信息時代下對企業(yè)電子檔案的保護技術

摘? 要：本文首先對企業(yè)電子檔案管理中存在的問題進行闡述，其次介紹企業(yè)檔案信息化建設的意義，最后提出信息時代下對企業(yè)電子檔案的保護技術，從而促進企業(yè)的長久發(fā)展。

關鍵詞：信息時代;電子檔案;保護技術

引言

在信息時代下，信息技術被廣泛應用于各行各業(yè)發(fā)展過程中，在一定程度上方便了人們的日常生活和工作。而對企業(yè)電子檔案而言，由于信息技術本身就會可能存在漏洞，很容易導致企業(yè)信息竊取亦或者病毒攻擊現(xiàn)象的發(fā)生，阻礙企業(yè)的長久發(fā)展。因此，如果在信息時代下提高企業(yè)電子檔案的保護技術顯得尤為重要，可以保障電子檔案的存儲安全，從而為企業(yè)的長久發(fā)展提供強有力的保障。

一、企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

根據(jù)相關調查發(fā)現(xiàn)，諸多企業(yè)并未真正意識到電子檔案的優(yōu)勢和作用，只是單純從表面層次進行理解，認為電子檔案只是簡單的文字信息處理，不用進行深層次的研究和分析，也不用設置安全防火墻和訪問權限等。因此，在電子檔案管理中投資力度并不足，導致企業(yè)內部的電子檔案管理系統(tǒng)落后，電子檔案管理設備不安全等，制約電子檔案信息化發(fā)展比較緩慢。另外，由于我國電子檔案發(fā)展起步較晚，導致該領域的人才培養(yǎng)力度不足，使得國內嚴重缺乏檔案領域的專業(yè)人才。除此之外，從各大企業(yè)的檔案管理情況來看，相關部門和管理人員存在技術不足的問題，并未意識到電子檔案管理的重要意義，只是將檔案管理工作停留在檔案分類、收集中，不能夠做好信息技術和檔案管理相結合工作，導致各種資源不能夠發(fā)揮其自身作用，使得資源利用率比較低。如果檔案庫由于管理人員技術問題，出現(xiàn)工作失誤，導致企業(yè)數(shù)據(jù)信息丟失亦或者損壞，嚴重影響管理工作進度，增加管理成本費用，影響企業(yè)的的長久發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設的意義

（一）企業(yè)業(yè)務需求

企業(yè)檔案信息化建設系統(tǒng)，可以有效進行信息系統(tǒng)的全面管理、與其他業(yè)務的無縫連接，從而可以實現(xiàn)統(tǒng)一認證、展示等，促使檔案的收集、管理、存儲更加一體化，實現(xiàn)各種電子檔案的實時歸檔。通過數(shù)據(jù)歸檔、多重備份等信息技術方式，強有力的保障電子檔案存儲和閱讀的長久性，有利于電子檔案的長久保存。

（二）企業(yè)數(shù)據(jù)需求

建立電子檔案是企業(yè)檔案庫快速發(fā)展的基礎。電子檔案的建立不僅可以有效填補傳統(tǒng)檔案信息的的不足，而且還可以在一定程度上可以擴大信息的采集范圍，包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化信息、其他分支業(yè)務網絡收集的各種電子文件和數(shù)據(jù)信息等亦或者在辦公自動化、財務管理系統(tǒng)等中自動收集的電子文件。

（三）企業(yè)檔案數(shù)字化加工需求

企業(yè)電子檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設，可以建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，有效完成紙質文件的數(shù)字化掃描工作，另外，還可以根據(jù)檔案的收錄范圍，提高電子文件的接受和管理工作的效率和質量，從而使得檔案信息資源整理工作更加完善，有效促使企業(yè)建立完善的檔案信息資源庫。

三、信息時代下對企業(yè)電子檔案的保護技術

（一）統(tǒng)一的系統(tǒng)管理和建設

傳統(tǒng)的庫房管理通常情況都是采用分散管理方法，需要檔案管理人員對檔案管理軟件、視頻監(jiān)控軟件等軟件、不同系統(tǒng)的賬號、接口等，這在一定程度上會影響檔案管理工作效率和質量，導致數(shù)據(jù)之間無法互聯(lián)互通。如果在信息時代下，企業(yè)電子檔案中引入統(tǒng)一的系統(tǒng)管理和建設，檔案管理人員只需要采用一套軟件就可以有效管理電子檔案庫房，可以實現(xiàn)檔案庫房的聯(lián)動，從而可以降低管理成本費用[1]。企業(yè)電子檔案統(tǒng)一的系統(tǒng)管理和建設，以服務為核心，始終圍繞企業(yè)電子檔案展開工作，可以保障庫房環(huán)境和檔案存放安全，有利于集成檔案管理系統(tǒng)的建立，逐漸形成電子檔案到實體檔案的收集、管理和使用的統(tǒng)一管理。這樣就可以滿足企業(yè)部門對電子檔案的業(yè)務管理需求，同時也可以滿足對實體檔案的需求。檔案庫房統(tǒng)一智能建設為庫房環(huán)境提供保障，是實體檔案安全管理的前提。在信息時代下，為檔案庫房的數(shù)字化、信息化提供良好的發(fā)展空間。

（二）提高檔案庫房安全管理水平

在企業(yè)電子檔案庫房中配置視頻監(jiān)控、紅外線傳感器、門禁系統(tǒng)等，并與其他設備進行有效結合，從而可以保障企業(yè)電子檔案庫房的安全可靠性。可以對企業(yè)電子檔案庫房濕度、溫度、漏水等進行監(jiān)控，有效防止電子檔案存儲設備潮濕、起火等情況的發(fā)生。如果在檢測過程中出現(xiàn)異?，F(xiàn)象，出現(xiàn)異常位置的報警器發(fā)生報警警告，并保存視頻圖像，系統(tǒng)通過撥打手機、發(fā)短信、系統(tǒng)彈窗等方式將情況告知相關管理工作人員，使得相關管理工作人員能夠及時解決問題。通過這樣的監(jiān)控系統(tǒng)，可以促使企業(yè)電子檔案管理向著科學化、智能化方向邁進。

（三）加入RFID標簽智能管理技術

隨著互聯(lián)網的普及和發(fā)展，可以在企業(yè)電子檔案庫房中引入RTID標簽智能管理技術，實現(xiàn)自動識別和篩選功能。將RFID電子標簽作為信息存儲介質黏貼于電子檔案設備中，在RFID芯片中儲藏檔案基本信息內容，然后使用非接觸式的RTID讀寫設備與后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接，從而可以有效實現(xiàn)檔案的借閱、查找等過程的信息化管理，推動電子檔案的無序存放，有序管理的發(fā)展[2]。同時系統(tǒng)在檔案庫房出入口設置智能安全門，通過RTID的認證，可以實現(xiàn)自動防盜和檔案出入自動登記功能。如果未經過RTID的認可，檔案在出庫過程中就會發(fā)生警報，這樣可以保障企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（四）檢測庫房空氣質量，保障檔案安全

企業(yè)電子檔案庫房長久不通風、陰暗潮濕、味道刺鼻等是現(xiàn)階段檔案管理中普遍存在的問題，上述問題在一定程度上會影響企業(yè)電子檔案設備的正常運作，從而難以保障企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。因此，這就需要對企業(yè)電子檔案庫房的空氣質量檢修檢測、控制和管理，采用自動調整、過濾、凈化等方式，保障電子檔案庫房的空氣質量?？梢允褂煤銤駜艋惑w機、先進的控濕、計劃技術，有效防止螨蟲、灰塵等物質，消除空氣中的異味，從而能夠實現(xiàn)企業(yè)電子檔案庫房空氣質量智能化管理，保障檔案數(shù)據(jù)設備的正常運作和檔案管理工作人員的身體健康。

結束語

在電子檔案管理過程中，存在諸多的安全隱患，在一定程度上不僅影響檔案信息的完整性，而且還會造成機密文件泄漏問題的發(fā)生，對企業(yè)的信息安全造成嚴重影響。所以，檔案管理人員應要提高自身的專業(yè)能力，從而可以更好處理安全隱患問題，保障電子檔案信息的安全性，促進企業(yè)的長久發(fā)展。

參考文獻

[1]? 鄭艷.信息時代電力企業(yè)電子檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2019（21）：117-118.

[2]? 李月華.信息時代鑄造企業(yè)檔案工程信息化建設淺談[J].現(xiàn)代鑄鐵，2019，39（05）：62-64

作者簡介：李麗，1972年7月30日出生，女，漢族，甘肅省涇川縣人，大學本科，館員，畢業(yè)于西安交通大學工程建筑專業(yè)，研究方向：檔案管理。