ERP實(shí)施環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

(湘潭大學(xué) 湖南 湘潭 411105)

一、引言

(一)選題背景及意義。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，ERP作為綜合一體化的信息軟件已成為了企業(yè)追逐的熱點(diǎn)，很多企業(yè)都想要通過(guò)使用ERP系統(tǒng)來(lái)提高自身的運(yùn)行效率。然而隨著ERP在企業(yè)的實(shí)施，它也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一些新的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，而如何使企業(yè)在實(shí)施ERP的環(huán)境下仍然能夠維持良好的內(nèi)控就是一件非常重要的事了。因此，本文提出了企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)，將會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)控帶來(lái)的一些不利之處，并據(jù)此給出了相應(yīng)的措施，希望能夠幫助企業(yè)在實(shí)施ERP的同時(shí)，更好地去進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制。

(二)文獻(xiàn)綜述。鄭楠(2017)和龍粒(2018)都認(rèn)為現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展改變了很多傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模式，縮減了員工進(jìn)行重復(fù)繁瑣工作的時(shí)間，提高了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率。而同樣的，企業(yè)內(nèi)控制度也可以規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率。因此，企業(yè)就需要通過(guò)合適手段協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

王學(xué)良(2017)、李深根(2017)和楊雪霞(2018)等人都有在他們的文章中提出在ERP實(shí)施環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制存在的一些新問(wèn)題，他們認(rèn)為想要使ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制在企業(yè)中完美融合是需要時(shí)間的，企業(yè)可以通過(guò)改變公司治理風(fēng)格或進(jìn)一步完善公司治理結(jié)構(gòu)等方法來(lái)保證自身更好地展開(kāi)內(nèi)控工作，從而進(jìn)一步提供企業(yè)運(yùn)作效率。

張龍珠(2017)和遲麗華、孫風(fēng)艷(2017)都認(rèn)為ERP的實(shí)施對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制既有利也有弊。ERP的運(yùn)用雖然給企業(yè)的運(yùn)作發(fā)展提供了一定的技術(shù)支持，但同時(shí)它也會(huì)讓企業(yè)本身的內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)受到威脅。企業(yè)需要在認(rèn)真評(píng)估完ERP的優(yōu)缺點(diǎn)之后再做出適當(dāng)?shù)臎Q定，同時(shí)還要間隔一段時(shí)間就對(duì)該軟件進(jìn)行一定的評(píng)測(cè)和更換，有需要時(shí)要對(duì)軟件內(nèi)置的流程進(jìn)行修改，以使軟件能夠更好地契合企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境，最終達(dá)到一個(gè)雙方和諧相處的局面。

李金華(2016)認(rèn)為在目前這樣一個(gè)信息技術(shù)極其發(fā)達(dá)的時(shí)代，ERP對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，應(yīng)該算是一個(gè)極為重要的信息管理軟件。它的引入，將會(huì)對(duì)企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作、系統(tǒng)選擇等方面都產(chǎn)生非常深厚的影響。現(xiàn)在，我國(guó)的制造業(yè)已經(jīng)相對(duì)發(fā)展較好了，引入ERP將是每一個(gè)制造性企業(yè)成長(zhǎng)的必經(jīng)之路，它將會(huì)不斷地推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控體系走向完善。

(三)研究思路。本文主要研究了當(dāng)企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)，它將會(huì)對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生什么樣的改變。文章首先論述了ERP和內(nèi)部控制的相關(guān)定義，然后闡述了在ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制將會(huì)面臨的新挑戰(zhàn)，進(jìn)而針對(duì)這些挑戰(zhàn)提出相應(yīng)的對(duì)策，讓企業(yè)能夠身處ERP環(huán)境下，同樣能夠進(jìn)行有效地內(nèi)控。

二、ERP與內(nèi)部控制的相關(guān)含義

(一)ERP的定義。ERP系統(tǒng)，是由美國(guó)GartnerGroup In集團(tuán)于上個(gè)世紀(jì)90年代初提出的將企業(yè)內(nèi)部治理風(fēng)格、外部資源數(shù)據(jù)以及計(jì)算機(jī)結(jié)合為一物的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的核心實(shí)質(zhì)就是將企業(yè)的各業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)看成一條供應(yīng)鏈，它涵蓋了最前端的供應(yīng)商、中間的加工商以及最末端的需求商等，從而將企業(yè)的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)綜合化并實(shí)現(xiàn)全部線上修改整理。

(二)內(nèi)部控制的定義。內(nèi)部控制，是由企業(yè)的各上級(jí)高管經(jīng)理層和所有的員工共同執(zhí)行的，為保全企業(yè)內(nèi)外部資產(chǎn)的完善，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率，確保經(jīng)營(yíng)策略的執(zhí)行，保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確以及最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而在單位內(nèi)部采取的一系列措施的總稱。內(nèi)部控制主要由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通和監(jiān)督組成[1]。

三、ERP實(shí)施環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

(一)企業(yè)內(nèi)部管理觀念受限。ERP系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的管理系統(tǒng)，它想要在企業(yè)中順利地展開(kāi)工作，就需要一個(gè)在各方面都能夠與它相匹配的管理隊(duì)伍。但是，現(xiàn)在我國(guó)部分企業(yè)的管理水平還相當(dāng)有限，當(dāng)企業(yè)管理層決定引進(jìn)ERP模式時(shí)，很可能下面的員工都還沒(méi)有了解過(guò)這個(gè)軟件，根本不知道如何對(duì)其進(jìn)行操作，進(jìn)一步就會(huì)導(dǎo)致在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的對(duì)該軟件的認(rèn)知[2]，因此，也就會(huì)造成因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部的管理觀念的落后而使ERP與企業(yè)內(nèi)控難以完美融合，進(jìn)而阻礙公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。。

(二)內(nèi)部控制監(jiān)督職能未能及時(shí)同步。ERP是基于企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的，將各部門間的業(yè)務(wù)緊密相連，相互制約的系統(tǒng)。它把原來(lái)的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程用一個(gè)整體的線上流程來(lái)進(jìn)行替換，如果此時(shí)內(nèi)部的監(jiān)督職能不能進(jìn)行同步的改變，就會(huì)使得ERP系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)法緊密聯(lián)系起來(lái)，特別是當(dāng)ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制階段存在問(wèn)題時(shí)，這將會(huì)給企業(yè)整體的發(fā)展帶來(lái)極大的損害。

(三)內(nèi)部控制環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)加劇。對(duì)于企業(yè)管理層來(lái)說(shuō)，內(nèi)部控制主要強(qiáng)調(diào)企業(yè)管理層級(jí)在內(nèi)部控制構(gòu)建和落實(shí)中的作用。內(nèi)部控制是否存在風(fēng)險(xiǎn)或存在風(fēng)險(xiǎn)的程度都是受企業(yè)上層管理者的治理觀念所影響的。因?yàn)镋RP 系統(tǒng)是將企業(yè)的各流程看做一個(gè)緊密相接的供應(yīng)鏈，所以它會(huì)推進(jìn)企業(yè)組織整體的框架朝扁平化趨勢(shì)發(fā)展，而不是趨向金字塔模式。扁平化管理雖然會(huì)給企業(yè)今后發(fā)展打下一定的基礎(chǔ)，但其實(shí)也對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的權(quán)利進(jìn)行了約束。

四、解決問(wèn)題的對(duì)策

(一)轉(zhuǎn)變企業(yè)內(nèi)部管理理念。為了更好的使ERP與企業(yè)內(nèi)控融合，企業(yè)應(yīng)該在準(zhǔn)備引入ERP之前，就提前做好相關(guān)的工作。首先，對(duì)企業(yè)內(nèi)的所有員工進(jìn)行相應(yīng)的組織培訓(xùn)，以使每個(gè)員工都能對(duì)這個(gè)軟件如何運(yùn)行的進(jìn)行了解，并定期對(duì)ERP相關(guān)知識(shí)進(jìn)行考察。然后，可以讓員工參與ERP系統(tǒng)模塊的初始化設(shè)定，針對(duì)各崗位員工提出的意見(jiàn)，對(duì)ERP各模塊進(jìn)行合理的設(shè)置，便于日后員工使用方便。最后，可以定期組織討論會(huì)，討論交流在運(yùn)用該系統(tǒng)時(shí)有沒(méi)有遇到什么問(wèn)題，并有針對(duì)性的進(jìn)行解決。無(wú)論是員工還是管理層，都只有在能夠熟練使用某系統(tǒng)時(shí)，才能真正改變自己的思維，接受先進(jìn)的觀念。

(二)積極實(shí)施內(nèi)部審計(jì)。首先，企業(yè)應(yīng)不定期的對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行檢查和監(jiān)督，特別是對(duì)ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)。企業(yè)需要執(zhí)行嚴(yán)格的監(jiān)督制度，對(duì)企業(yè)內(nèi)控制度的縝密性進(jìn)行不斷地審核，盡量做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并進(jìn)行調(diào)整。其次，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門內(nèi)控部門，制定匹配自己的內(nèi)控制度，并根據(jù)具體情況不斷改善，加強(qiáng)內(nèi)控評(píng)估體系，降低企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。最后，要積極地實(shí)行審計(jì)電算化功能，通過(guò)將審計(jì)與計(jì)算機(jī)結(jié)合更高效的對(duì)ERP軟件實(shí)現(xiàn)審核監(jiān)控。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)雖然可以為其內(nèi)部控制提供一定的便利，但是同時(shí)它也會(huì)給企業(yè)內(nèi)控帶來(lái)一些新的問(wèn)題。因此，為了讓企業(yè)能夠在實(shí)施ERP的同時(shí)保證企業(yè)內(nèi)部控制工作的完善，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該針對(duì)自身所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，然后對(duì)癥下藥，找到最適合自身的解決策略，進(jìn)而使企業(yè)的整體管理水平得到一定的提升，促進(jìn)企業(yè)更好更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。