職業院校固定資產內部控制問題研究

鄭 欣 張禮艷

(瀘州職業技術學院 四川 瀘州 646000)

現階段，國家大力支持職業院校的的辦學工作，全力打造優質專科高等職業院校，在職業教育快速發展的大趨勢下，職業院校的數量不斷增加、規模不斷擴大，許多院校都在加緊修建和購置固定資產，以適應自身的發展。

固定資產是總資產的重要組成部分，它與學校的教學、科研、行政、后勤息息相關，密不可分。職業院校要想抓住發展機遇，跟上發展步伐，就必須加快構建和完善自身固定資產內部控制體系，讓固定資產得到全面有效的管理，發揮應有作用。

一、職業院校固定資產內部控制存在的問題

(一)認識不足、意識不強、重視不夠。職業院校在對自身內部資產的管理中，存在“重錢財、輕物資”的現象，常常忽略對固定資產的管理，沒有把握好固定資產的重要地位和作用，沒有認識到對固定資產進行有效管理的必要性與急迫性，僅注重固定資產數量的增加、規模的擴大，忽視了固定資產的日常管理，導致國有資產流失；在大多數人看來，固定資產屬于“公家所有”，壞了就重新購置，遺失了也不聞不問，只有在校區搬遷、巡邏檢查等情況下才會進行清查，大多時候都是“只使用、不管理”，導致固定資產不完整、無法使用、甚至出現國有資產私有化的現象。

(二)制度不健全，管理不規范、職責不明確。現階段，大部分職業院校固定資產內控體系不完整、內控覆蓋面較窄，內控制度與學校實際情況不相符，甚至出現有內控條例，卻沒有實施，相關規章制度“當做擺設”的情況。

固定資產的預算、購置、保管、領用、維修、報廢等各個環節都十分重要，大部分職業院校的內控制度沒有覆蓋整個流程，把重心放在了預算和購置環節，忽視了購進之后的日常使用及清理報廢，存在手續不規范不健全、領用記錄不完整、固定資產臺賬缺失、驗收流于形式等現象，導致職責不清、責任不明，嚴重影響管理質量。

目前采用的以賬物分管為主要原則的分類歸口管理方式，因為管理者與使用者的相分離，導致了固定資產在管理和使用過程中存在脫節現象，容易出現固定資產遺失、閑置等狀況。

(三)資產相關部門信息溝通不暢。長期以來，多數職業院校不同的資產管理部門之間沒有有效的溝通渠道，未能建立有效的溝通機制。在資產購置、使用環節缺乏統一調劑，部門與部門之間的隔絕現象，使得職業院校內部的固定資產無法共享、無法調劑使用，導致固定資產閑置多、利用率低、重復購置情況多、浪費大。

(四)內部監察機構未起到應有作用。要想固定資產內部控制制度得以有效的實施，必須要有審計監察機構對工作進行監督，但是，大部分職業院校的內部監察機構沒有起到應有的作用，審查工作開展過程不全面、不深入，存在如下問題：一是審查監督制度不完善，缺乏懲罰機制；二是審計監察機構更加注重對貨幣資金的審計，缺少針對固定資產的審計；三是審計僅僅停留在固定資產的前期預算和采購、驗收這些環節，缺少對日常管理以及清查報廢的審查。

(五)固定資產管理人員配置不合理。現階段，大部分職業院校資產管理人員整體上專業能力不足且隊伍穩定性差，主要表現為如下幾個方面：一是資產管理人員大多數都缺乏相應專業知識；二是資產管理員多是從行政人員中抽調出來的，他們都有自己的本職工作，不能在固定資產管理工作中投入更多的時間和精力；三是固定資產管理人員經常更換、流動性大，且缺乏有效的工作交接制度，一旦發現問題，很難落實責任；四是缺少對資產管理人員的繼續教育和培訓，資產管理人員將會無法跟上內部控制制度不斷完善的腳步。

二、改進和完善職業院校固定資產內部控制的對策

(一)強化固定資產內控意識。完善對職業院校固定資產的內部控制，第一步就是要建立良好的內部控制環境。首先，應提高管理層對固定資產內控重要性的認識程度，管理層不能只將固定資產的管理交由對口部門負責，應該更加積極的參與到固定資產管理的全過程中去，多參加相關培訓，提高內控意識，為構建良好內控環境邁出第一步。其次，固定資產由全院師生共同使用，應該向他們強調固定資產管理的重要性，提高師生意識，進一步完善內控環境。

(二)優化固定資產內部控制制度及規范，明確職責。完善相應制度，使固定資產“從進到出”都能“有據可依”：固定資產的預算應該經購買部門與使用部門討論研究，對于大型固定資產，還必須經過學院領導專項審批，做好預算工作；采購過程要做到規范、透明，購買金額較大的固定資產，應該公開招投標，在購買合同中明確固定資產的品牌、型號、規格、數量、金額；驗收時應該由采購部門、管理部門及財務部門共同驗收，并在驗收前與購銷合同進行仔細核對，防止以次充好、偷梁換柱等情況發生；日常使用中要建立臺賬，明確使用人和管理人的責任，進行日常維護和定期清查，保證賬、卡、物相符；固定資產在部門之間的內部借用和轉移要填寫調撥單，做好資產交接手續，并將相關記錄留存備查；損壞的固定資產要及時維修，經過維修仍然無法使用的固定資產要及時報廢；固定資產必須達到規定的使用年限以后才能處置，處置的固定資產必須事先報備，經過資產管理部門領導同意之后才能處置，不得擅自處理。

(三)加強職業院校信息化管理平臺的建設步伐。利用互聯網建立信息化溝通渠道，加強各部門之間的溝通，實時關注和監督固定資產的狀態，對固定資產進行統一管理，避免固定資產的重復購置。對于未使用的閑置固定資產，應當統籌管理，在部門之間進行調劑使用，提高固定資產利用率，最大限度發揮固定資產的價值，避免固定資產浪費。

(四)完善內部監督審查體系。職業院校應該加強對固定資產內部控制的監督，定期和不定期的對固定資產進行審查。首先要加強對固定資產的事前監督，審查固定資產的預算，論證預算的必要性與可行性，審查預算價格的合理性。其次，審查監督應貫穿于購置、驗收、使用、清查的每一個環節，審查各項手續是否完整、會計憑證是否齊全、方式是否合理、不相容職務是否分離、是否所有的固定資產都納入監督審查的范圍中，對于未按規定執行的工作人員，是否進行了處理。最后，審查報廢的固定資產是否達到了相應條件，是否經過相應部門的審批，報廢之后如有變價收入是否及時入賬。

(五)優化固定資產管理隊伍。為了使職業院校固定資產管理工作更加完善，必須優化固定資產管理隊伍：一是資產管理人員要有相應的財務、審計專業知識，并定期接受學習及培訓；二是資產管理人員需有責任感、做事細致、謹慎；三是盡量固定專業人員對資產進行管理，做好“一人一崗”。四是不要隨意變動資產管理人員，保持資產管理人員的穩定性，如確有人員變動，在離崗前要做好工作交接，完善移交手續，把責任落實到個人。

總的來說，成熟的、完善的固定資產內部控制體系是促進職業院校不斷發展的內在動力，各職業院校必須根據自身的實際狀況構建完善、科學、規范的內部控制制度并嚴格實施，最大限度的利用固定資產，發揮其最大效益。