檔案數字化建設在檔案管理中的應用

廖 瑜

（深圳市深圳河灣流域管理中心，廣東 深圳 518000）

目前，我國高度重視從各個公司到各個組織的文件管理，文件管理是基本管理任務之一。它的角色每分鐘都很清晰，文件管理可以在公司發展和決策中提供足夠的作用，信息和科學依據。數字技術是一種網絡信息技術，使用數字技術，可以提高存檔管理的效率。數字化建設可以集成一些有價值的信息和數據，并創建對統計信息和數據的分析，以方便收集，查看和提取檔案。數字化技術具有強大的數據統計分析功能和強大的數據傳輸功能，有助于實現資源共享，將數字化技術應用于檔案管理是時代的選擇。

1 檔案數字化管理的必要性

在檔案管理過程中，公司應吸收現代管理科學的系統方法，以系統的眼光控制全局，并使用現代科學合理的方法。引進國內外先進的管理設備和相應的管理技術，可以充分展示與檔案管理相關的人力積極性，提高創造力和創造力，有助于改變檔案管理得模式，將傳統的管理方式轉變為更加現代、科學的管理方式，加快檔案管理的系統化和數字化，實現智能化管理。與傳統的管理方法相比，數字檔案管理具有巨大的優勢。首先，它比傳統檔案存儲占用更少的空間，可以存儲更多的信息。其次，存儲非常方便，并且擁有現有的管理方法無法實現的存儲和檢索速度。另外，由于數字化得保存方法，檔案的保密能力很強。所有這些優點導致數字檔案管理方法比傳統的管理方法更適合現代檔案管理的實際應用需求，并將大大提高檔案管理的效率。在當今世界，隨著技術的進步和電子產品的普及，將紙質檔案轉換為電子檔案來進行保存和管理的應用是必然趨勢。

2 檔案數字化管理的重要意義

1）檔案數字化是提高檔案管理效率的有效方法。面對新時代計算機技術進步的影響，檔案管理同樣需要提高效率。檔案管理人員應闡明檔案管理的目標并加強學習，學習現代科學技術，提高業務技能。若想提高檔案管理效率，數字技術是重要技能之一。為了將數字技術應用于檔案管理，有必要進行檔案管理的現代化和信息化建設。要構建數字檔案管理系統，需要大量的專業技術人員，并且需要構建一個基于信息的檔案管理平臺。而檔案的收集，驗證，掃描，轉換，鏈接，檢索，數據庫的建立和備份必須依靠數字技術。

2）檔案數字化有助于改善檔案管理狀態。檔案的主要功能是記錄真實的歷史數據，是為處理各種任務提供科學依據。為了提供可靠的信息和證書，所有國家/地區都必須重視檔案與檔案之間的聯系，并利用檔案的價值。但是，一些企業和機構應該更加重視檔案管理，而一些員工卻沒有意識到檔案管理的重要價值，因此，加強數字技術在檔案管理中的應用將改善檔案管理的狀況。管理員不僅要注意檔案資料的保護和存儲，還要科學管理，充分重視檔案資料的價值，強調信息化和數字化的重要性。重要的作用是實現資源共享，促進部分檔案的開放管理，實現高效的信息收集和處理，做好檔案編目，數據庫配置，搜索和篩選工作，提高檔案管理效率。

3 檔案數字化的技術保障

文件信息技術的技術支持近年來，軟件技術發展迅速，國內系統體系結構變得越來越人性化，并且是使用流行的JAVA和WebService編程技術在業界成熟的J2EE體系結構平臺中實現的。優點是它支持分層體系結構，并提供了一個統一的環境來集成和訪問各種組件。前端性能簡單方便，并且在有網絡的情況下，可以通過瀏覽器實現文件信息輸入，收集，管理和查詢功能，并且用戶無需安裝和維護。檔案信息是多種多樣的，并且需要強大的服務器支持功能，包括可以很好地支持軟件的操作系統，數據庫和應用程序服務器。支持UNIX和LINUX操作系統需要常用的工具，并且Oracle大型數據庫和非關系數據庫可以相互共存。支持各種類型的存儲文件，支持越來越多的文件類型，并且可以支持PB級數據存儲。應用程序服務器中有各種應用程序服務器，例如Weblogic和Tomcat。在部署方面，存儲，數據邏輯層和業務層彼此分離以平衡負載，并且系統部署靈活而通用。基于J2EE架構支持插件開發，并且可以自定義新需求以滿足新的業務需求。

4 將數字化建設應用于現代檔案管理時需要注意的問題

1）建立和完善相關的管理系統。在使用數字化檔案技術管理現代檔案的過程中，有必要建立和完善相關的檔案信息管理系統。在原有系統的基礎上，通過不斷的改進和完善，相應的管理系統不僅更加科學，合理，有效，而且對于文件管理的長遠發展，確保管理規范化也非常有用。在收集文件信息時，有必要確保信息的及時性和完整性，在其他管理鏈接中，必須及時處理相關文件信息。為了確保文件信息的安全性和準確性，對文件信息進行了補充和更新，并將相關的管理系統應用于實際工作。

2）提高安全意識，確保文件信息安全。在管理檔案信息的過程中，有必要確保信息的安全性，特別是重要文件和資料的安全性，嚴格定義檔案信息的機密性級別，并通過計算機技術的加密功能確保數據庫中其他數據的安全性。加密設置在各個級別完成。此外，還需要安裝檔案管理系統的防病毒軟件，入侵檢測和漏洞掃描以及防火墻設置，并且必須通過實時監控不時地確定系統的安全性。如果發現問題，則必須及時采取應對措施，制定計劃以確保整個文件管理系統的安全運行。

5 將數字技術應用于文件管理的措施

1）數字檔案管理系統的構建必須依靠先進的數字技術和應用系統。數字技術具有相對強大的功能，檔案管理實際上是管理需要合并檔案的數據情況，建立數字檔案管理系統，對檔案數據進行很好的集成和處理，保持檔案管理的效率。要做到這些需要增加對檔案管理數字化的投資，并購買復印所需的掃描儀。精通搜索和分類檔案和材料，以強調檔案和材料的價值。

2）搭建云計算信息處理平臺進行檔案管理。數字技術和云計算技術是相似的。云計算技術的應用也值得注意。計算技術主要基于使用網絡技術并使用搜索引擎來獲取大量信息和數據的用戶的操作說明。數字技術和云計算技術都使用虛擬語言在一定程度上進行了網絡虛擬化，用來向用戶呈現已存檔的資料。檔案管理需要構建云計算平臺來實現檔案數據共享，構建云平臺可以及時更新信息，實現數據的快速共享和分發，提高檔案管理的便利性。

6 結束語

數字檔案技術在現代檔案管理中的應用已成為一種趨勢，不僅有效地提高了檔案管理的效率，而且還完全節省了相關的人力和財力投資，并為檔案管理的長期發展做出了貢獻，提供了有效的支持。因此，需要不斷探索和研究計算機技術如何在檔案管理中發揮更好的作用，還需要不斷創新和改進相關解決方案，為檔案管理和企業管理的現代化做出更多貢獻。