信息資源管理在永輝超市發展中的應用研究

龔羽茜

(湘潭大學公共管理學院 湖南 湘潭 411105)

引言

進入21世紀以來，網絡通信技術和數字管理技術飛速發展，ERP系統、供應鏈管理和客戶管理等技術逐漸被連鎖企業接受，從而開闊了企業信息化的管理范疇，優化了管理水平。信息資源管理變革了企業管理模式和業務流程，改變了我國連鎖企業的經營與管理模式，成為大規模連鎖經營必不可少的一部分。

一、永輝超市的發展和信息資源管理狀況

永輝超市創立于2001年，現在已經是中國企業500強，國家級“流通”及“農業產業化”雙龍頭企業，同時在上海主板上市。它是中國大陸首批將生鮮農產品引進現代超市的流通企業之一，經過近二十年的變革形成了以高速物流為支柱，以現代農業和食品工業為輔，以實業開發為基礎的大型集團企業。2019年在全國29個省市擁有超過900家連鎖門店，經營面積跨越600萬平方米，位居中國連鎖百強企業第六。

創辦初期，永輝超市只是福建當地的一家普通零售超市，面對境外連鎖超市激烈的競爭，永輝超市向多元化的路線進軍，平均一天新開兩家超市，并且開始建設大型的商場。永輝超市的規模不斷擴大的同時也迎來新的問題。其中之一就是它自身信息管理系統的問題，當時的永輝超市全部采用人工記賬的方式，沒有電子化信息系統可用，各個商場以及店面之間通過傳真傳送消息，對其缺少商品的類別和數量傳真商品采購服務部門，采購服務部門通過傳真內容進行排序，然后再自行查驗庫房的存貨數量，決定出貨量并通過傳真反饋給店面和商場。在永輝超市選擇多元化擴張的模式之后，依靠傳真這種人工提供訂貨的渠道已經滿足不了大賣場商品種類繁多的復雜需求。

在這樣的背景下，永輝超市信息資源管理電子化方案正式啟動。永輝超市首先建立了電子化的采購服務中心，再與多年合作的供貨商建立起B2B的電子交易管理平臺，并開始全面建設EDI自動訂貨系統。該系統可以由傳真和郵件等多種途徑來快速將所需要的產品信息發送給供貨商，供貨商通過此系統上的平臺就可以清楚的知道產品的銷售和庫存等信息，在此平臺上，企業之間能夠更加有效合理的共享數據信息。通過5年時間，永輝超市與近3000家供應商基本全部完成了B2B的信息資源管理系統的建成。

二、永輝超市的信息資源系統組成結構及其功能

從管理角度看，永輝超市的信息系統主要是由如下四個子系統組成的：(1)總部管理信息系統，(2)配送中心管理信息系統，(3)門店管理信息系統，(4)遠程聯網系統。其中各個系統之間采用廣域網絡(WAN)，而其內部采用局域網絡(LAN)，通過有線的線路或者其他傳輸方式實現各處各地數據的通信與交換。

(一)連鎖總部管理信息系統。總部管理信息系統相當于人的大腦，起到組織協調作用。首選要對其各職能部門實行統一管理，通過要全方位地收集全集團連鎖分店與配送中心的信息并加以分析，有效地指導、協調各部門之同的業務，實現對每一門店、每一貨運車輛、每一類貨物的精確管理，達到正確決策、統一指揮。

(二)連鎖配送中心管理信息系統。永輝超市已經成立了卓越的生鮮加工配送中心，致力于“當天加工、當天配送、當天銷售”。配送中心管理信息系統其職責是管理商品庫存、調度商品流向與車輛運輸等。配送中心的核心在于通過高度集中的采購和配送，使連鎖超市實現目標化經濟效益。一方面統一采購，形成經濟效應，減少物流費用，由配送中心將廠家或自己加工的產品直接運送到門店，保證了各分店產品一致性，可以降低外部交易成本。另一方面，可以實現超市連鎖資源的優化組合，減少分店的庫存，提高商品流通效率，可以及時地為分店提供其所需要的一切商品，門店只需要保持很少的庫存量。

(三)連鎖門店管理信息系統。永輝超市所有門店采用統一的管理模式，在店面布局、裝修、人員培訓等方面實現統一化。連鎖分店管理信息系統由EOS系統、POS系統和店內管理系統組成。為了滿足消費者提出的“一條龍”購物消費，也不斷完善和改進購物地點的能力。最基礎的就是通過商品條形碼，實現對商品的精確管理，采購、入庫、出庫全面監測，并逐步推進消費者自助結賬，降低了門店的運營成本的同時也極大提升了消費者的購物體驗。

(四)遠程聯網系統。遠程聯網系統是整使得個企業成為生態整體、展現規模經濟的重要環帶，它負責企業總部、物流中心、超市之間的信息溝通，通過該系統，總部可以及時獲取超市門店以及物流中心的全部資料，而且快速將各類信息進行反饋。永輝超市的信息資源管理系統在內部有三個層面，包括總部、配送中心和門店。在企業外部，還囊括了與銀行和供應商組建成一個外部的通信網絡系統。當前各類連鎖企業的信息資源管理系統，大部分以通信聯網系統作為核心，采用C/S結構，形成完整的信息資源管理系統。

三、信息資源管理的應用對永輝超市的影響

(一)實現門店現代化統一管理。通過對門店進行統一規劃，并采用信息資源管理系統進行管理，可以避免各門店之間“貌合神離”的狀況，不但要實現裝修等形式上的統一，還要實現門店內部管理的統一。如企業通過銷售信息系統可以對店面的銷售情況加以查看，這樣可以把配送服務中心與各個店面的產品信息進行共享，然后根據這些信息對于企業的物流分配以及銷售統籌規劃。經營者可以充分利用信息系統提供的商品的流通信息以及整個物流系統的信息，可以跟蹤商品銷售實時動態調整進貨情況和庫存管理。企業可以做到對種類繁多的商品實時跟蹤，強化了對門店管理的落實，經營決策的執行得到提高。

(二)降低庫存和物流成本。創業初期永輝超市的銷售狀況沒有辦法得到及時的反饋，以至使很多產品造成積壓，無法得到及時供應。在充分發揮信息系統的作用后，永輝超市管理層可以即時搜集市場行情、銷售業績、庫存儲備等方面的數據信息，使用信息管理平臺快速處理、分析與整合各類數據，在商品和消費者之間無縫銜接。可使得及時準確地提供相關信息，進而使得連鎖企業能夠按需進貨、及時調整庫存結構、合理進行物流調度。更為重要的是，優化了連鎖企業的運作過程，提高了企業運營與管理的效率。

(三)提升消費者購物體驗。永輝超市在全面采用信息資源管理系統后，最突出的一點就是實現了商品的電子化管理，以往那種商品脫銷的情況基本上不復存在，門店可以及時監控商品信息，對暢銷的商品及時補貨，甚至可以到其他門店借調。消費者很容易就可以買到自己心儀的商品。另一方面，信息資源管理系統和集中配送中心帶來的“生鮮當日達”，使得消費者可以體驗到全國各地最新鮮優質的蔬菜水果和肉類等，很大程度上提升了用戶口碑，擴大市場。