信息化背景下文書檔案管理工作探討

楊暉

摘 要：在機關單位的日常運營期間，文書檔案管理工作是一項重要的工作，對于文書檔案的保存和管理有利于機關單位管理工作的開展。基于此，便需要給予該項工作高度重視，在文書檔案管理工作中投入更多的精力，細化分析其中所存在的問題，針對性定制改善措施，確保機關單位文書檔案管理工作被更加優質的完成。

關鍵詞：信息化背景;文書檔案;管理工作

當前，伴隨著我國計算機技術以及網絡通信技術的不斷發展，我國社會開始逐漸進入到信息化時代，在此時代模式下，將信息技術與文書檔案管理工作相結合便可以有效提升文書檔案管理工作的質量，同時在進行歸檔、查找檔案期間的效率也可以有效提升，確保文書檔案管理工作質量更佳。然而，在當前文書檔案管理工作中還存在部分問題，這些問題在一定程度上使文書檔案管理工作受到局限，所以，便需要對于其中的問題做出系統性的分析與探索，隨后針對其中的問題來定制改善措施，從而全方位保證文書檔案管理工作的質量。

1 信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 缺乏監督機制

在當前信息化背景下，文書檔案管理工作中缺乏監督機制便是其中最為重要的一項問題，同時該問題也對于文書檔案管理工作具有較大影響。在實際工作期間，雖然有部分機關單位已經開展了文書檔案信息化管理工作，但是在該項工作中卻并未給予該項工作一定的重視，并且在該項工作中缺乏必要的監督手段，這種情況的出現便導致機關單位文書檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現問題，會由于監督不當而導致問題持續存在，從而致使文書檔案管理工作的質量受到影響，降低機關單位中文書檔案管理工作實效性。

1.2 信息化管理存在局限

在機關單位文書檔案信息化管理工作中，雖然已經有部分機關單位開展了文書檔案信息化管理工作，同時配備了相應的信息化設備，但是，由于管理水平較低同樣會造成機關單位文書檔案管理工作實效性較低的問題。在此期間，由于工作人員受到傳統思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達到相應的信息化文書檔案管理工作要求，從而致使信息化設備無法被充分利用[1]。例如：文書檔案管理工作中，若是想要將紙質檔案轉變成電子數據檔案，對管理工作人員的工作素質具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優質的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業技能有限而影響到整體機關單位文書檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

1.3 文書檔案管理工作保密程度較低

機關單位文書檔案管理工作保密程度較低也是其中一項重要的問題，在該項工作中，為了實現文書檔案管理工作信息化，便需要將紙質檔案轉變為電子檔案，但是在檔案轉變的過程中便有可能會出現相關信息被篡改的問題，同時電子數據存在的形式也比較容易發生變化。針對于電子數據檔案來說，其在修改方面相對傳統的紙質檔案來說比較容易，所以會導致電子檔案的數據真實程度較低。除此之外，文書檔案在一般情況下并不是由一個部分組成，大部分都是包含不同部門之間的信息，若是工作人員需要對于不同部門之間檔案進行匯總整理，便會導致檔案的保密程度降低。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略

2.1 強化文書檔案管理工作監督

在文書檔案管理工作中，若是想要有效提升該項工作的實效性，首先要做的一項工作便是強化文書檔案管理工作監督，這樣才可以確保文書檔案管理中作中的各個環節受到監督和轄制，以保證整體文書檔案管理工作的質量。在實際工作期間，可以在機關單位中成立文書檔案信息化管理監督小組，由監督小組定期或者是不定期的對于文書檔案管理工作中的各個環節做出監督與抽檢，防止在該項工作中存在紕漏之處，一旦發現在其中出現問題，便需要立即上報機關單位，隨后由機關單位組織召開大會，共同商討將以上問題解決，從而提升機關單位文書檔案管理工作的質量[2]。與此同時，監督小組工作人員還需要定期對于自身監督工作做出自檢，找出在工作期間是否存在不足之處，隨后對于自身工作方式做出改善與調整，確保能夠為機關單位文書檔案管理工作保駕護航。

2.2 全方位規范文書檔案管理工作

規范文書檔案管理工作的各個方面也是提升該項工作實效性的有效措施，通過以上措施可以保證文書檔案管理工作科學有序的進行，同時可以令文書檔案管理工作更加規范。在實際工作期間，可以依據當前機關單位文書檔案管理工作的開展情況來定制相應的管理制度，同時還需要對于該項工作做出細化考量，確保管理規范可以涵蓋到文書檔案管理工作的各個方面，這樣才可以有效提升文書檔案管理工作的實效性。同時還需要定制文書檔案管理信息化平臺的管理規范，確保信息化管理平臺可以適用到當前的文書檔案管理工作中，并且保證其中每一項工作的規范性與科學性，進而確保機關單位文書檔案管理工作的質量更佳。

2.3 強化文書檔案管理工作人員專業素質

機關單位文書檔案管理工作中，工作人員的專業素質在一定程度上決定了整個工作的質量與效率，所以便需要有效強化文書檔案管理工作人員的專業素質，從而保證機關單位文書檔案管理工作的質量[3]。在實際工作期間，可以定期開展有關與文書檔案管理工作培訓大會，在培訓大會上面可以對于工作人員的專業素質做出培養，同時令工作人員掌握到更多的專業知識，在培訓大會上面還可以分享一些在文書檔案管理工作中的小技巧之類的知識，確保工作人員在培訓過后都有所收獲，并且其專業素質可以得到提升。通過以上措施可以有效強化文書檔案管理工作人員的專業素質，確保機關單位中文書檔案管理工作的各個環節都被高質量的完成。

3 結語

綜上所述，在當前信息化背景下，機關單位文書檔案管理工作也受到一定影響，從而導致機關單位中文書檔案管理工作存在部分問題，影響到該項工作的實效性。基于此，便需要對于其中所存在的問題做出系統性的分析與探究，在明確其中的問題之后便可以具有針對性的定制改善措施，從而全方位提升文書檔案管理工作的質量。

參考文獻：

[1]畢英梅.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].科學技術創新，2017（13）：249.

[2]李英杰.基于檔案信息化背景下的文書檔案管理工作初探[J].赤子（上中旬），2017（2）：204.

[3]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].科學技術創新，2017（7）：153.