淺談住房公積金檔案管理

李沁娟

摘 要：住房公積金檔案是公積金的經(jīng)辦單位在辦理住房公積金業(yè)務(wù)活動過程中的真實記錄，主要包含了住房公積金的繳存、提取以及個人住房公積金利用等方面的內(nèi)容。伴隨著住房公積金的增長，住房公積金檔案的數(shù)量也相應(yīng)的不斷增多，住房公積金檔案管理中也產(chǎn)生了不少的問題。

關(guān)鍵詞：住房公積金檔案 檔案管理 留存材料

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

住房公積金檔案是隨著住房公積金的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，其檔案管理是一項集專業(yè)性、綜合性、安全性、保密性為一體的重要工作，是住房公積金管理工作的核心。隨著住房公積金數(shù)量的增加，檔案數(shù)量也在與日俱增， 面對新形勢，加強住房公積金檔案管理，是當(dāng)前住房公積金管理工作面臨的一個重要問題。

一、住房公積金檔案工作基本情況

住房公積金檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)是繳存利用過程中形成的文件材料，是單位繳存職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、基數(shù)調(diào)整、匯繳變更清冊、轉(zhuǎn)移、貸 款、封存、注銷、調(diào)入憑證、公積金中心的回執(zhí)單等活動中形成的具有參考的有利用價值的原始記錄。它保留著當(dāng)事人的真跡，具備法律效應(yīng)，是防范和化解公積金檔案利用的有效憑證，當(dāng)發(fā)生法律糾紛時，住房公積金檔案可作為當(dāng)事人憑據(jù)，采取相應(yīng)措施，從而將風(fēng)險降到最低。為繳存人的切身利益提供保障。住房公積金每筆業(yè)務(wù)的記載都與繳存公積金的職工的利益息息相關(guān)，隨著住房公積金數(shù)量的增加，其檔案數(shù)量急劇上升，內(nèi)容更加豐富。加強新形式下的住房公積金檔案管理不僅是當(dāng)前檔案規(guī)范化管理的需要，也是做好各項工作的基礎(chǔ)。

二、目前住房公積金檔案管理存在的問題

1.思想認(rèn)識不夠深

檔案管理方面普遍存在思想不夠重視的問題，淡化政策性優(yōu)勢，防范意識不強，執(zhí)行不夠嚴(yán)，且檔案管理人員大都是臨時安排的，在檔案管理部門一般都是兼職，對檔案管理的相關(guān)理論認(rèn)識不深，缺乏工作經(jīng)驗。

2.檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善

辦公設(shè)施與所承擔(dān)的管理職責(zé)差距較大，沒有專門的公積金檔案柜，檔案管理設(shè)備簡陋，設(shè)備無法規(guī)范，檔案庫房無法保證，遺失、損壞的可能性極大，不僅難以保證其檔案的安全性和準(zhǔn)確性，且由于缺乏專門的門類統(tǒng)一集中保管，目前很多資料或凌亂或未收集起來，放在各自的經(jīng)辦人員手中，也導(dǎo)致了資料查詢的困難。

3.檔案管理制度不健全

公積材料要新增檔案門類，針對住房公積金檔案管理還未制定出一個管理制度或辦法。由于現(xiàn)行的“分散式”保存理念，檔案資料過度膨脹，大量的紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，既增加了成本，又增加了工作量，限制了住房公積金檔案資源的利用和共享，造成檔案管理質(zhì)量的低下。

4.檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

隨著公積金檔案管理工作的業(yè)務(wù)增大，導(dǎo)致工作人員匱乏的現(xiàn)象發(fā)生，因此，有一些管理人員是兼職人員，在專業(yè)知識方面很匱乏，在實際檔案管理工作中也只能做一些日常的工作，對于計算機(jī)技術(shù)與一些專業(yè)技能知識并不了解，這會嚴(yán)重影響到檔案部門的工作效率。還有一個原因，有些地方的檔案管理人員文化程度不達(dá)標(biāo)，知識面比較窄，思想與管理水平已經(jīng)嚴(yán)重落伍，接受培訓(xùn)的機(jī)會也比較少，這一系列的原因都已經(jīng)成為檔案管理工作混亂的根源。

三、加強住房公積金檔案管理的對策

1.加強住房公積金檔案管理制度建設(shè)

要制定一套時效性強，標(biāo)準(zhǔn)程度高的制度規(guī)定。公積金管理部門，要結(jié)合《檔案法》及《住房公積金管理條例》中有關(guān)檔案管理的要求，并結(jié)合不同類別的公積金檔案內(nèi)容特點特定合適的檔案管理制度，為檔案管理建立可以遵照執(zhí)行的規(guī)范化制度，確保檔案管理的規(guī)范化、制度化。

2.規(guī)范住房公積金檔案歸檔管理

住房公積金檔案管理，要嚴(yán)格依照檔案管理規(guī)定，提升管理的合規(guī)性和程序性。對不同業(yè)務(wù)各類的檔案，要建立不同形式的檔案管理工作流程。在涉及到需要監(jiān)督管理的，應(yīng)該將檔案管理人員進(jìn)行崗位分離。

3.加大投入，完善硬件設(shè)施

公積金檔案管理單位要投入資金，購置檔案柜，配備恒溫恒濕設(shè)備、聲像檔案柜，在原有檔案庫房基礎(chǔ)上，專門打造一個標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化檔案查閱室，將所有檔案目錄均錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。對其工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

4.做好保密工作

對于住房公積的檔案管理，一定要提升檔案管理人員的保密意識。做好檔案的保密工作，不能發(fā)生泄露職工信息的事件。本人或受委托人查閱、復(fù)印、調(diào)取檔案的，必須攜帶身份證，委托人須出示委托書，方可進(jìn)行查閱、復(fù)印和調(diào)取。除紀(jì)檢、監(jiān)察、審計等有關(guān)部門依法詢問檔案內(nèi)容外，任何人不行私自向外泄露住房公積檔案信息，也不得在單位內(nèi)部與其他人員談?wù)撚嘘P(guān)檔案的具體內(nèi)容，違者要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

5.規(guī)范檔案管理人員管理，加強檔案管理知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)

加強住房公積金檔案管理人員職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，規(guī)范檔案管理人員職責(zé)，提高住房公積金檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、完善性和規(guī)范性。加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作進(jìn)一步提高住房公積金檔案管理人員的綜合素質(zhì)，及時更新業(yè)務(wù)知識，提升業(yè)務(wù)能力，是新形勢下業(yè)務(wù)民展的需要。要加強檔案管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提升其管理檔案的專業(yè)技能水平，為住房公積金檔案管理，提供高素質(zhì)的專業(yè)化人才。

6.注重開利用，充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能

住房公積金檔案對于公積管理、住房公積金檔案的利用，有著很重要的作用。所以，住房公積金管理機(jī)構(gòu)，要充分發(fā)掘和利用檔案作息資料，提升其服務(wù)功能，為檔案利用者提供準(zhǔn)確、迅速、全面的查詢服務(wù)，進(jìn)一步提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

結(jié)語

住房公積金檔案管理對于住房公積金管理來說具有非常重要的作用，雖然當(dāng)前的住房公積金檔案管理還存在若干問題，但是相信隨著各個相關(guān)部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理也會得到不斷的完善，為住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展提供更好的支持。

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