組織有效性在項目管理中的運用概述

(泰國商會大學 曼谷 10700)

項目作為一種一次性和獨特性的社會活動，而普遍存在于我們人類社會的各項活動之中，也因此賦予項目管理極具普遍性的特點。項目管理的理念誕生不久，作為一種行之有效的管理方法和思想，越來越多的被企業應用于日常活動之中。而項目管理作為一種擁有高度目的性的活動，對于項目目標的完成進度和完成狀態十分重視。評價指標除了績效評價，組織有效性也可作為項目目標完成好壞的評價依據，為優化項目管理提供材料。組織在項目管理中的重要性也更加明顯。

人的群體活動必然會形成相應規模的組織，人們依托于組織獲取更好的成長和發展機會，并進一步提升自我認識，了解社會，融入周邊環境與社會、自然和諧相處，合理使用資源創造相應的財富和價值。組織對于人們活動的重要性不言而喻，為避免不必要的資源浪費，創造更大的價值，人們需要全力達成活動的目的，也就是項目目標。因此，提高項目組織有效性具有非常重要的意義，組織的有效性也成為了衡量項目目標的成功與否關鍵依據。

一、組織有效性的概念

組織的有效性理論，從某種意義上講，也是一種衡量組織效能的理論。德魯克提出組織有效性是指選擇適當的目標并實現的能力,就是去做正確事的能力,因此組織有效性包括兩方面:一是所設定目標必須適當;二是目標必須實現。

在不同的時期，對組織的有效性也有不同的理解，從20世紀初組織理論誕生以來，先后經歷了古典組織理論、行為科學組織理論和現代組織理論三個階段。

(一)古典組織有效性觀點。古典組織理論包括泰勒等人創立的科學管理理論、法約爾的一般行政管理理論和微博的官僚組織理論，他們認為組織效率是衡量組織有效性的唯一標準，滿足組織的單一目標或職能，組織的部分或者整體設計都應該以獲取最大效率為原則。顯然，這是不科學的，不全面的，只追求效率而嚴重忽視了組織的其他價值，對人的價值的理解只停留在“經紀人”層面，認為人是組織這臺機器上的一個零件，忽視人所具有的“社會人”屬性。

(二)行為科學組織理論有效性觀點。行為科學組織理論繼承了古典組織理論的效率觀，同時彌補了忽視人的“社會人”屬性這一不足之處，認為通過改善人際關系可以提高組織效率，先后產生了一系列理論流派，主要有人際關系學派、均衡論和決策論等。行為科學組織理論的出現，開始重視人際關系在提高組織效率上發揮的作用，明確提出組織也是一個社會系統，而不再是單一的經濟-技術系統，豐富了評價體系的有效性。

(三)現代的組織有效性觀點。現代組織理論的學者，如帕森斯認為衡量一個組織有效性的指標是：能否達成預定的目標，能否適應外環境的變化并適時作出必要的調整，能否發揮各層次各部門的整合作用，能否維護組織的基本形式與架構而不作出過大的改變。貝尼斯及其他一些世界著名學者的觀點更具有權威性。他們指出，當今組織面臨的主要挑戰是要能夠對變化的條件作出反應并具有適應外界壓力的能力，組織的關鍵是能適應環境的變化，在變化的環境中生存發展。

二、組織有效性的判定標準

有效性的判定標準是一個主要問題，過去一直延用以下判定標準：

1.方向：確定的項目目標；合適的管理組織結構。評判方法或標準是：項目目標達到的程度和水平。

2.分權：選用合適的組織管理結構，劃分權力的等級和范圍，管理者對其職權范圍內的事負全責.即具有絕對權威。這一點的評判方法或標準是：(管理者)被委派的權力，以及是否得到下屬的認可和上司的足夠支持。

3.責任：清楚地界定個體的責任，不留缺口，不出現重疊。衡量標準或方法是：司對達到目標所需完成的各項任務落實情況的判斷。

4.控制：根據目標和標淮對工作績效進行監測。衡量標準或方法是：與任務相關的指標，如資源利用情況、服務質量等，還可以包括態度和道德水準。

5.效益：資源的最佳利用以及用最小成本達到頂計產出是投人產出比。

6.協調：統一協調企業各不同部門行動，衡量標準和方法是：不同部門之間的互補關系，一項行動在整個流程中受阻的程度等。

7.適應性：對環境變化的反應能力、解決問題的能力和創新能力。衡量標準或方法是：獨創性地解決問題或逐步改善現狀的能力等。

8.社會系統和個人期望：保持必要的社會系統和社會聯系，以及滿足員工的多樣化需求，以便獲得人們的承諾。衡量標準或方法是評價報告、民意調查、曠工率、職員流動更新率等。

三、評價方法

組織有效性的評價是獲得組織有效性信息，建立組織有效性管理體系的基礎。但是組織有效性取決于許多方面，很難進行全面的評價。目前主要有目標評價法、系統資源方法和內部過程評價法。

(一)目標評價法。在目標評價法中，組織有效定義為組織完成其目標的能力；由于組織目標通常是多重性的，并且會存在相互沖突的目標，因此，有效性指標一般不是單一的，而是一組指標；主要的問題在于指標的多重性和完成目標的主觀性。

(二)系統資源評價法。在系統資源評價法中，組織有效性從資源獲取的角度出發，評價能否有效的為組織開發環境，取得有價值的資源。系統資源有效性的指標一般包括5個方面：獲取系統環境中有價值的資源的能力、討價還價的能力、系統決策者覺察和準確解釋外部環境真實特點的能力、維持組織內部日常活動的能力、組織對環境變化做出反應的能力。

(三)內部過程評價法。在內部過程評價法中，組織有效性考慮的是內部組織健康和效率。一個有效的組織具有平滑的內部過程。這里，一個有效組織的指標類包括，組織的文化氛圍，團隊精神和合作程度，組織內部的信心、信任和溝通，決策靠近信息源，橫縱向的溝通、資料，知識的共享，對管理者激勵機制，組織及其各部分間的相互作用等。

(四)利益相關者評價法。利益相關者評價法主要是通過組織的利益相關者的滿意度來評價。利益相關者包括股東、債權人、顧客、供應商、雇員和社區等。每個利益相關集團因其在組織中的利益不同，所以都有各自不同的有效性標準，評價組織如何面對各個利益集團而行動，為組織提供一個全面的評價。

四、結論

現代社會伴隨著經濟的不斷發展，企業的管理也在不停地變化，不變的是追求更高的效率。有效的管理能更好的實現組織的目標，創造價值，取得經濟效益和社會效益的雙贏。提高項目組織管理的有效性,具有非常重要的意義。企業在項目管理的相關活動中，利用組織有效性這一工具，積極營造和諧有效的管理氛圍，選擇行之有效的管理方式，發散思維，努力創新，搭建更高效的管理平臺，完善和優化項目管理。