完善與創新機關干部人事檔案管理模式，走多元化之路

江秋峰

（福建省龍巖市永定區人事人才公共服務中心，福建 龍巖 364100）

機關干部人事檔案存在獨特性與復雜性，對于各單位的人才聘用、提升培訓、測評管理、勞動關系認定及職業規劃等作用重大。中共中央組織于2018年召開的全國干部人事檔案工作會議中，明確提出干部人事檔案作為黨的重要資源也是建設干部隊伍的基礎，是人力資源管理參考資料，對個人職業生涯作用不可替代。而在人事檔案愈發重要的情況下，對于檔案管理也提出了更高要求，在信息技術推動下，必須實現機關干部人事檔案的完善與創新。

1 機關干部人事檔案作用

干部人事檔案是組織及部門輸送、選拔干部人才的重要依據，在培養、選拔、任用及輸送人才中，不僅需要派人對其進行考察，還要查閱相應干部人事檔案，充分了解其在廉、勤、能、績、德等方面成長表現，全面分析擬提拔干部，擇其所長，因人制宜，權衡利弊，將干部積極性充分發揮出來，構建高素質干部團隊。并且，人事干部檔案可維護和澄清個人問題，其伴隨干部成長，將干部參政、文化、經濟活動、工作情況等記錄其中，真實記錄了個人行為與思想，歷史證據令人信服[1]。個人利益受損、糾正錯誤、合同鑒證、調整工資級別等均需要有檔案為信證，以此可知，機關干部人事檔案管理十分重要，需遵循人事檔案規定及《干部人事檔案工作條例》對檔案妥善管理。

2 機關干部人事檔案管理的問題

1）檔案管理混亂。機關干部人事檔案管理中，由于管理對象為不同干部檔案，其包含干部過往成長履歷、工作經驗、學歷中是否存在問題等，該資料會對日后干部評價、選拔造成影響。但是，由于管理對象較多，管理機制不足，導致檔案管理存在不詳盡、不齊全問題，對于各地區組織干部選拔評價造成嚴重影響，無法做出相應用人決定。

2）系統配置不足。人事檔案管理中存在系統配置不足情況，大部分機關單位均廣泛應用計算機技術、大數據技術等錄入檔案信息，或建立相應數據庫，但應用技術仍停留在輔助錄入檔案材料方面，未能與單位情況相結合制定軟件[2]。并且在系統安全方面，缺乏一定的監管措施，易被黑客攻擊，造成信息泄露。

3）人才配置不足。在機關干部人事檔案管理中，人才多為其他工種兼任，其缺乏相應的檔案管理素質，易產生質量參差不齊、管理操作不規范、服務態度差等情況，對于工作效能及嚴肅性造成影響，甚至無法推動檔案管理實現創新完善。管理員即便對檔案管理內容十分了解，實際工作中由于缺乏充足人員，同樣會出現上述問題。因此，需加強人員配置，提高人員素質。

4）開發檔案不足。當前，檔案信息處理、加工與開發仍然處于封閉半封閉狀態，屬于被動服務，未能健全信息化功能，在人事資源信息僅限于干部考察任用、工資套改等，降低了檔案信息利用率，未能將其作用發揮出來。

3 機關干部人事檔案多元化創新管理措施

1）創新檔案管理機制。機關干部人事檔案管理中，管理機制創新作為重要前提，外部環境不斷變化，機關單位人事檔案改革成功與否對于其大環境中競爭力具有直接影響。一是構建領導機制。管理人事檔案中，需加強管理力度，構建合理科學領導機制，進而提升管理質量。管理檔案中以檔案管理部門為機關單位實施干部檔案管理工作主體，各職能部門均應當對檔案管理工作積極配合，強化各部門監督人事檔案管理力度，實現集中、統一的人事檔案管理，優化配置各項資料，以提高管理水平；二是構建動力機制。工作人員只有擁有充足動力，方能提高檔案管理工作效果。因此，機關單位需要培養人員工作積極性，全面整合檔案部門資料，通過績效獎勵與薪酬相掛鉤的模式，以激發人員工作熱情[3]。并且，提高單位中檔案部地位，與政府部門相協調，以獲得更多檔案管理工作指導性決策；三是構建約束機制。無規矩不成方圓，在檔案管理中同樣如此，需構建一套與檔案管理實際相符的規章制度，結合各部門特點，以文件形式確定管理監督體系與規則，避免通知性或口頭性臨時約束體制，需下發約束機制文件，或是結合行業特點進行行業規定制定。

2）構建檔案管理系統。在干部人事檔案管理中，不能一味應用傳統管理模式，應當對其進行創新，實現多元化管理，此過程中可引入信息技術、大數據技術、計算機技術等，開發與機關事業單位相符的檔案管理系統，進而有效提高使用效率及管理實用性。單位應利用現代化方式構建完善管理系統，由專業人員負責收集、整合、跟蹤查詢及反饋人才信息，構建多媒體檔案與數字檔案，解決信息不完善及管理效率不足情況[4]。此過程中，單位一方面應當組織人員學習現代信息技術，在檔案管理中逐漸應用大數據及時、計算機技術等，或是結合情況進行專業管理軟件研發，另一方面則做好系統安全管理，包含軟件平臺、硬件設備、移動存儲介質、網絡信息傳輸、檔案數據庫等安全，機關單位可采取外包方式建設數字化檔案，在檔案部門安裝監控設備，嚴格登記檔案出入庫，無關人員不可翻看檔案，避免原始檔案涂改問題。維護軟硬件設施則需要嚴格執行保密制度，以免泄露數字檔案信息。

3）加強人員綜合素養。在管理機關干部檔案中，在信息技術應用及大環境變化下，提高了對管理者的素質要求。因此，應當培養人員綜合素質，一是強化業務知識學習，通過多種渠道促進人員重視度的提升，尤其是做好檔案信息真實度、完整度等方面的工作，實現批量化的數據庫檔案管理，避免遺失檔案；二是內部采取競爭上崗模式，推動工作者能夠自覺主動地從多方面學習人事檔案管理知識，進而提高自身工作能力；三是吸引更多專業性人才，根據檔案管理辦法及規定增加專業人才，推動檔案管理迅速實現信息化。并且，在吸引人才的同時，加強對人才的管理與培訓，要求其擁有良好的政策執行能力以提高其業務水平，以此獲得一批擁有豐富工作經驗、過硬專業素質的人才。

4）提高檔案利用效果。機關干部人事檔案管理不僅是保管場所，還需要為部門提供合理配置、選拔、任用人才的信息。所以，應當加大開發原始檔案，可利用大數據分析技術，將人事檔案作用充分發揮出來。如，利用該技術對檔案信息進行收集分類，為干部考察審核提取有效信息；利用大數據辨別用戶行為歸集，是否存在不良或涂改造價行為。另外，檔案部還可利用云儲存技術，對分散信息數據庫加以整理，實現異地查閱與遠程整理。選擇云平臺方面，則可應用阿里云、百度云等平臺，以此存儲大數據，降低存儲成本，提高存儲 效率。

4 總結

綜上所述，干部人事檔案作為人員任用、升遷的重要資料，其準確性與全面性意義重大。因此，應當通過創新檔案管理機制、構建檔案管理系統、加強人員綜合素養、提高檔案利用效果的方式，實現人事檔案的多元化創新管理，為組織人員任用提供參考。