淺談高職院校行政秘書管理工作

摘? 要：高校二級學(xué)院行政秘書是重要崗位，是溝通上下左右的樞紐。行政秘書工作具綜合性、煩瑣龐雜、工作內(nèi)容多。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗，從心態(tài)管理、工作事務(wù)、提高效率、優(yōu)化服務(wù)這四個方面闡述做好行政秘書工作，并且就如何更好工作提出建議。

關(guān)鍵詞：高校;行政秘書;工作

行政秘書是基層行政管理者，作為一名行政秘書，不僅要做到熱愛工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項任務(wù)，還要有服務(wù)意識。二級學(xué)院在學(xué)校中起承上啟下作用，是教學(xué)、教輔單位。辦公室則是綜合處理各項事務(wù)的場所，行政秘書須聽從上級職能部門指示，做好各項工作事務(wù)。日常工作運轉(zhuǎn)中，提升自身管理來提高工作效率，促進學(xué)校可持續(xù)性發(fā)展。

一、行政秘書崗位職責(zé)

行政秘書作為學(xué)院（系部）日常工作管理者，工作服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，對接部門是教務(wù)處、人事處、總務(wù)處等相關(guān)部門。貫穿于這些工作中的內(nèi)容，簡要說明幾點可概括如下。其一是會務(wù)管理，召開會議和舉辦活動時要做好會議組織、會議場所布置、接待工作、撰寫會議紀要、會議的宣傳報道。其二是印章管理，登記退學(xué)、休學(xué)學(xué)生用章申請，蓋章在讀證明、綜測測評表、就業(yè)推薦表等各項文件。其三是人事工作，收集申報人員材料，輔助完成相關(guān)系列職稱申報條件初審，聽從領(lǐng)導(dǎo)指示，做好評審一系列工作。其四是物料管理，配合教師請購教學(xué)用品，增置辦公用品，定時領(lǐng)用復(fù)印紙，保證正常辦公、教學(xué)秩序。為了維持上課所需，行政秘書提前十五分鐘至辦公室，方便學(xué)生借用鑰匙上課。統(tǒng)籌管理鑰匙，方便學(xué)生會、社團活動的彩排和開會，避免造成混亂現(xiàn)象。其五是考務(wù)工作，期初、期中、期末、補考、清考等考試安排的落實及試卷、分析表等材料的收集歸檔，成績管理、辦理重修、英語B級、四級、計算機、普通話等級考試報名通知等工作。其六是學(xué)籍異動管理工作，掌握全院學(xué)生有關(guān)退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、畢業(yè)等情況，及時做好學(xué)生退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、畢業(yè)等手續(xù)的辦理工作。其七是其他工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各項行政事務(wù)，認真履行自身職責(zé)。

這些意味著每天要處理各式各樣的事情，行政秘書工作本身就多樣化。因此，如何做好工作就顯得尤為重要。

二、行政秘書如何做好管理工作

（一）保持積極心態(tài)，追求極致工作

行政秘書工作性質(zhì)決定了事情的繁雜，面對老師、學(xué)生、眾多消息，如何處理好事情是關(guān)鍵。我們不能因為事情多而急躁、煩悶，不單單影響個人心情，對于辦公室環(huán)境也有一定消極作用。擁有積極心態(tài)，可以在工作中游刃有余。在人與人之間的交往過程中，將樂觀心態(tài)放在工作中，可以解決很多問題，進一步提高效率。生活中有些人面對不良情緒，只會發(fā)牢騷、抱怨、發(fā)怒，而作為行政秘書，我們要管理好自己的心態(tài)，幫助他人面對困難，解決困難。熱愛本職工作，會讓工作變得有趣，才能把工作做得更加完美。

（二）注意細節(jié)講究，正確處理事務(wù)

行政秘書的工作側(cè)面反映出了它的嚴謹性。一方面，工作中對待每一件事都要謹小細微，絕不能忽視錯小的發(fā)生。一旦發(fā)生，要具備處理問題的能力，盡快將其解決。如果無法解決，要虛心向上級部門、領(lǐng)導(dǎo)反饋，請求領(lǐng)導(dǎo)解決該事。舉個例子，會務(wù)工作是行政秘書工作的一部分，會議提前準(zhǔn)備、會議中期工作、會議善后工作這些都需要行政秘書縝密考慮，避免發(fā)生不必要的失誤。會議方案可以設(shè)置成A和B方案，如遇危機時，即可啟動另一方案，以保質(zhì)保量完成任務(wù)。另一方面，即說即做是很重要的，杜絕大鍋飯心態(tài)。上級部門發(fā)送通知，要及時轉(zhuǎn)發(fā)、處理好。提高執(zhí)行力也是行政秘書工作應(yīng)具備的能力。

（三）加強知識學(xué)習(xí)，提高工作水平

位于21世紀中，加強自身建設(shè)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是工作中的必須要點。行政秘書要意識到自己工作的流暢性，并不是一成不變的機械工作。我們要具備多方面的能力，在時代的更迭中，要學(xué)會使用OA系統(tǒng)來完成業(yè)務(wù)辦理。OA代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦事，使行政秘書少跑腿到上級部門交出差申請表、請假審批表等，便于了解學(xué)院老師的出差動態(tài)，了解師資的培養(yǎng)情況。相對而言，二級學(xué)院行政秘書外出培訓(xùn)機會較少，我們要珍惜、積極參加各種培訓(xùn)。例如，每年一次的福建省高等學(xué)校教育管理人員管理課程培訓(xùn)班學(xué)習(xí)來以此提高工作能力和效率。再者，加強學(xué)習(xí)公文寫作、禮儀文書寫作、檔案學(xué)等知識學(xué)習(xí)，提高辦公業(yè)務(wù)水平是相當(dāng)重要的。

（四）精細工作管理 優(yōu)化師生服務(wù)

精細管理要求行政秘書應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，應(yīng)甘于平凡、自尊自重，應(yīng)有突出的辦事能力、溝通能力、表達能力。在實際工作中，獨立處理手頭上的每一件事，根據(jù)某件事情從始至終進行跟進，防止中間出現(xiàn)斷層，教師對于該做的事情沒有掌握和了解，通過QQ群溫馨提示教師，在該事項結(jié)束前配合教師完成工作。日常工作中，可以制定周表格，詳細羅列周工作，一件一件去解決。時間管理上，分清輕重緩急、主次之要，先完成近期較急且重要的任務(wù)，完成一項之后在周日志記錄，使工作有條不紊，至少不會一頭霧水。在效率提升的基礎(chǔ)上，空余時間則更方便全心全意服務(wù)于師生。與教師、學(xué)生交流時，秉持寬厚謙和態(tài)度，盡心盡力去幫助大家。當(dāng)意見分歧時，更是要耐得住性子，微笑服務(wù)師生去解決每一件事。

三、行政秘書工作的幾點建議

（一）行政秘書可參照番茄工作法，選擇一個待完成的任務(wù)，將番茄時間設(shè)成25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時鐘響起，然后再紙上畫一個X短暫休息一下（5分鐘就行），每四個番茄時間多休息一會。這樣不但高效工作，也能讓身體處于平衡狀態(tài)，不至于太累。畢竟使你疲倦的有時候不是前面的高山，而是你鞋里的一粒沙子。將時間掌握在自己手上，成就更好的工作和實現(xiàn)人生自我價值。

（二）規(guī)劃職業(yè)生涯

職業(yè)規(guī)劃是指個人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合， 對決定一個人職業(yè)生涯的主客觀因素進行分析， 對自己的理想、興趣、能力專長、經(jīng)歷及不足等各方面進行綜合評定， 根據(jù)自己的職業(yè)傾向， 確定最佳職業(yè)奮斗目標(biāo)，并且編制相應(yīng)的行動計劃， 對每一步做出科學(xué)有效的安排。

沒有目標(biāo)的人前進是做無意義的用功。而規(guī)劃好職業(yè)生涯會帶來一百種不一樣的新的體驗。行政秘書應(yīng)理清思路，找準(zhǔn)屬于自己的終身職業(yè)生涯。及早確定，一旦確定，朝目標(biāo)一直前進，躲開迷茫、困惑期，有助于行政秘書實現(xiàn)職業(yè)理想和價值。

（三）多參加培訓(xùn)機會

行政秘書的工作一直以來并沒有得到十分的重視，特別在二級學(xué)院，出去外面培訓(xùn)的次數(shù)少之又少。這對于提高行政秘書業(yè)務(wù)能力有一定的影響。走出去，可以拓寬視野，增長見識，增強知識。我覺得有必要給行政秘書安排出外培訓(xùn)的機會，增長知識和才干，也能讓行政秘書對自己的工作更有信心和動力，更好為學(xué)院師生服務(wù)。

（四）重視和積極實踐終身學(xué)習(xí)

行政秘書工作的性質(zhì)和特點表明行政秘書工作并不是不可替代的，因而要有強烈的危機感，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，嚴格要求自己學(xué)習(xí)文化知識和運用信息技術(shù)手段去幫助自己梳理清楚工作遇到的難題。終身學(xué)習(xí)是一種趨勢，是專業(yè)發(fā)展的趨勢，是我們職業(yè)發(fā)展的動力。正所謂，活到老學(xué)到老，一直學(xué)習(xí)理論和文化知識是行政秘書需要做到的。

四、結(jié)語

二級學(xué)院工作內(nèi)容具復(fù)雜性，行政秘書務(wù)必保持良好心態(tài)，讓自己快樂工作和健康成長，也推動身邊的師生努力向前，貢獻自己的力量且助力學(xué)校更快、更好發(fā)展。

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作者簡介：

許愉欣（1994.7-）;性別：女;民族：漢;籍貫：福建漳浦;職稱：研究實習(xí)員;學(xué)歷：本科;研究方向：高校教育管理。