信息時代高校檔案管理工作面臨的問題探析

（廣東財經大學，廣東 廣州 510320）

在科學技術的強大推動下，信息化技術得到了廣泛的應用，對于各項工作的管理產生了很大的影響，而且社會大眾的重視程度也比較高。其中，在高校檔案管理中，信息化技術的應用價值較高，不僅可以為高校調研和學科建設提供幫助，而且還可以不斷優化學校的教育體系，滿足人才培養的內在需求，從而充分發揮出高校檔案管理的應用價值，順應信息時代發展趨勢。

一、信息時代高校檔案管理工作面臨的問題

1、管理手段的規范性不足

在檔案管理過程中，要想確保檔案管理工作水平的穩步提升，必須要對相關檔案管理條例中的要求和內容進行深入分析，有效落實檔案管理工作。在信息化技術的強大推動下，諸多檔案管理人員沒有對基礎檔案管理工作內容予以高度重視。一旦檔案管理基礎工作無法有效落實，那么檔案管理的規范性和合理性將難以得到體現，無法與信息時代下檔案管理的內在需求相符合。此外，在相關因素的影響下，難以明確檔案管理基礎工作的具體細則，而且檔案之間的相通性也難以得到保證，與信息化檔案管理需求相差甚遠，嚴重影響著高校檔案管理工作的實施。

2、缺少完善的檔案信息化管理制度

現階段，電子技術在電子化信息檔案管理中得到了廣泛應用，其信息化特點顯著，但是信息的利用程度并不高，從而影響到高校檔案管理工作的開展。因此，要加強信息化檔案管理體系的制定，以保證檔案信息化管理工作的有效開展。然而，在實際上，統一的規范管理尚未實現，不利于更好地發展檔案信息管理，也影響著信息共享和連接目標的實現。此外，檔案管理編制制度的不健全，會加劇信息輸入的差異程度，從而對檔案管理工作的現代化產生了莫大的威脅。

3、檔案管理的安全性和私密性缺失

基于信息時代視角，在計算機檔案管理方面，各類安全問題的出現難以避免，一些不法分子會趁虛而入，借助計算機漏洞，以此來竊取檔案文件中的諸多信息，其私密性難以保證，從而極容易造成安全隱患的出現。一旦黑客纂改檔案文件中的關鍵內容，將會對檔案管理工作效率造成很大的影響，從而導致諸多風險的出現。

此外，通過對電子檔案文件的落實結構進行分析，發現其復雜性比較顯著，存儲方式的變化也比較明顯。相關檔案管理技術人員如果無法掌握信息技術，通訊技術和計算機技術，在不法分子出現以后，將會嚴重影響到檔案管理工作，甚至會導致檔案管理工作建設始終停滯不前。

4、管理軟件的兼容性不足

在科學技術的強大推動下，檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯，涌現的檔案管理軟件也越來越多。一般來說，檔案管理軟件有助于將檔案內容的信息化水平提升上來，但是仍然存在著一些不足的地方，很難有效提高檔案管理工作效率。比如各個行業使用的計算機類型具有一定的差異性，進而使相關檔案管理軟件的差異性尤為突出，相互之間的兼容性難以保證，不利于提高檔案資源的共享水平，甚至影響著信息化檔案管理工作的開展。

除此之外，檔案管理信息化的標準性有待完善。在檔案管理信息化方面，其應用性顯著，借助統一檔案管理信息化標準，有助于檔案資料安全性的增強。但是通過對目前檔案管理工作實際情況進行分析，目前，檔案管理工作信息化的標準性不足，不利于檔案信息管理基礎開發和共享等功能的充分發揮。此外，統一的檔案管理編制有待完善，部分系統軟件的移動受阻，從而影響著信息化檔案管理工作。

5、檔案專職工作人員的綜合素質難以保證

目前，一些檔案專職工作人員的整體水平并不高，與檔案管理需求不一致，檔案專職工作人員業務知識的缺乏，就容易造成檔案材料歸類錯誤，查找困難等問題，無法將檔案管理的安全性提升上來。

二、信息時代高校檔案管理的應對措施

1、加強檔案管理的信息化建設

要想確保檔案管理工作效率的穩步提升，并體現出檔案管理的作用，必須要將檔案管理工作和信息化結合在一起，積極構建檔案管理工作的信息架構，同時加強科學技術手段的應用，嚴格管理檔案信息，不斷提高檔案管理的自動化水平，促進檔案文件檢索和查詢工作的順利進行，并便于其他部門對檔案文件的合理應用，推動其工作效率的提升。比如在檔案文件的圖像和文字等管理中，要加強信息技術的應用，促進檔案管理歸類工作的順利實施，并借助多媒體技術，積極融合信息資源，使之成為協調統一的有機整體，憑借圖片和文字相融合的方式，以此來展現出檔案管理方式，將檔案管理形式拓展開來，并推動檔案管理效率的提升。

此外，在計算機檔案管理方面，要遠距離交流檔案管理的信息，進一步優化檔案管理的信息化碎片，共享其資源。

2、完善檔案管理信息保障體系

要想確保高校檔案管理的安全性和保密性大大提升，加強檔案信息保障體系的構建非常重要。要提高對電子文件歸檔管理的重視程度，對檔案工作密碼予以統一保存，做好定期更換工作，在檔案文件電子轉化和存儲工作中，要加強統一數字化技術手段的應用，保證高度的標準化和科學化水平，并確保轉化后的電子檔案，可以如實反映原始信息。

3、加大高校檔案的安全防護力度

對于高校檔案管理部門而言，要借助計算機，積極開展檔案管理信息系統的安全防范工作，比如在機房，要加強防盜門、窗的安裝。不斷增大系統的加密力度，在進入系統之前，要注重密碼或口令的增設。在用戶出現錯誤操作的情況下，系統還可以給予相應的提示或警告。同時，機房安裝空調也是至關重要的，并對不間斷電源予以配備，避免在出現斷電時，出現數據丟失現象。在機房內，應避免對復印機進行放置，將靜電效應的產生降至最低。

此外，防治入侵計算機病毒，加強防病毒卡的安裝，將保護標簽貼在系統盤和數據盤內，加強專門殺毒軟件的應用，定期檢測計算機系統。針對系統文件和數據文件，要做好相應的備份工作，特別要每天做好輸入數據的復制，確保學校教學、科研等各項工作的順利實施，保證較高的服務質量和水平。

4、加強軟件的兼容性

在信息時代下，檔案管理工作和信息化建設之間的融合勢在必行，信息化建設，有助于共享檔案信息化管理的資料。因此，高校檔案管理部門要不斷創新信息技術和檔案管理模式，注重信息利用效率的提升，保證良好的檢索效率。比如在分類存儲檔案資料中，檔案管理部門要加強管理系統的應用，或自主編程檔案管理軟件，然后結合計算機技術，對其文字和圖像類的檔案予以準確識別，根據類型，使其在相關信息庫中得到存儲，從而給予軟件的兼容性一定的保障。此外，要借助網絡技術，實時傳播檔案資料，彌補傳統檔案管理中存儲老化現象的出現。

在同一檔案管理信息化標準方面，要對統一檔案管理細則予以編制，加大落實力度，使系統軟件的兼容性大大提升，將檔案管理標準的統一性發揮出來。檔案管理工作由于涉及到較多的部門，所以要對其工作崗位職責予以明確化，集中管理各個部門的檔案，同步開展檔案管理工作和高校各項工作。

5、開展檔案專職工作人員的培訓活動

在高校檔案管理工作中，對于從事檔案管理的專職工作人員來說，必須要注重自身綜合素質的提升，并充分掌握檔案管理知識，將傳統檔案管理的基本知識予以明確化，與時代發展步伐保持高度的統一性，推動網絡管理現代化水平的提升。各個檔案專職工作人員要對信息技術予以熟練應用，順利錄入和查閱檔案數據。省市檔案局，由于具有政府部門的職能，所以要對行政區域內的檔案事業予以負責管理，嚴格監管性質區域內的檔案工作。

高校要定期開展相關培訓活動，如專家講座、進修深造以及課程再培訓等，對計算機檔案管理方式進行充分掌握，借助人才的力量，保證檔案管理工作的順利進行。在培訓方面，一些地方的檔案局對檔案遠程教育平臺予以開設，為檔案專職工作人員順利登錄平臺進行學習。所以說，檔案管理單位應進行積極參考，加強檔案遠程教育平臺的開設。

三、結束語

總而言之，在高校不斷發展進程中，檔案管理工作已經成為了一項重要工作內容，在信息化時代出現以后，對高校檔案管理工作的開展產生了不容忽視的影響。對于高校而言，要想將檔案信息化管理工作有效的實施，必須要加強檔案管理的信息化建設，發揮出科學技術的推動作用，完善檔案管理信息保障體系，提供良好的制度性保證，而且積極防護高校檔案，保證高度的安全性、私密性。需要注意的是，要開展檔案專職工作人員的業務培訓，保證檔案專職工作人員較高的綜合素質。