信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策

李滿

摘 要：我國當前有關于文書檔案管理僅僅只有三十年的時間，但是發展速度較快，已經慢慢走上正軌，現階段我國文書檔案已經成為一門獨立，發展速度較快的學科，對于推動我國文化藝術建設發展起著十分重要的作用。就目前來看，我國文書檔案管理發展已經具有一定的規模化以及科學化，取得了較多的成果，但是依舊需要加強自身管理，推動文書檔案管理取得更高的成就。

關鍵詞：信息時代;文書檔案管理;問題;對策

通過實施文書檔案工作，可以有效地實現對于相關文書檔案材料進行科學化、合理化以及規范化的整理歸納。進行文書檔案工作，便是指管理人員通過科學的方式手段，正確使用合理的管理方案，為藝術資料進行整理，豐富我國當前檔案館的收藏數量。而當前進行的文書檔案管理主要為以下幾部分：即收集相關的藝術管理資料，將其整理歸納，并且采用合理科學的方式進行保管，對于一些文書檔案資料進行鑒定以及檢索，進行統計，便于日后工作的需求。所以說加強文書檔案工作的發展，對于推動我國文化的建設有著十分大的作用。

一、信息時代下文書檔案管理工作面臨的問題

（一）缺少規范化的標準

當前我國在進行檔案信息資源管理的時候，本身便具有著實用以及信息的特征，所以在進行管理的時候，便需要保障文書檔案在管理中能夠符當前國家檔案管理所要求的標準，才能切實使文書檔案的安全性以及準確性得到有效的保證。但是現階段我國文書檔案管理工作還存在較多的問題，無論是在形式上還是在層次上，文書檔案管理的信息系統以及網絡平臺的建設都存在這一定程度的差異化。這一點也導致我國文書檔案信息管理的工作在進行共享以及服務時，多方面都受到了較大的阻礙，發展十分滯緩[1]。

（二）管理的軟件不夠透明化

在當前我國信息化發展速度較快的大環境之下，在我國個城市以及地區已經較為廣泛的使用互聯網技術，但是當前我國文書檔案管理工作在現代化發展下還存在一定的問題。例如使用的文書檔案管理所選擇的軟件和發達國家的軟件還有一定的差距，無法和我國現階段現代化的情況相匹配，軟件還不夠透明化、規范化，這也導致我國文書檔案管理中出現了較多的漏洞，不利于我國檔案管理事業的發展。所以現階段我國文書檔案管理工作人員應該提高專業技術水平，研發出符合我國文書檔案管理實際情況的軟件，推動我國檔案管理事業得到更加快速的發展。

（三）工作人員的專業技能無法適應信息時代下的發展

在當前信息時代的大環境之下，對于文書檔案管理有了更高的要求。但是由于檔案管理的內容十分繁瑣，所以進行文書檔案管理的工作人員，需要不斷地學習相關的內容，轉化自己的管理理念，提高專業化能力，強化自己的管理水平。但是目前我國很多企業對于管理人員要求較低，并且在工作之后沒有進行相應的專業化培訓，從而導致檔案管理工作人員的專業技能無法適應信息時代下的發展。

二、推動信息時代下文書檔案管理工作發展的具體措施

（一）加強信息化管理，開發相匹配的軟件

在進行文書檔案管理信息化的實施過程中，相關的軟件使用是不可或缺的，作為文書檔案管理信息化落實的保障，文書檔案管理信息化軟件有著重要的地位。所以只有完善當前我國的文書檔案管理信息化軟件，推動文書檔案管理信息化軟件得到進一步發展，才能真正意義上發揮出文書檔案管理信息化的作用[2]。這便需要專業的技術人員對于我國文書檔案管理有著全面的了解，對于當前文書檔案管理進行進一步的分析探究，從而開發和我國文書檔案管理信息化相匹配的軟件。只有軟件和我國當前文書檔案管理信息化相適應，才可以為管理人員帶來便利，提高其的工作效率，實現精準化的管理。另外在進行文書檔案管理的過程中，也可以達到較好的監控，可以有效地找出其中的關鍵點，節省了大量的人力，物理，降低了文書檔案管理的發展成本，從而推動我國文書檔案管理信息化的發展，加強我國文化建設的發展[3]。

（二）加大管理人員專業技能培訓

現階段我國科學技術的發展日益加快，國民生活的水平也在不斷地提升，而對于文書檔案管理的要求也越來越多。在現代化高速發展的背景下，一方面需要管理人員具有專業的技能知識，另一方面，也需要管理人員掌握現代化的信息技術，并且在文書檔案管理中可以合理科學的應用，繼而使當前我國的文書檔案管理得到進一步的發展。所以相關部門需要加大對于管理人員專業知識的培養。管理人員應該要接受相關知識的培訓，樹立良好的終身學習觀念，建立完善的文書檔案管理專業管理人員培養機制[4]。各大高校也需要完善相關培訓知識，加強對于創新意識的培訓，提高學生技術創新能力，為文書檔案管理發展提供強有力的人才技術保障，推動現代化文書檔案管理創新的發展。同時相關機構也需要進行監督以及建立完善的考評機制，督促管理人員在完成自己的工作之外提高自身的專業化水平。還需要注意的一點便是由于當前我國文書檔案管理發展還處于早期，需要得到進一步的發展與完善，缺乏較多的先進經驗，所以在進行文書檔案管理時可以成立管理小組，再出現問題的時候，如果有管理人員自身無法解決的問題，可以在小組內進行探討研究，制定解決措施，推動文書檔案管理的發展[5]。

三、結論

進行文書檔案管理的范圍較為廣泛，不僅需要進行歸納整理，還需要進行鑒定，并且要完好的保存下來，而這些對于我國之后的文化建設的發展、相關的活動的開展、以及藝術文化的傳承與發展都有著十分重要的意義。所以當前在進行藝術的檔案管理時，需要加強對于工作人員的建設，轉化工作人員的觀念，進行信息化管理，推動我國文書檔案管理實現進一步的發展。

參考文獻：

[1]胡娜.淺析如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].商情，2017（11）：211.

[2]邵明芹.人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策[J].辦公室業務，2017（16）：131.

[3]劉慧萍.醫療檢測單位文書檔案管理中存在的問題及對策[J].醫療裝備，2017，30（1）：86-87.

[4]楊媛媛，王力.某省機關事業單位文書檔案管理工作中存在的問題及對策建議[J].甘肅科技，2018，34（20）：113-114.

[5]王珍.淺析如何加強煤礦企業文書檔案管理的信息化建設[J].才智，2018（27）：204-205.