高校人事檔案精細化管理策略

王艷婕，楊 州

(1.吉林化工學院 人事處，吉林 吉林 132022；2.吉林吉化建修有限公司,吉林 吉林 132022)

當前在互聯網普及的時代背景下，各行各業發展的模式都發生了改變，其中有效利用互聯網技術和計算機技術做好高校人事檔案的管理就十分重要，也是當前檔案管理工作者需要思考的問題。人事檔案精細化管理是一種比較完善和先進的管理模式，將檔案管理的具體任務細分成許多部分，保證責任的具體化。人事檔案是人一生的概括，是升職和入黨的重要依據，因此對人事檔案進行有效管理是十分重要的。高校是我國的科研基地，為社會輸送大量的人才，高校的人事檔案管理可以說是高校管理的縮影，也是高校管理的基礎。

一、當前高校人事檔案管理存在的問題

(一) 領導不夠重視

進行人事檔案的管理過程中需要借助學校的許多資源，因此上級的大力支持和重視是十分重要的，實際的工作過程中也離不開學校領導的配合[1]。但是我國實行人事檔案精細化管理的過程中部分高校的領導層對人事檔案的精細化管理不夠重視，導致進行工作十分困難，領導層對人事化檔案管理的認識程度不足，對相關的專業人才和先進技術也不夠重視，并且對人員工作的協調以及責任分配都沒有明確的規章制度，導致工作難以開展[2]。另外高校管理層面對人事檔案管理工作缺乏重視直接導致檔案管理部門的經費短缺，人事檔案數據的儲存、處理以及共享需要十分龐大和復雜的資源，高校的經費在人事檔案的管理方面投入也較少，直接導致管理人員辦公的環境和可調控的資源受到限制[3]。人事檔案管理是一項特殊性較強的工作，需要領導層尤其重視，在硬件和軟件方面重點投入。高校的主要任務是科研和培養優秀人才，很多資源都傾斜到了教學和科研方面，對人事檔案精細化管理重視明顯不足，部分高校的人事檔案材料形成緩慢，工作效率極低，還有的人事檔案管理工作由兼職人員擔任[4]，這些兼職人員工作普遍沒有激情，消極怠工，影響到了人事檔案精細化管理的推進和發展。

(二) 人事檔案管理隊伍素質較差

高校進行人事檔案的精細化管理需要更高水平的專業人才，首先高校進行人事檔案精細化管理的專業人員需要有與時俱進的先進思想，能對新鮮事物勇敢接受，對自己工作方面的新技術和新思想積極學習和掌握[5]。但是當前高校的人事檔案管理人員存在的問題是人事檔案管理人員缺乏政治素養，沒有為人民服務的社會責任感，進行人事檔案管理工作的過程中也不能嚴格按照學校的規章制度進行，部分人事檔案管理工作的負責人員為了個人利益做出篡改個人檔案的違法行為。時代發展迅速，要想保證高校人事檔案管理與時俱進，需要管理人員有較強的業務素質，但是當前人事檔案的管理人員普遍缺乏精細化管理所要求的業務水平，當前計算機技術和互聯網技術應用到生活的方方面面，人事檔案管理也不例外，傳統的紙質記錄和儲存檔案的階段已經過去，當前需要追求和新型技術的融合[6]，這也給人事檔案管理人員帶來了挑戰。人事檔案管理人員首先要積極學習新知識，并且能熟練將這些知識和技術應用到實際工作當中。另外，人事檔案管理人員還缺乏良好的工作作風，對自身從事的工作沒有重視起來，導致工作過程中經常疏忽犯錯，影響工作進度。

二、進行精細化管理的優勢

首先高校推進人事檔案精細化管理是時代的要求，也是發展的必然，互聯網在我國已經普及，在各個領域都發揮出重要作用。高校推進的人事檔案精細化管理就是依托互聯網進行的，高校構建一個人性化和智能化的檔案管理服務平臺[7]，在平臺上進行人事檔案管理工作，將整個檔案管理管理工作細分成許多方面，將每一個環節細分給不同的工作人員[8]，保證工作效率的提升，發揮出不同人事檔案管理工作者的專長，保證工作效果的最優。高校實行人事檔案的精細化管理還是針對以往人事檔案管理混亂的情況進行的改善，部分高校的人事檔案管理整理不夠規范，進行歸檔和保管十分困難。進行精細化管理可以保證每一個環節都落實到位，保證人事檔案管理的合理科學規范[9]，進行檔案信息的收錄整理過程要規范統一，嚴格按照規章制度進行。另外人事檔案精細化管理是一種新型的管理模式，可以有效提升高校人事檔案工作的效率，精細化管理對每一個環節需要完成的任務和工作內容明確規定，各個環節密切配合，減少工作的重復度，提高工作效率。

三、高校人事檔案精細化管理的途徑

(一) 加強檔案管理工作宣傳

人事檔案管理工作是高校行政工作中非常重要的環節，檔案管理人員需要明確檔案管理關系到檔案主管部門甚至是立檔單位，首先就要保證高校的管理層充分重視，給予足夠的支持和資源保障。檔案管理部門需要加強對檔案管理工作重要性的宣傳[10]，引起高校管理層的重視，來讓高校管理層面協調資源，配合工作，幫助人事檔案精細化管理的推進。高校人事檔案推行精細化管理首先要樹立精細化管理的意識，需要檔案管理人員對新的指導思想充分理解，作為自己實際工作過程中的習慣行為。高校要根據自身實際情況來確定人事化檔案管理的目標，做到人事檔案管理的精細化。高校的人事檔案管理部門要宣傳黨的思想，黨中央明確從嚴管理人事檔案，因此高校的人事檔案管理也需要開辟新路徑，創新檔案管理的方式方法。高校人事檔案管理工作需要精細的規章制度，這需要上級根據本校實際情況進行嚴格條例的制定，領導人員要做好模范帶頭作用，在高校運轉過程中營造出人事檔案精細化管理的氛圍。

(二) 提升人事檔案管理人員的專業水平

人事檔案管理的精細化管理結合了當前的新技術，呈現出了新的管理形式，因此人事檔案管理人員的專業素質和水平也需要提升，人事檔案的管理人員需要學習新思想和新技術，對更新的標準條例完全掌握，高校可以對人事檔案管理人員進行專業化和科學化的培訓，或者是在學校內開設相關的專業課程，實現人才的自我培養，高校內部開展新時代人事檔案精細化管理的相關課程，可以和學校的檔案管理部門聯動[11]，不但提升了人事檔案精細化的質量，也提高了相關專業學生的學習效果。高校人事檔案管理人員還可以向先進的單位學習，進行互動交流，分享工作經驗，提升自身業務水平。高校的人事檔案管理工作關系著檔案當事人和高等院校的雙方利益，有極強的工作特點，首先人事檔案管理人員需要有過硬的政治素養，保證檔案管理的公平公正，其次有充足的耐心應對枯燥的工作，精神飽滿進行工作。

(三) 做好資料整理

高校人事檔案管理工作進行的前提就是要保證資料的完善和準確，對干部人事檔案資料的完善以及檔案資料的整理鑒別都是十分重要的。對干部人才參與援派、掛職以及扶貧等社會性工作所需要的考核和鑒定材料以及國家“長江學者”“千人計劃”“萬人計劃”等專家入選材料，干部個人的社會誠信履歷以及檔案審核材料等，都需要完善。高校的人才流動十分頻繁，這就對人事檔案精細化管理帶來了調整，高校的人事檔案精細化管理要能做到將檔案和人才綁定在一起，全面搜集檔案資料。其次對檔案資料要保證準確和精準，保證材料內容的齊全，可以較全面反應出個人情況，進行有序整理。高校人事檔案精細化管理中除了將這些檢查完善的檔案資料錄入到高校的檔案管理信息平臺，還需要留存紙質檔案，避免出錯，對那些已損壞的材料進行加工。最后注重檔案的利用工作，高校進行評優評級等評選工作或者是干部的選用，檔案管理部門需要提供有效服務，發揮檔案作用。人事檔案管理工作要嚴格按照整套管理流程進行，防止檔案丟失或者是篡改。人事檔案精細化管理中的精細化在材料的收集和整理方面也需要得到體現。

四、結 語

高校人事檔案精細化管理是復合型的管理模式，嚴格的流程制度和專業的人事檔案管理隊伍是實現精細化管理的關鍵。高校要重視新時代下的人事檔案精細化管理，投入經費，改善辦公條件，為學校的人員提供優質檔案服務。高校人事檔案管理工作是對信息資源進行整合和管理的工程，為高校的人才選用提供重要依據，對資料的收集整理以及收錄是開展人事檔案精細化管理的基礎。高校要完善規章制度、細化工作措施，優化精細化管理在高校管理中發揮的質量和水平，在完善的基礎上不斷創新。