淺談基層秘書工作的主動性
——以X縣政府辦公室秘書人員為例

(暨南大學 廣東 廣州 510000)

一、X縣政府辦公室秘書人員的基本情況

在中辦1980年出臺的《關于中央領導同志機要秘書工作的暫行規定》中就明確規定，正省部級以上領導才可以配專職秘書。所以本文中的“基層秘書”，并非指的是在縣鄉、(鎮)、村中擔任專職秘書的人員，而是指在黨政機關中承擔秘書職責的人。比如在縣委、縣政府、人大、政協、檢察院、法院和各鄉鎮的辦公室工作的人員，還有在各村的包村干部，他們都承擔著秘書人員“書辦謀管”的職能，所以都可以稱之為基層秘書人員。X縣的黨政機關眾多，機構設置完善。所以涉及到的秘書人員數量較多，其職能范圍和工作內容也存在一定差異，所以筆者選取X縣政府辦公室秘書作為主要研究對象，來分析基層秘書工作的主動性。政府辦公室共36人，分為三個類型。

首先，政府辦公室的領導班子由7人構成。均為男性，有三位的年齡在37——40歲之前，這幾位均為本科學歷；有四位的年齡在40歲以上，這幾位均為大專學歷，并且畢業后的初始工作均為教師，因為教師的文字水平較高，所以便被調到了政府辦公室工作。這7位政府辦公室的領導，雖然因為在辦公室擔任主任或副主任的職務，但是政府辦公室的工作都是圍繞著縣長展開，所以這7位辦公室領導的工作同樣是秘書工作，只不過相較于其他秘書人員，這幾位可以稱之為高級秘書，因為他們的職能已經從“書辦為主”轉為了“謀管為主”，在日常工作當中，這幾位主任更多的是把領導交辦的工作派分給下面的科長和科員，自己負責管理和監督工作。

其次，政府辦公室一共有12個科室，每個科室都有一個科長。這些科長一屬于職能較為全面的秘書，他們既要負責文字材料的擬寫與辦文辦會辦事，又要負責所在科室的管理工作。同時其中有些科長還屬于領導的專職秘書，所以也要承擔專職秘書的工作。

最后，辦公室有12個科室，每個科室都有1到3名科員，這些科員主要負責“書辦”的工作，對于“謀管”方面的工作涉及較少。由于各個科室的職責不同，所以各個科室的秘書人員所承擔的秘書工作也各有側重。

(1)研究室的工作圍繞縣長進行：在“書”方面主要負責綜合類文稿(將下面科室的文稿進行整合)、講話稿、報告、信息等。在“辦”的方面，所有縣長接收或者下發的文件都經由研究室傳遞、滄州市的研究室和信息部門所需要的材料也由研究室整理而出。籌辦政府全體會議、政府常務會議、政府辦公會議、縣長碰頭會等縣長參加的會議都需要研究室的準備和參與。由此可見，研究室的工作在對縣長負責的同時，既要面對市里的單位，也要面對下面科局。工作重要而且繁多，研究室的秘書人員平時工作繁忙，壓力很大。

(2)行政科的工作以“辦文”和“接待”為主。在辦文方面，行政科就是整個政府辦公室的文件中轉站。所有發出的公文都從研究室形成，所有需要各單位領取的文件都問行政科領取。在“接待方面”，所以參加政府全體會議、政府常務會議、政府辦公會議、縣長碰頭會等的人員有行政科接待，市里的檢查組、其他來訪人員都由行政科接待。所以，行政科一邊要和各種文件打交道，一邊要和各種人打交道。行政科也會寫文，一般以通知類的為主。

(3)研究室和行政科屬于綜合部門，而其他科室有各自負責的專項工作。他們有些科室服務于某一副縣長，在工作職能上，同樣以“書、辦”為主，幾乎不涉及“謀、管”。他們的寫文的類型也主要集中于通知和紀要。因為縣長和副縣長所下達的工作任務有這些部門開始落實，所以他們的文字材料主要是告知下級如何落實的通知

二、X縣政府辦公室秘書人員發揮主動性的現狀

很多人把秘書人員定義為“領導的助手”，并且認為“被動性”是秘書人員的一大屬性，這就造成了很多秘書人員在工作中缺乏主動性。筆者通過對X縣政府辦公室36位秘書人員進行調查和訪問，發現基層秘書人員在工作過程發揮著一定的主動性，但是在某些方面也存在著主動性不足的情況。因為基層秘書人員的工作多數以“書辦”為主，很少涉及到“謀管”，所以筆者將從“書、辦、”兩個方面依次分析。

(一)書：文字工作

文字工作是政府辦公室秘書人員工作的重中之重，在政府辦公室的12個科室中都會涉及到文字材料工作

1.在“書”中發揮主動性主要體現在兩方面：一是語言，公文語言具有嚴肅性、不能過分華麗、標新立異，所以文公讀起來都大同小異，可是在實際工作中，秘書人員往往會就一個主題或者材料擬寫多篇公文，又或者很多領導會針對同一個問題來談話，這兩種情況都要避免出現雷同的公文，以免給領導帶來尷尬和麻煩。政府辦公室秘書人員在擬寫文字材料的時候往往能發揮主動性，在公文語言多留心，多創新。二是材料，在領導講話稿、調研報告、請示等文字材料擬寫的過程中會使用一些材料來說明問題，這時候政府秘書人員也能夠在眾多材料中去粗取精，選出最適合的材料和事例。在公文擬寫的過程中，X縣政府秘書人員往往能夠發揮在語言和材料的使用上發揮主動性，使文字材料達到領導的要求。

2.在“書”中缺乏主動性就表現在調研報告的擬寫上。政府辦公室有以文輔政的職能，要在總結和報告中發現問題、為領導提出建議。秘書人員應該在日常工作中發揮主動性和創造性，把發現的問題或者建議形成總結報告交給領導，發揮以文輔政的作用。因為秘書人員是最靠近領導的人，應該通過文字材料發揮參謀輔助的作用，但是在實際工作中，X縣政府近8年來的調研報告和總結，都是在接到領導的任務后被動行文，沒有一篇是秘書人員主動發現問題、提出建議的。所以，在以文輔政方面，基層秘書人員極度缺乏主動性。

(二)辦：辦文、辦事、辦會

1.靈活協調，發揮主動性

X縣縣長政府經常開的會議有政府常務會議、政府辦公會議、縣長碰頭會、民主生活會，在這些會議當中往往需要報告和發言稿等文字材料，同時會務信息的傳遞有需要與各部門溝通協調，所以辦文、辦會、辦事往往是相互交織的。在這一系列復雜的過程中經常會出現很多矛盾和意外。X縣政府辦公室的秘書往往能夠主動協調，化解矛盾。以下是真實案例。

原定在2018年7月4日下午2:00舉辦政府辦公會，縣長和7位副縣長將在會上討論環保工作，可是在當天11:00的時候縣長突然通知各位副縣長秘書提交一份副縣長近期的工作報告，以便下午的會議上更好地部署工作。當研究室的小王通知各副縣長秘書時，他們表示現在正在準備一份市里需要的緊急材料，沒有時間提交報告。市里所需的材料重要且緊急，下午縣長又需要了解現在副縣長們的工作情況，各位副縣長秘書分身乏術，紛紛抱怨說根本完成不了，這時小王當機立斷，通知各位副縣長秘書把各位副縣長近期的工作用幾句簡短的話分條列項的概括起來，交給小王匯總。就這樣，各位秘書副縣長用了十幾分鐘的時間就把信息發給了小王，小王利用中午的時間便把信息整理匯總完成，交給縣長，既確保了下午會議的正常召開，也按時提交了市里所需要的材料。

政府辦公室是一個綜合性極強的部門，高強度和高要求造就了秘書人員的高素質，所以在日常工作中，基層秘書人員往往能主動協調，靈活辦事。

2.重標輕本，缺乏主動性

雖然在辦事的過程中，X縣政府的秘書人員往往能主動的去溝通協調，但是從長遠來看，大多數的秘書僅僅被動地完成領導交辦的任務和指標，但是常常會忽略是否達到了數字背后的效果。舉一個真實的案例來說：為響應中央的號召，X縣大力開展扶貧工作。為了做到精準扶貧，政府辦公室的一些秘書人員也被分配到了相應的扶貧任務，任務規定了工作人員要深入貧困戶了解情況、多次探訪，以幫助貧困戶脫貧。可是大多數的工作人員只是按時地去貧困戶家里探訪、聊天、拍照。從表面上看，這些人員確實是完成了上級交代的任務，但是并不能真正地幫助貧困戶脫貧，甚至還引起了群眾的反感。像這樣的現象：只注重表面數字，卻不能達到背后利國利民的效果，在基層秘書人員的工作中比比皆是。不管是寫調研報告、接待來訪，還是上傳下達，秘書人員只顧眼前，便只能造成一個繁盛卻又空虛的假象。每一個秘書人員只是被動地管好自己的一畝三分地，便會使百姓的利益大打折扣。

三、基層秘書缺失主動性的原因

秘書人員并非完全沒有主動性，在基礎工作中大多數的秘書都發揮著主動性，但是在更重要、更長遠的工作上，秘書人員的主動性其實是缺失的。造成這種現象的原因有兩個方面。

一方面是因為秘書人員自身的品德和能力低下，多數秘書人員是因為缺乏高尚的情操和憂國憂民的情懷，自私自利，總是希望工作能輕松一些，不愿意去主動承擔責任；還有一些秘書人員也有理想和抱負，但是自身能力不足，沒有主動發現問題的能力，哪怕發現了問題他也無力解決。這便造成了自身的主動性缺失。

另一方面是因為上級的管理存在問題。現在基層過于強調問責制，只要出現問題，就一定會追究負責人的責任，影響責任人的薪資和升遷，所以在領導身邊的基層秘書全都人心惶惶，害怕自己負責的工作出現紕漏，從而無暇顧及其他長遠工作。同時，問責的標準是冷冰冰的數字和指標，而不是真正的人民福祉，所以秘書人員千方百計地達成領導下達的任務指標，而忽略是否這些數字可以達到想要的效果。