數字化檔案在檔案管理工作中的作用

鄭云鵬

摘 要：檔案管理是信息化改革較早涉足的領域，而檔案數字化是檔案管理信息化改革中較早出現的內容之一。本文主要探討數字化檔案，在檔案管理改革過程中的發展背景和早期功能定位，同時也結合當前時代下檔案管理工作的發展趨勢，重新審視數字化檔案在現代化檔案管理工作中的作用，希望能夠為檔案管理工作者提供一下參考。

關鍵詞：檔案管理 數字化檔案 現代功能

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）01-000-01

一、數字化檔案的發展背景與早期功能

傳統的檔案資料通常為實體化形式存在，而這類實體存儲介質的信息承載量有限，會占用較大的現實存儲空間，而且也不利于快速查找、歸類和復制。在信息時代下，數字化編碼與存儲技術的出現有效地解決了傳統檔案的這些缺點，因此檔案管理也成為信息時代各行業信息化改革最早涉及的領域。

從早期檔案管理信息化改革的角度來看，數字化檔案發展支出的具體功能定位主要集中在存儲功能層面上，其目的在于解決傳統實體存儲材料的固有限制，因此早期數字化檔案在檔案管理工作中的具體作用也依然以存儲為主，具體可以分為以下三種：第一，對實體檔案進行高密度的存儲，數字化存儲介質可以替代體積百倍于自身的傳統檔案，由此提升檔案存儲機構在檔案信息保存量上的增長上限;第二，為實體檔案提供有效的備份，用于支持檔案損毀后的恢復工作;第三，為檔案信息的轉移和利用提供更便利的條件，其效率遠超出傳統檔案，這種便利為檔案信息價值的開發提供了重要支持。

二、現代化檔案管理中數字化檔案的新型作用

在信息化技術高速發展的今天，數字化檔案在檔案管理工作中的作用早已不再局限于存儲層面，而是根據現代化信息技術的發展形成了許多新型作用，拯救檔案管理工作而言，其所產生的新型作用主要有以下幾個方面：

第一，提升檔案管理工作的標準化和規范化水平。在傳統檔案管理工作中，實體檔案的錄入、歸檔、日常管理等工作幾乎都需要通過人工方式來進行處理，這類處理工作中，人工工作的錯誤率相對較高，同時答案內容的呈現形式、檔案管理的基本流程都很難達成絕對的標準化，這會進一步提升檔案信息的失真率。再采用數字化檔案后，檔案信息的處理方式較為標準，人工工作很少涉及檔案內容的錄入過程，在標準化的計算機識別與錄入過程中，檔案信息內容失真的概率大大降低;與此同時，采用數字化檔案后檔案信息采集、歸檔和日常管理的人工參與部分也隨之減少，軟件系統替代人工功能后會促使相應管理過程的規范化。因此，使用數字化檔案本身就會促進檔案管理工作的標準化和規范化發展，并且這種促進性也會伴隨著信息化系統在檔案管理工作中的全面應用而逐步深化和完善。

第二，提升檔案管理工作的整體效率。數字化檔案最初只服務于檔案管理工作中的存儲介質優化和信息形式優化，這不僅僅會直接改變除檔案錄入和使用形式，還會對檔案管理的大多數中間過程產生顯著影響。其中最為突出的影響有三個方面，一是促進檔案歸類的處理效率，數字化檔案可以采用計算機系統進行更快速地歸檔處理，其效率遠非人工處理所能達到的;二是提升檔案提取的基本效率，數字化檔案可以突破時空局限，利用計算機數據庫系統和數據庫檢索技術實現極其快速的檔案提取，這也是傳統的實體檔案所不能實現的;三是提升檔案檢查、修改和校對的效率，部分機構需要定期對檔案信息進行檢查、修改、豐富和完善，相應檔案信息需要變動，同時檔案變動信息也需要進行記錄，使用實體答案是此類處理工作通常需要增加新的檔案載體，而電子檔案可直接同步記錄，且檔案變更信息的記錄也更為詳實，這會大幅提升此類檔案處理工作的效率。

第三，降低檔案管理工作的整體成本。傳統實體檔案管理工作需要較多的人力資源來滿足檔案管理工作的實際需要，而且實體檔案的存儲也需要占用較多的現實空間，其存儲過程也需要提供較高的安全保障條件，上述三類需求都導致了傳統檔案管理工作的整體成本偏高，這也使得部分機構對于檔案管理工作的支持略有不足。而在使用數字化檔案的情況下，檔案管理工作對人的需求降到最低，同時也可以擺脫對現實空間的硬性需求，也能消除傳統實體檔案對多樣化安全保障條件的特殊需求，這使得檔案管理工作的硬性成本得到有效控制。

三、數字化檔案對檔案管理工作帶來的挑戰和機遇

雖然檔案數字化為檔案管理工作帶來了巨大的變革和發展，但與此同時為檔案管理工作帶來了新的挑戰，具體表現在兩個方面：一是數字化檔案帶來了新的信息安全風險，數字化檔案也存在被竊取、篡改和破壞的風險，這需要檔案管理機構對數字化檔案管理條件下信息化安全防護措施進行完善;二是數字化現在全新的信息化系統中運行才能充分發揮其價值，因此，檔案管理機構也需要根據數字化檔案的管理和利用需求建立完善的整理信息化系統，這需要相應機構對檔案信息化管理的流程進行重新梳理和完善。

當然，數字化檔案的出現也意味著檔案管理信息化發展的開始，當前信息化技術尚處于高速發展，數字化檔案未來的還有更多有待挖掘的新作用，這也是，現在把管理工作改革所需把握的要點。例如檔案管理不僅僅處理檔案保存工作，還需要結合檔案歸屬機構的實際需求，對檔案資源進行深入的開發和利用，挖掘檔案在重要信息留存以外的其他價值。在大數據技術和人工智能技術高速發展的今天，海量的檔案信息可以通過數字化檔案之一媒介進行高效的整合與利用，比如企業可以對經營檔案信息進行綜合性的對比和分析，實現遠超出常規財務報表分析的高價值結果。

結語

總體而言，數字化檔案在檔案管理工的作用并不是恒定不變的，其會隨著檔案管理工作的社會環境、信息化技術的總體發展而不斷拓展，需要始終關注管理需求和技術改革的發展方向，不斷探究數字化檔案的新型功能和價值，不斷挖掘數字化檔案在檔案管理中的新功能、新作用，為檔案管理技術的不斷發展和完善提供更多樣化的支持。

參考文獻

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