新媒體環境下高校辦公室管理模式創新研究
——以江蘇開放大學為例

陳 希

（江蘇開放大學，江蘇 南京 210036）

一、前言

隨著高等教育的迅速發展，高校的招生規模在不斷擴大，學校辦公室的地位也日益凸顯。以江蘇開放大學為例，學校辦公室是學校行政、黨委的綜合辦事機構，由校長辦公室、黨委辦公室、系統建設與特色學院建設辦公室、職教集團管理辦公室、國際合作與交流辦公室、發展規劃辦公室、檔案辦公室合署辦公。其主要的工作職能是：參與政務、管理事務、辦文辦會；綜合協調、督促檢查、對外聯絡；調查研究、決策咨詢、事業規劃；檔案管理、綜合統計、信息公開。學校辦公室始終發揮著承上啟下、協調左右、溝通內外的橋梁作用，它不僅是高校的核心部門，還是中樞機構，更是參謀部門。辦公室工作內容復雜多樣，在現如今多元化的發展模式下大大增加了高校辦公室管理工作的難度，本文主要研究在新媒體環境下高校辦公室管理如何轉變觀念，發揮主動性，創新管理方式。

二、新媒體概念釋義

新媒體（New Media）概念是1967 年由美國哥倫比亞廣播電視網（CBS）技術研究所所長戈爾德馬克率先提出的。對于新媒體的界定，學者們可謂眾說紛紜。什么是新媒體？新媒體分為狹義和廣義兩種：狹義的新媒體指傳統媒體利用新的技術手段，比如網絡等將內容進行傳播，例如紙媒、廣播、電視等機構。廣義新媒體泛指一切利用新的技術手段進行信息傳播的個體，不僅僅包括“媒體”行業，比如微信、QQ、微博等。新媒體的迅猛發展，掀起了傳媒革命的新一輪浪潮。

三、高校辦公室管理工作的特點

1、政策性。高校辦公室作為學校行政管理中的窗口部門，核心部門，起到上傳下達的作用。要做好新時代高校行政管理工作，必須以習總書記新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神武裝頭腦、指導實踐，全面貫徹落實習總書記視察中辦并同中辦各單位班子成員和干部職工代表座談會上提出的“五個堅持”的要求。

2、服務性。高校辦公室作為學校的服務窗口，是協助領導工作的重要職能部門，要有“身在兵位，胸為帥謀”的參謀意識。既要當好參謀助手又要協調好各方面抓好落實。辦公室工作人員要牢固樹立服務意識，全心全意地做好本職工作。

3、綜合性。高校辦公室作為學校的綜合辦事機構，在工作中一定要樹立全局意識、大局觀念。辦公室與其他部門最大的不同在于，學校各部門進行的工作，辦公室都要關心和了解，做好規劃統籌、做到胸有丘壑，并提出修改意見，供領導決策時參考。因此，高校辦公室管理工作是綜合性、全方位、多層次的協調性管理工作。

4、機要保密性。由于工作部門的特殊性，辦公室工作人員常常比其他工作人員早知道一些學校上級的政策及領導的意圖，這些內容在沒有公布之前，都屬于機密。包括涉及到保密文件、檔案材料、人事安排調動、校長辦公會、黨委常委會等會議內容。對于這些情況，辦公室人員必須自覺學習保密條例，做好保密工作。

四、新媒體環境下高校辦公室管理模式創新的重要性

在當前高等教育快速發展，高校教育改革不斷深化的形勢下，高校辦公室管理模式必須順應時代發展，轉變管理模式，尋求改革創新的路徑。目前，中國已經進入了“新媒體”時代，微傳播、微支付、微電影和微視頻自2014 年開始構成了中國新媒體發展的“新媒體”景觀。新媒體的出現對人們接受信息的方式以及態度發生了重大的轉變，提高了人們對周圍事物的關注度，形成碎片化效應。進入新媒體時代，高校辦公室管理模式創新具有重要的意義。

新媒體、新技術應用的出現使得高校各項工作順利進行，對高校辦公室管理模式提出了新的要求，只有做好高校管理工作，提高高校效率，培養學生的創新能力，更好地服務于教學工作和科研工作，才能確保高校運轉的合理性，促進學校的發展。更好地發揮其在學校管理工作中的紐帶和中樞作用，起到溝通、協調、參謀助手的作用。

五、新媒體環境下高校辦公室管理模式創新研究

1、以技術手段增強規范化管理，搭建新媒體平臺，構建協同辦公新模式。

隨著時代的進步和科技的發展，高校辦公室管理工作要與時俱進，應積極組織多媒體、互聯網的普及活動，鼓勵師生多接觸新媒體，力爭全面實現無紙化辦公模式。例如，可以使用微信公眾號，讓學生關注并在公眾號上發布新聞，讓師生及時有效獲取信息，并且保障學校與師生雙方的溝通順暢。與傳統媒體相比，新媒體的擴展使得信息來源的渠道更加廣泛。例如，可以通過校園網、微博、抖音等媒介，組織傳播有利于高校發展的內容，定期開展大學生思想政治教育，引導學生有選擇地接受網絡新聞，幫助其樹立正確的人生觀，世界觀和價值觀。

同時，辦公室管理人員要掌握新媒體陣地的主動權，借助新媒體環境條件提高媒介素養水平，不斷創新，合理使用網絡化辦公工具——構建OA 協同辦公管理平臺，實現無紙化辦公環境。通過這個在線平臺系統可以完成任務布置、督辦催辦、考勤管理等功能模塊，實現在線及時溝通、數據共享、移動辦公等便捷服務，把辦公室管理工作推向智能化、科學化及多元化管理。

此外，無紙化會議系統也是高校辦公室管理模式的創新研究。隨著計算機網絡的飛速發展，多媒體會議系統的技術也迅猛發展起來。多媒體會議室不再只是簡單的安裝一個投影而已，而是選擇安裝無紙化升降式會議終端或者無紙化會議平板終端。會議中人手一臺移動平板，就可以將高清的視頻、電子文檔傳遞到每一位參會人員面前，使用麥克風直接進行會議發言、投票表決、界面共享等。也可以利用手機投屏功能，將手機上的文件直接傳輸到會議平板終端進行資源共享。既減少了紙質的打印，做到綠色環保，又提高了工作效率，規范工作流程。

2、堅持以人為本，培養辦公室人員的規范化行為，完善工作激勵制度。

新媒體環境下高校辦公室管理的日常事務繁多復雜，需要辦公室人員提升管理水平，提倡人本管理理念，堅持以人為本，促進辦公室成員之間的互動交流，溝通。

一是對辦公室工作人員要定期開展思想政治教育，樹立正確的價值觀，不斷解放思想，對工作內容學會取其精華，棄其糟粕，提高綜合素養。其次應定期組織培訓，優化辦公室人員素養，不斷加強自身的業務能力，嘗試新的思路和工作技能，提高工作人員組織協調能力，溝通能力，文字綜合能力等，有助于提高服務質量和整體業務水平。最后應完善目標管理，保證制度執行的效率。高校辦公室的管理要有一套健全可行的規章制度、考核制度。將辦事流程、行為準則等以條文的形式確立下來，不斷鞭策辦公室人員的自我危機意識。例如，崗位目標責任考核制度、會議室使用管理制度、公務接待管理制度等。對工作人員展開規范性、科學性管理，提高高校辦公室管理水平。新媒體時代，要結合實際工作不斷完善，使規章管理制度真正發揮其督促作用。

3、創新辦公室文化建設，提升辦公室文化品位與辦公形象。

高校辦公室作為學校的窗口部門，以“服務”為使命，更要注重文化建設。辦公室文化建設主要包括物質文化和精神文化兩個層面，物質文化建設主要是指辦公室構造布局、桌椅設備等硬件辦公設施。新媒體環境下，構建整齊、衛生、美觀的現代化辦公環境，有利于提升辦公室工作人員的工作幸福感，增加工作積極性。精神文化建設主要是指構建辦公室工作氛圍，建設學習型辦公室。例如，學習一些優秀的在線平臺、辦公室圖書角、支部活動等學習交流方式，鼓勵辦公室人員主動、積極學習，培養優良的學習風氣，并增強互動性和趣味性，營造健康、生態的辦公室文化。因此，良好的辦公室文化有利于促進人員的發展，形成積極向上的管理團隊，提升辦學品位，對構建和諧校園、提升教育質量有著重要的意義。

總而言之，在新媒體環境下高校辦公室管理需要轉變思路，創新管理模式，去構建一支高質量、高水平的行政管理隊伍，促進高校健康、穩定地發展。