信息化在企業物資采購管理中的運用

周睿松/文

在我國經濟逐步與國際接軌之后，國內各行業也獲得飛速發展，特別是在相關政策和條例的規范與支持下，各大行業逐漸趨向更好方向發展。對一個企業來說，物資采購管理是非常重要的。物資采購流程通常包括了五個環節，分別是價格詢問、物資采購、物資運輸、物資管理、物資分配及使用。由于物資采購涉及較廣的范圍，采取以往的物質采購方式，是無法保證可以獲得完整、實時的信息，并缺乏有效的監管。對此，必須采取有效的信息途徑來傳播和反饋信息，以此充分發揮物資信息管理平臺的作用。

一、物資采購管理中信息化的重要性

（一）有助于物資采購成本控制

物資采購管理中運用信息化，能夠擴大物資方面的信息收集范圍，通過在更大范圍內收集、分析及整理的信息，從而促使物資采購、存儲及管理實現集中化、自動化和智能化，簡化物資采購、存儲及管理中復雜的操作流程，進而減少企業物資采購管理中信息收集與存儲管理的成本。同時，通過運用信息化，企業還能夠通過網絡直接與供應商商談、采購及管理，以此更加便利地收集和交流物資采購信息，從而有效降低物資采購管理中的商談成本。由此可知，物資采購管理中應用信息化，有助于控制物資采購成本。

（二）有助于提高物資采購管理時效性

企業在過去進行物資采購管理時，普遍存在信息不對稱和信息獲取途徑不通暢的問題，這些問題在很大程度上降低了物資采購管理的效率。在物資采購管理中運用信息化，建立信息化電子商務系統，能夠提高物資流轉的路徑，有助于保障物資的實時性，高效處理過去物資采購管理中存在的物資沉積與供應滯后的問題，進一步提高物資采購管理的實效性。

（三）有助于控制物資采購全過程

物資采購管理中信息化的運用，有助于控制物資采購管理整個過程，把物資采購管理全過程加以有效整合，實時記錄、分析物資采購管理全過程中的各種信息。一方面，對后期工作中隨時查閱有利；另一方面，有利于預警物資采購管理中出現的一些問題，從而讓物資采購管理工作更加透明化與標準化，保證物資采購管理全過程都處于被監督狀態，從而有效避免發生風險。

二、企業物資采購管理中存在的主要問題

（一）物資采購歸口管理不夠明確

現階段，一些企業為了能夠快速便捷地為企業生產提供配置資源，采取分散自由采購方式，將企業采購權授權給內部用料單位，企業通過這種內部多方自由采購方式，有效提高了企業各部門配置資源效率，但是卻存在著嚴重不足。主要有兩種：一種是這種采購方式無法形成批量采購，增加了采購成本，影響到了企業規模效益；另一種是由于企業在發展過程中對員工缺乏較強的約束機制，企業各部門自由采購存在著透明度不足的問題。

（二）供求信息有效性不足

供求信息是物資采購管理的基礎，供求信息的可靠度對企業和物資供應商之間溝通與買賣活動具有直接影響，并且真實有效的信息是物資采購管理的基礎。當前物資供求信息可靠性不高，時常會出現缺乏完整性與實時性的現象。比如針對相同的物資，有多個供應商，提供的物資信息不夠全面，在物資采購過程中就會出現物資質量和要求不相符等問題。同時，如果不夠了解供應商的具體情況，就容易使企業在選擇供應商時只是根據檔案記載的情況來進行選擇。

（三）物資采購途徑分散

在市場經濟不斷發展的背景下，供應途徑不斷增多，從而擴大了采購工作的選擇范圍。當前市場上隨處可見假冒偽劣、價格相對較高的物資，對企業物資采購質量具有較大影響。由于企業采購途徑分散，難以全面了解物資供應商情況，在采購方式上，重點選擇更具性比價優勢的傳統方式，因此物資采購會出現各種問題。

（四）物資采購管理制度完善度不足

缺少相關的物資采購管理制度，將可能會使采購過程出現問題。一方面，缺少管理制度會使一些工作人員不按照規范的操作流程去進行操作，從而增加出現問題的概率；另一方面，缺少管理制度會致使工作人員工作態度散漫，從而浪費人力資源，并且降低企業整體實力和市場競爭力。

三、信息化在企業物資采購管理中的運用措施

（一）建立物資采購管理平臺

要想實現物資采購管理信息化，企業有必要構建物資采購管理平臺。在物資采購管理平臺建構之前，企業需要先分析物資采購管理的特點，從而建立一個科學有效的物資管理平臺，同時有效發揮互聯網的信息收集與整理優勢，建立一個集多方面信息為一體的自動化管理平臺，促使物資采購管理實現自動化。

（二）內部管理實現信息化

物資采購管理不只需要與供應商進行溝通，還需要和企業各部門保持密切聯系，深入了解各部門物資需求情況，從而便于更好地進行物資采購管理。基于此，需要建立信息化檔案，通過物資精細化管理系統，詳細記錄并分析各部門物資情況，通過系統平臺對信息進行對比、調用信息，從而保證信息具有較高的可靠性。同時也便于詳細分析各部門物資需求情況，制定分析圖表，方便進行資金管理等相關工作，并且可以有效避免由于物資剩余或過多采購而產生的物資浪費問題。

（三）實現數字化采購

數字化采購技術重點是通過數據的方式顯示物資信息，并且有關工作人員也能夠直接篩選和處理信息，使得整個過程更為便捷，也是當前企業實現信息化采購的一種有效方式。物資采購工作人員在運用數字化采購方式時，可以從以下幾方面來進行：首先，建立相對健全的信息反饋系統，此后統計出需求量。信息的雙向性和信息反饋之間存在相互影響的關系。從信息反饋來分析，可以是一線生產部門，也可以是其他生產部門。所以，企業負責物資采購的相關人員可以通過系統反饋的信息來統計物資數量。其次，建立一個動態的信息跟蹤管理系統，同時及時記錄各階段的物資采購信息，了解企業目前物資的庫存與消耗情況，為企業正常的生產運行提供保障。最后，構建可以采集市場信息的系統，及時掌握市場的動向信息與物資供應情況等，方便企業通過供求需求來調整生產計劃，防止出現盲目采購問題。

（四）實現采購一體化

在傳統的物資供應中，企業按照自身的具體需要，統一領取所需物資。但是因為企業各部門相對分散，所以需要對一些常用的物資與材料進行定量儲備。在此情況下，勢必會導致某種物資在一個部門積沉，而其他部門則短缺，物資供應部門就會進行重復采購，導致物資與資金嚴重浪費問題。所以，在物資采購管理信息化中，需要對物資進行系統化與專業化的管理，改變過去主動領取物資的方式，通過在生產單位設置物資采購與供應環節，并讓供應站統一管理供應點的物資工作人員與物資。供應站對于所需的各種材料，應根據實際情況來制定詳細的消耗數額。假如在實際應用中出現了超標問題，供應站應按照具體情況減免物資供應。通過這種方式來有效控制隨意領用物資現象，通過這種方式更好地控制企業物資采購成本，進一步提高經濟效益。

（五）健全信息化采購制度

健全物資采購制度，可以幫助企業實行規范化過程管理，便于企業監管物資采購過程。因為傳統的管理模式欠缺相關的信息化管理制度，容易使企業內部信息不通暢，采購部門無法及時加以統計與確定，采購之后就容易出現大量物資閑置問題。所以，企業有必要建立信息化采購制度。通常情況下，企業在采購物資前，需要去企業內部進行統計后在進行采購。而制定信息化采購制度就是為省去這個環節，從而節省人力與時間。此外，還需要仔細記錄企業內部物資消耗情況，便于之后核查。

（六）建立人才培養體系

企業進行物資采購管理工作的核心是建立人才培養管理體系。建立人才培養體系，需要企業投入一定的精力和足夠的人力，同時還需要相關管理部門提供支持。第一，企業需要組織開展人員培訓工作。企業最初招聘的員工大多數是剛畢業相應專業的大學生，工作經驗不足，在工作中容易出現各種問題，進而影響到工作質量與效率。因此，企業應針對這些員工開展崗前培訓工作，定期為新員工講解如何處理工作中容易出現的各種問題，從而讓員工可以快速獲得成長，積累更多的工作經驗。第二，需要嚴格把控員工的審核過程，也就是嚴格審核員工的各種信息，對員工的專業水平加以考察。第三，企業還應成立培訓班，定期對在職員工進行在職培訓，在培訓后還需要進行考核，從而確保所有員工都能處于積極的工作狀態并具有較高的業務水平。

四、結語

信息化是社會發展的必經之路，為更好地適應經濟社會發展，企業物資采購管理也應順應信息化發展。企業物資采購管理實現信息化，對物資采購管理規范化有利，通過構建收集信息、整合信息以及信息反饋的平臺，確保物資采購管理流程可以獲得很好的效果，并逐漸向高效性、實時性的方向發展，從而提高企業物資采購管理質量與效率，并減少物資采購管理中的成本投入，促使企業獲得更好的發展。