談如何做好醫院檔案管理工作

周彥東

醫院是醫療服務機構，與百姓的生活息息相關，醫院在運行管理中，形成了各種門類的檔案，比如，人事檔案、文書檔案、音像檔案、科技檔案等，是醫院的寶貴財富。隨著醫院管理的科學化、規范化、信息化步伐的加快，檔案管理必須緊跟醫院管理的步伐及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，管好用好檔案，這關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。

一、檔案管理現狀

近年來，衛生醫療事業得到蓬勃發展，特別是新醫改方案的實施，醫院管理的重點是不斷提高醫療技術水平，改善醫療環境條件，為病人提供優質的服務。

1、對檔案的重視程度不夠。在醫院管理工作作中領導往往把精力用到醫院建設與發展、先進尖端設備購置、醫護隊伍建設和服務質量的提高等方面，沒有把檔案管理提高到是記錄醫院歷史的載體、是醫院文化的重要載體的高度去認識。由于對檔案工作的認識缺乏高度，在人員配備方面也是重醫療隊伍建設、輕檔案管理人員的配備，即便配備了人員，也是不能勝任一線的老弱病殘的醫護人員，他們缺少檔案管理知識，不懂檔案管理學，靠單位人員的言傳身教管理檔案，使檔案管理處于低水平。

2、檔案管理現代化建設步伐緩慢。經濟效益的不斷提升，醫院得到了又好又快發展，建筑面積、設施設備、醫護人員素質層次都得到了很大提高，可以說醫院的管理基本實現了現代化。可是檔案管檔案管理仍然處在建院初期的水平，檔案資料以紙質為主，檔案資料的計算機信息化管理處于起步階段，檔案管理與醫院的發展不相協調。

3、檔案管理一體化格局有待完善。管理機構不健全，管理職能不明確。醫院辦公室只負責黨、政、工、團、婦等方面的文書檔案、科技檔案、部分實物檔案、音像檔案等，基建工程檔案、財務會計檔案、醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，尚未形成集中統一的檔案資料管理體系

4、信息化建設有待于進一步提升。信息社會的飛速發展，醫院對疾病的檢驗、檢查已經實現了數字化和電子信息化。但是，醫院檔案管理沒有跟上時代發展步伐，缺少計算機信息化管理人員，計算機及網絡技術管理的檔案資料少，檢索手段落后，基本還停留在手工收集、檢索階段，沒有實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的信息化管理模式，信息量小，不利于檔案的開發利用。

二、對策與建議

醫院的檔案管理工作要順應時代發展的潮流，要適應醫療衛生體制改革的不斷深化和社會醫療保險制度不斷健全的要求，加強和規范醫院的檔案管理，促進醫院檔案事業的發展，更好地為醫院發展服務。

1、協同管理和共同發展。鑒于目前醫院檔案管理的現實，成立醫院信息管理部門勢在必行。信息管理部門統一管理醫院的檔案和信息資料，對全院醫療科室 門診、財務、行政各部門的載體檔案實行集中統一管理，并對醫院各職能部門的檔案工作進行監督、指導、檢查，對全院各職能部門統一進行信息的收集、整理、保管、加工、統計和提供信息使用服務，促進醫院檔案信息管理整體水平的提高

2、抓好專業人員培訓。克服檔案工作無關緊要的思想，注重抓好檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強、具有檔案管理專業知識的員工加人檔案管理工作中。同時，加強對現有檔案人員的培訓使他們熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，掌握檔案管理原則和方法，提高工作效率和管理質量。鼓勵他們繼續學習不斷創新，緊跟新時代步伐并適度超前，為醫院發展提供強大的資源支持。

3、建立和完善規章制度。醫院檔案管理規章制度能夠保障檔案管理工作科學有序地進行。醫院和醫院的檔案管理部門是檔案管理制度的制定者和執行者，制定的制度對領導、檔案工作人員、檔案使用人員具有指導約束作用，能夠克服工作的隨意性，保證檔案管理工作不受人的好惡影響。制度的建立使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，是及時做好資料的收集、審核、完善 整理、歸檔、移交等方面工作的保障。只有以制度作保障，醫院的檔案工作才會扎實有效地做好。

4、重視文書檔案數字化管理。建院以來產生的大量各種門類檔案資料需要永久、長期保留的檔案，隨著時間的增長，面臨著變質褪色失效等管理難題。同時，為了挖掘醫院文化，方便醫院科研和查閱，對紙質檔案材料、音像檔案、實物檔案進行數字化轉換，就會成為醫院的寶貴資源，得到永久的保護。

5、實現網絡化管理是必然趨勢，檔案實現數字化，為實現檔案的網絡化管理提供了有利條件。檔案實行信息化以后，服務對象可以通過醫院的信息查詢系統，按照權限獲取檔案資料，保護了檔案原件，節省時間，提高利用效率，擴大了利用范圍。通過計算機網絡系統進行查詢調閱，從封閉式轉變為開放式管理，實行計算機網絡化管理，才能真實體現出醫院檔案的價值，為醫院的醫、護、教、研和管理服務。

總之，要通過多種方式、全方位、多渠道加大宣傳力度，提升全院干部職工的整體檔案意識，做好醫療檔案平時的收集、整理、開發利用等管理工作，提高現代化管理水平，不斷加強醫院的檔案建設，推動醫療衛生事業健康發展。