基于信息化背景下文書檔案管理工作的創新分析

李 琳

（國網湖北省電力有限公司辦公室，湖北 武漢 430000）

在展開文書檔案管理工作時，應當結合檔案的實際管理情況對管理模式進行相應的創新，以此才能更為有效地提升文書檔案管理的綜合水平，促使文書檔案管理工作能夠為企業的發展提供更多促進作用。基于信息化的背景下，在展開文書檔案管理工作時要充分地結合好信息技術的實際特點對管理模式進行創新，以此也便于實現文書檔案管理的現實性意義。

1 信息化背景下文書檔案管理工作的創新價值

1.1 利于提升文書檔案管理工作的效率

當前時期，信息技術越來越廣泛的應用在了各個領域當中，并且對各個領域都做出了極大的輔助作用，而在文書檔案管理當中則更是如此。信息化發展背景促使文書檔案管理工作變得更加簡潔、易操作起來，管理人員可以依據信息技術對文書檔案進行分類管理，文書檔案也從以往的紙質版本變成了電子檔案，不僅降低了管理人員的工作負擔，更是保證了文書檔案的管理效果，在今后假如要使用文書檔案時也便于存取、快速整理，因此，對提升文書檔案管理工作整體效率是有著極大幫助作用的。

1.2 利于提升文書檔案使用率

以往在進行文書檔案的管理工作時都是以紙質的方式進行保存的，這樣便極易出現文書檔案堆積的情況，當要調取文書檔案時也只能一點一點的查閱管理目錄并且到文檔庫當中翻閱資料，無論是在人力還是時間上都會造成較多的消耗，因此，一般情況下人們也便不愿意再去利用文書檔案了，文書檔案的管理價值也便不是很高。而隨著我國社會的發展與進步，文書檔案的管理形式也出現了一定的變化，文書檔案的管理可以借由信息技術進行網上管理，將文書檔案收納到線上管理平臺當中，當想要查閱某部分文書檔案時便可以在搜索框當中檢索關鍵詞，從而更加精準的獲取到文書檔案的信息。即使是在查閱紙質版的文書檔案也可以先用平臺進行檢索，這樣也能縮短查找文書檔案的時間，盡快找到所需要的文書檔案，從而增加了文書檔案的使用率。

1.3 利于實現資源的合理共享

基于信息化的背景下，電子信息的錄入功能對文書檔案的管理起到了極大輔助作用，而電子信息的共享功能也是不可忽視的，能夠最大程度地保證文書檔案的傳輸效果，實現合理的資源共享。這樣，不僅可以保證數據信息的真實性，也能獲取到更加精準的信息，對提升工作效率來說也是有著極大幫助作用的，這樣對于文書檔案管理的質量乃至于企業未來的發展都有著有效的促進效果。

2 基于信息化背景下文書檔案管理工作的創新分析

2.1 對信息化文書檔案管理體系加強建設力度

從傳統的管理方式上來看，文書檔案主要便是一種對文件進行保存的基本方式，但是，在不同的單位、企業當中文書檔案又發揮著不同的價值，因此，對文書檔案進行科學、合理的管理是非常重要的。基于信息化的背景下，對文書檔案管理工作的有效性更應當加強重視，并且要堅持對信息化文書檔案管理體系不斷地探究、完善，以此才能真正的發揮出信息技術的實際價值、獲得更好的管理效果。基于此，相關的管理人員應當改變原有的工作觀念，將“看守式”的管理方式變得更加靈活起來，轉化為“服務式”的管理方式，只有管理人員真正的認識到了文書檔案管理的價值才能在執行管理工作時獲得好的管理效果。并且，單位方面要最大程度地發揮出信息技術的輔助作用，著重注意培養出一批信息技術應用水平較高的管理型人才，并且以信息技術為基底搭建出一個高效的管理平臺，從而能夠更為有效的發揮出信息技術的輔助特點、保證整體管理工作效果。除此之外，對于文書檔案管理工作的創新也要堅決落到實處，將信息化納入整個管理過程當中，為順利執行文書檔案的管理工作奠定下堅實的基礎。

2.2 積極轉變傳統文書檔案管理模式

在執行文書檔案的管理工作時，要想能夠達到更好的管理效果、發揮出信息化背景下文書檔案管理的實際價值，便要積極地轉變傳統文書檔案管理模式，引進更多高素養、專業性的管理人才搭建出一個好的管理模式。首先，一定要重視起文書檔案管理的實際價值，各個部門、各層職工都應當認識到文書檔案管理的效果對單位發展的實質性影響，由此產生全員管理的意識。其次，要對單元文書檔案管理負責人員加強培訓力度，無論是對信息化文書檔案管理工作的執行還是對文書檔案管理模式的構建都要求要能夠保證得到充分的落實，以提升工作人員綜合素養的方式來增強工作人員工作效率、降低工作人員工作壓力。最后，基于信息化背景下，從創新角度來說，要想促使文書檔案管理工作得到更好的效果不僅需要單位領導層的支持和管理人員的努力，更離不開對傳統文書檔案管理模式的有效革新，相關管理人員要結合自身的工作素養來對傳統文書檔案管理模式進行革新，以平行化的方式來處理文書檔案管理工作中所存在著的一些問題，由此避免產生一些影響工作質量的問題，最大程度地提升文書檔案管理工作的實際效率。除此之外，單位方面也應當結合文書檔案管理的實際情況增添一些設備上的投入，比方說，建立相應的文書檔案管理平臺，實現以信息技術為載體的文書檔案儲存模式等，都能發揮出信息化時代的特點、進一步提升文書檔案管理的整體質量。

2.3 以信息化管理實現文書檔案的共享

對于文書檔案管理體系的實際特點來說，其最主要的目的便是為了促進單位、企業的發展，為單位、企業的發展提供足夠的數據支持，比方說，企業的決策者可以根據文書檔案來整合經營數據、為后續制定發展方案奠定下良好的基礎，而各部門的工作人員也可以通過調取文書檔案為展開高效的工作提供數據支持。因此，在對文書檔案進行管理的過程中便應當運用信息技術來實現文書檔案的合理共享，比方說，以信息技術為載體建立起信息化管理平臺，將文書檔案進行分類、編號，并且納入信息管理平臺當中。在合理的情況下，假如某部門需要調取相關的材料，僅需在信息化管理平臺當中輸入所要查詢的文件信息關鍵詞或者是編號便可以直接獲取文書檔案，這樣也能節省查閱資料位置的時間，最大程度的保證了文書檔案管理的實效性。與此同時，所展開的一系列的文書檔案都會在管理平臺上生成記錄，保證所有的借調都有跡可循，這樣的管理自然也能達到更好的效果，避免出現文書檔案丟失的情況。

3 結語

綜上所述，基于信息化的背景下，在展開文書檔案管理工作的過程中一定要切實地保證好管理工作的創新性，通過借由信息技術的實際特點來構建起高質量的管理模式，以便能最大程度地提升整體管理質量。對此，也需要相關負責人員對實施有效管理活動的方式進行深入探究，切實地把握好信息技術的應用特點構建起一個信息化的文書檔案管理體系，從而能夠進一步提升文書檔案的管理效率。