)急物資供應(yīng)。

圖4 付款工作流程

圖5 不同批次貨物發(fā)放時(shí)間統(tǒng)計(jì)

表1 醫(yī)院三級(jí)科室分類

4.1.3 信息化管理提高配發(fā)效率

在醫(yī)院東軟望海HERP 系統(tǒng)，6h 內(nèi)建立了新的應(yīng)急物資管理模塊，涵蓋應(yīng)急物資信息維護(hù)、應(yīng)急物資出入庫(kù)、庫(kù)存盤點(diǎn)等模塊，在信息系統(tǒng)生成每日應(yīng)急物資質(zhì)控表，如物流與采購(gòu)對(duì)接表、應(yīng)急物資科室領(lǐng)用及剩余表、全院剩余物資統(tǒng)計(jì)表。庫(kù)房實(shí)行每日盤點(diǎn)，盤點(diǎn)數(shù)量誤差始終保持在單包裝數(shù)量0～10 之間，通過(guò)掌握剩余應(yīng)急物資的可發(fā)放天數(shù)，在保留我院需要的7 天物資需求數(shù)量后，其余物資，如外科口罩、醫(yī)用防護(hù)口罩等捐贈(zèng)給疫情最需要的其他醫(yī)院。

4.2 經(jīng)驗(yàn)與不足

4.2.1 資源集中調(diào)配

緊急情況下，院內(nèi)物資集中調(diào)配是物資匱乏時(shí)必備的方法。我院常年為科室配備了職業(yè)暴露防護(hù)應(yīng)急箱，其內(nèi)配置了包括醫(yī)用N95 口罩、防護(hù)服、面罩等，在庫(kù)房物資消耗將盡的時(shí)候征用了全院職業(yè)暴露防護(hù)應(yīng)急箱的防護(hù)物資，在最困難的時(shí)候，集中600 余個(gè)N95 醫(yī)用防護(hù)口罩，解決了隔離病房的燃眉之急。同時(shí)應(yīng)急物資庫(kù)建立時(shí)，也是通過(guò)征用的方法，解決了房間、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、貨架等庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的需求，12h 內(nèi)建立了完整的應(yīng)急物資庫(kù)。

4.2.2 充分發(fā)揮區(qū)域優(yōu)勢(shì)

我院作為省級(jí)龍頭醫(yī)院，從省內(nèi)、國(guó)內(nèi)、海外找尋采購(gòu)渠道，改變?cè)械南炔少?gòu)后付款的模式，在確定了物資可靠性的前提下，可先付款后供貨，多種方式采購(gòu)醫(yī)療防控物資。對(duì)社會(huì)愛(ài)心捐贈(zèng)采取積極引導(dǎo)，醫(yī)院層面給予一定的認(rèn)可及鼓勵(lì)的措施，如發(fā)放感謝信、愛(ài)心證書等，拓寬物資來(lái)源。

4.2.3 物資分級(jí)配置

應(yīng)急物資管理中主要特點(diǎn)就是時(shí)效性及動(dòng)態(tài)性[4]，建立基于床位數(shù)量的科室分級(jí)的物資配額計(jì)算模式。傳統(tǒng)防護(hù)物資發(fā)放根據(jù)科室人數(shù)和使用時(shí)長(zhǎng)推測(cè)數(shù)量，但因?yàn)橐咔槠陂g人員變動(dòng)大，物資不足，工作場(chǎng)景暴露級(jí)別不同，故這種模式易造成高級(jí)別暴露科室供應(yīng)量不足，而低級(jí)別暴露科室供應(yīng)量過(guò)多，同時(shí)在疫情期間人員變動(dòng)大的情況下，統(tǒng)計(jì)值班人員難以準(zhǔn)確實(shí)時(shí)。我們建立的新模式是通過(guò)對(duì)每日住院患者數(shù)、不同科室風(fēng)險(xiǎn)暴露分級(jí)與防護(hù)物資分級(jí)配置包三者建立計(jì)算關(guān)系，通過(guò)每日三者關(guān)系的實(shí)際數(shù)據(jù)計(jì)算出配置數(shù)量，如一級(jí)風(fēng)險(xiǎn)科室每床每日配置2 套一級(jí)防護(hù)物資包，二級(jí)風(fēng)險(xiǎn)科室每床每日配置3 套二級(jí)防護(hù)物資包及6 套一級(jí)防護(hù)物資包，三級(jí)風(fēng)險(xiǎn)科室每床每日配置4 套三級(jí)防護(hù)物資包及10套一級(jí)防護(hù)物資包，每日主動(dòng)配送至科室，同時(shí)建立物資臨時(shí)增補(bǔ)模式，解決突發(fā)應(yīng)急隊(duì)物資需求變化的臨時(shí)供應(yīng)。這種新模式實(shí)現(xiàn)了及時(shí)準(zhǔn)確分配的目的。

4.2.4 主動(dòng)服務(wù)一線

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)暴露分級(jí)與床位數(shù)建立新的物資發(fā)放規(guī)則，建立主動(dòng)配置，及時(shí)送貨上門，服務(wù)臨床一線的模式。本次疫情發(fā)展迅速，大量醫(yī)護(hù)人員支援武漢，同時(shí)作為定點(diǎn)收治醫(yī)院本身承擔(dān)超量的確診、疑似患者救治工作，人力資源嚴(yán)重不足。針對(duì)這一情況，庫(kù)房改變?cè)械淖尶剖遗扇祟I(lǐng)用模式，制定主動(dòng)配置清單、數(shù)量，每日上午配送物資到科室的主動(dòng)服務(wù)模式，節(jié)約了科室醫(yī)護(hù)人員的人力，同時(shí)替代了科室管理的交接流程。

4.2.5 不足之處

由于新型冠狀病毒肺炎疫情醫(yī)療保障物資應(yīng)急供應(yīng)模式應(yīng)用時(shí)間短，還需要更長(zhǎng)時(shí)間的應(yīng)用來(lái)不斷完善。新模式是否適用于所有醫(yī)院，還需要其他醫(yī)院及機(jī)構(gòu)的實(shí)踐檢驗(yàn)。