信息資源共享下的高校檔案管理工作

馮 爽

(湘潭大學 湖南 湘潭 411105)

一、引言

在信息時代背景下，信息技術的先進性、共享性逐漸受到社會各界的廣泛關注。在高校檔案管理中，信息資源的共享，為其提供了良好的發展機遇。基于此，高校需要緊緊抓住信息資源共享的機遇，根據信息資源共享的要求，實現檔案管理工作改革發展，建立新的信息共享模式的同時，滿足新時期社會發展的需求。

二、信息資源共享的意義

隨著信息化社會的到來，人們充分認識到了信息的價值和優勢，全面推進信息化社會建設工作順利開展，充分實現信息資源共享成為必然。信息的價值主要體現在其能夠將所包含的知識和研究成果積極應用在社會各方面發展中。

(一)滿足信息資源建設發展需求。在信息時代下，信息資源共享發展和應用在很大程度上實現各個領域信息的融合，優化信息資源結構，從而促進信息資源共享的發張。在高校檔案建設發展中，各種檔案信息必不可少，這些檔案信息是十分寶貴的知識財富。利用信息共享技術，整合高校各項檔案信息資源，發揮其最大價值，從而促進信息資源建設的發展。

(二)提供高校信息資源共享的必要條件。高校檔案管理實現信息資源共享，可以為社會提供信息共享條件，融合并整合高校檔案信息，做好信息分類，既能提升信息資源的利用效率，還能創造和諧穩定良好的信息資源發展環境。有了互聯網和通信技術，便可完善相關網絡環境、加快建設檔案管理，能夠為高校檔案管理提供良好的資源共享環境。

(三)促進高校檔案信息共享的發展。高校檔案管理實現信息資源的有效共享，在很大程度上能夠促進各個高校之間信息聯系和溝通進步，這將大大促進教育領域的信息建設發展，提升現階段教育水平。充分發揮各高校資源建設、資源共享價值，實現資源共享和優勢互補，大幅提升高校科研能力和教育能力。

三、信息資源共享下高校檔案管理的策略

(一)提高對檔案共享管理模式的重視程度。在新時代高校檔案發展中，高校檔案管理實現信息資源共享成為當今主要發展趨勢，需要高校領導層以及檔案管理人員引起重視，轉變想法思維，更新管理模式。首先，要對學校檔案管理工作引起重視，主動學習相關檔案管理的知識并運用到高校實際的檔案管理工作中第二，及時跟進教育部和政府對相關檔案管理的要求和舉措，提高檔案管理能力，進而為社會發展所提供信息資源共享服務。第三，加大各方面相關投入，促進高校檔案信息資源共享管理建設，升級更新檔案管理系統，保證高校檔案信息資源的有效共享。

(二)開展高校檔案管理信息資源共享基礎建設。高校檔案管理實現信息資源共享的目的是實現信息資源利用的最大化，發揮檔案信息共享的最大價值，為檔案信息使用者服務。首先，需結合高校自身檔案管理各項情況和社會及使用者對于信息共享的需求，制定檔案管理計劃，合理開展信息資源共享活動，優化各項信息資源配置。其次，要對各種檔案信息進行分類整理，形成資源整合，從整體出發，實現在進行檔案信息共享的同時保證資源的完整性，這樣才能發揮各種檔案信息的應有價值，并將其應用到實際現實檔案管理中。最后，高校可以按需制定規劃，可以采取問卷調研等活動，調查檔案使用者對于信息資源共享的需求和建議，并進行合理采納，指定出一系列檔案管理工作規劃和模式，形成具有各校特色的檔案管理模式。

(三)創建高校檔案使用者反饋模式。高校檔案管理要將信息資源共享作為基礎點，創新檔案管理模式，提升檔案管理服務，創建用戶反饋模式。檔案管理人員必須將共享作為雙方共同目標，建立“反饋-結果分析-管理方式改進實施”整體化管理模式，提高對用戶反饋的重視。在用戶對檔案信息共享的各方面提出建議后，對其反饋結果進行具體分析，并根據具體反饋建議建立具體管理模式從而完善檔案管理的相關工作方向。多數的用戶提出的均為自身真實意見，結合自身情況提出不同需求，檔案管理人員從而可以結合建議完善改進自身工作。

(四)加強人才培訓。高校檔案管理人員的素質十分重要。加強對檔案管理人員的知識培訓和思想道德，從而使其更好地投入到檔案管理的工作中。同時，培養信息化專業檔案管理人才，信息資源共享離不開信息技術，高校應大力培養擁有豐富計算機專業知識和工作經驗的檔案管理人員。

(五)構建高校檔案信息服務中心和高校檔案信息共享集成系統。采集、整合電子檔案信息資源是檔案信息化建設的重要內容，也是實現資源共享的關鍵。高校檔案信息服務中心不僅面向高校的教學、科研和管理，還向社會提供服務，也是一個具有全局觀念、開放型的服務機構。如果高校把自己作為“信息孤島”，沒有協調好形成一個信息資源的聯合系統，那信息資源共享就會變成紙上談兵，信息資源共享的壁壘也沒有被打破。因此，為實現高校間檔案信息資源的整合和共享，建設檔案信息集成共享系統成為了必然趨勢。一要加強特色內容的數據庫建設。大數據的挖掘和分析功能要進行充分利用，體現大數據的價值性，并且做到在海量的信息資源中分辨識別各種零散信息，通過加工和組合后形成的具有專題性、高層次的檔案信息特色共享數據庫。建立目錄、索引、全文數據體系，通過合理的分工與合作，形成共享的合力。二要加強特色流程的數據庫建設。在信息共享的流程中，高校應針對自身檔案管理特點，制定具有自身特色的信息資源共享流程。高校檔案資源的共享，要將內容共享和流程共享相結合，在各高校檔案信息服務中心的基礎上，通過建立各個院校的關聯，構建整體信息資源共享數據庫、資源庫。

四、總結

綜上所述，隨著我國教育制度和信息技術的不斷改革發展，高校檔案管理信息資源共享化成為必然。首先要加強對信息資源共享模式下檔案管理工作的重視，完善高校檔案管理的服務體系，重點加強對高校檔案管理人員的專業知識和思想道德培訓，為高校發展檔案管理信息資源共享工作提供人才基礎。在信息化檔案管理工作的基礎上不斷促進信息資源共享，加強高校與高校之間、高校與社會之間的信息交流，讓高校檔案管理切實為推動我國高等教育制度發揮作用。總之，當今社會信息資源需求不斷提升，信息資源共享已經成為社會發展的必然趨勢。對于高校建設和發展來說，要切實牢牢把握信息資源共享模式，提高對檔案共享管理模式的重視程度，開展高校檔案管理信息資源共享基礎建設，發揮檔案管理信息資源共享的最大化價值。