論加強工程檔案管理促進工程建設質量

李虹瑩

（開遠市工程質量監督站，云南 開遠 661699）

建筑工程檔案資料管理工作較為繁雜，檔案管理人員需要以規范化、系統化的要求為基礎，做好工程檔案的收集、整理，并做好簽證以及工程材料合格報告的同步收集工作。在做好數據記錄工作的同時，還要記錄好工程技術、進度等，并結合影像與照片等方式，將整個工程建設更加系統地呈現出來。同時，建筑工程檔案資料也是一些工作環節所需要的重要憑證，要為工程信息的查詢提供重要參考。要加強檔案資料收集、編制、管理、利用等各個環節的管理工作，及時發現存在的問題，進行優化改進，有效保障工作質量，助力工程項目建設。

1 工程檔案管理對工程質量促進意義的體現

工程質量是指工程滿足人們的需求，而且與國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的包含適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性與環境協調性等方面的綜合特性相符合。對工程質量的評價不僅限于對工程實體的檢查，最主要的是以工程檔案為依據，對各類指標是否達標進行綜合檢測評定。工程檔案管理工作基本上要求與工程施工同時進行，如果缺乏工程檔案對項目相關工程施工資料的記錄，工程施工將難以開展。完善的施工檔案為工程的施工提供了依據，只有在施工檔案得到完善的前提下，施工才能順利進行。工程檔案管理是工程驗收中的一個重要流程，是相關部門對工程質量進行執法檢查的一項重要依據。相關部門對工程檔案進行嚴格檢查驗收，有助于工程質量得到更高的保證；另外，工程檔案管理員在工程建設過程中對施工步驟相關的細節進行了詳細的記錄，而監理人員也會對施工過程實行監控，一旦發現問題及時上報并進行修正，進而保證工程質量。

2 當前工程檔案管理工作存在的問題

1）管理意識不到位。在工程建設活動中，項目負責人存在嚴重的“重建設、輕檔案”的思想，一心只抓工程進度，而對于檔案管理缺乏足夠的重視。通過調查發現，工程建設項目中雖然也會設立檔案管理部門，但卻形同虛設，檔案管理人員在收集檔案時只是拿來即可，而沒有對檔案內容進行深入認真的審核，甚至有的檔案管理人員為了省事而將過往檔案稍作處理進行存檔。這種情況的出現與項目負責人管理意識不到位密切相關，檔案管理不是簡單地收集存檔，而是要通過嚴謹的管理過程對檔案進行科學歸類，想要達到這樣的目標，檔案管理人員的管理意識必須得到強化。

2）檔案制度不健全，不規范。建設工程檔案管理制度建設相對落后，存在制度不健全、不規范、執行不到位等現象。尤其是在一些基層建設工程項目中，并未真正建立起一套全面、系統、操作性強的檔案管理制度，未對檔案管理工作形成有效的制度約束。制度上的不健全給工程檔案管理工作帶來不利影響。此外工程檔案管理工作缺乏必要的技術規范，檔案管理標準化建設滯后。

3）缺少完善的監督管理機制。建筑工程檔案管理質量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監督管理機制，相關人員的行為得不到約束，責任心不強，工作效率不高，導致工作質量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認識到這方面的問題，加快監督管理機制的建設，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強。

3 加強工程檔案管理促進工程建設質量的措施

1）強化管理意識，認識檔案管理的重要性。一方面，要廣泛宣傳檔案管理，并結合《中華人民共和國檔案法》讓他們認識到檔案管理是嚴肅的，必須慎重對待，否則就需要承擔相應的法律責任；另一方面，要將檔案管理部門獨立化，不僅要具有收集檔案、處理檔案的獨立權，還要有獨立招聘管理人員的權力。這樣一來，檔案管理部門的管理意識會得到增強，能夠更為主動地承擔起應擔負的責任。管理意識的強化需要循序漸進，尤其是涉及錢權轉化方面更是應該慎重而為，否則會帶來一些不良后果。

2）構建企業科學完善的檔案管理制度。只有科學完善的企業檔案信息管理制度才能夠為企業的檔案管理工作提供重要的制度保證。比如，針對不同類型的檔案資料進行搜集、整理、歸檔和分析利用，對檔案資料的真實性和完整性進行鑒定和統計。對于確定沒有使用價值和登記錯誤的檔案資料進行及時銷毀，與此同時，還需要針對企業的實際情況建立針對數字檔案室建設的細則。比如，在數字檔案室建設啟動中需要以實際情況為基礎制定《數字化檔案建設方案》，明確企業數字化檔案建設工作的核心標準和規定；在企業數字化檔案掃描過程中可以建立《檔案資料系統錄入規則》；在企業檔案資料利用過程中可以建立《檔案資料查詢分析系統規范》等，總之企業數字檔案室的建設要想實現全過程的高效管理就必須要建立科學完善的制度保證。

3）強化工程檔案資料形成過程的監督與控制。想要有效優化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優化的目的。項目開建之初，要根據地方與行業的規范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內容和范圍，對設計、監理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現資料規范化、標準化和系統化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環節。在項目建設之前，與施工單位、監理單位等進行溝通，增強與其資料管理人員、技術人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個施工過程中，做好檔案管理業務的指導工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監督與控制，保質保量做好各相關部門的檔案歸檔工作。

4）加實現工程檔案管理信息化、加大檔案管理的安全性。要強化工程檔案管理的信息化，運用新思路及新方法，使電子檔案管理更加科學化、專業化、規范化，提高工程檔案管理的效率。利用軟件對檔案實現信息化管理，不斷壓縮工程檔案的體積及儲存空間，擴大工程檔案的儲存量，不僅便于檔案的存儲，還能有效提高工程檔案原件的保護水平。加強電子檔案的安全管理，為保障工程檔案的信息安全，要采取行之有效的安全保護措施，完善安全管理制度，妥善解決檔案管理工作中可能出現的安全問題，最大限度地規避人為方面的安全隱患。不斷提高檔案管理人員的網絡技術水平，保持與現代技術的同步性，制定完善的安全防范措施，確保檔案信息化系統的安全運行。

4 結語

工程檔案是工程建設最真實的反映，是檢驗工程質量的重要依據。要樹立檔案管理意識，建立健全相應的管理制度，重視日常的監督工作，不斷優化管理制度和體系，使工程檔案管理工作規范化、科學化，信息化。讓建筑工程檔案管理持續適應新形勢的發展要求，從而更好地為工程建設工作服務。