新形勢下科技檔案利用價值的思考

武 娥

（天脊煤化工集團有限公司，山西 長治 047507）

如何提高科技檔案的利用價值，加速科技信息資源向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)變，筆者談幾點粗淺的認識。

1 基礎(chǔ)在質(zhì)量

科技檔案是歷史的真實記錄，完整性、準(zhǔn)確性、真實性是其基本屬性和特性，而其利用價值是通過利用檔案產(chǎn)生實際效益，達到利用者預(yù)期的目的。如果檔案質(zhì)量不高，缺乏起碼的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。它的利用價值就會大打折扣，甚至沒有利用價值和起反作用。可見，檔案的質(zhì)量，即設(shè)計內(nèi)容的好壞、各專業(yè)的齊全、完整，都是構(gòu)成檔案利用價值的重要基礎(chǔ)，也是檔案利用價值的決定性因素。

1）領(lǐng)導(dǎo)重視是提高檔案質(zhì)量的重要因素。科技檔案是黨和國家的寶貴財富，是造福千秋萬代的，各級領(lǐng)導(dǎo)都要充分認識檔案工作的重要性，將檔案工作擺到適當(dāng)?shù)奈恢茫瑸樘岣邫n案質(zhì)量排憂解難，多辦實事，尤其是單位的主要領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該關(guān)心單位檔案管理機構(gòu)的建設(shè)、人員配備、設(shè)備購置、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。并向單位職工宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們對檔案工作的認識，增強文件材料歸檔的自覺性，這是做好檔案工作的重要思想基礎(chǔ)。

2）增強全體干部的檔案意識是提高檔案質(zhì)量的前提條件。科技檔案是科研、生產(chǎn)、基建的真實記錄，是廣大干部、科技人員的勞動和智慧的結(jié)晶。要做好科技檔案工作，必須有各單位廣大干部，科技人員的緊密配合與支持。因為設(shè)計文件的撰寫、施工圖紙的設(shè)計，以及最后的竣工圖都是由各單位的科技人員完成的，因此文件材料的歸檔管理的有關(guān)規(guī)定和要求應(yīng)變成科技人員的自覺行動。為此，要加強檔案管理、建設(shè)約束機制。應(yīng)該明文規(guī)定：（1）對個人承擔(dān)的科研試驗、推廣項目、設(shè)計圖紙，在工作結(jié)束時，需將文件材料整理后及時交檔案員統(tǒng)一歸檔。（2）個人撰寫的各種調(diào)查報告都要一式兩份，按時歸檔。（3）個人有關(guān)檔案的質(zhì)量和數(shù)量作為年終工作評比、獎金分配、職務(wù)職稱晉升的重要參考依據(jù)，納入業(yè)績考核。

3）提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是提高檔案質(zhì)量的重要保證。科技檔案在收集、分類、整理、編目等形成、積累過程中，怎樣做不符合要求，都屬于檔案管理的范疇。檔案人員要在增強工作責(zé)任心，認真履行工作職責(zé)的同時，重視專業(yè)知識、科學(xué)技術(shù)及檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)文件的學(xué)習(xí)、更新知識、不斷提高自身專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴格把好各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，這是提高科技檔案質(zhì)量的重要保證。

2 編研是手段

利用科技檔案，為各個單位和廣大科技人員服務(wù)，是實現(xiàn)科技檔案的重要途徑，也是科技檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)，挖掘科技檔案的潛在價值，提高利用速率和途徑，應(yīng)該把編研工作放在非常重要的 地位。

1）檔案編研工作者要了解對象，具備創(chuàng)新意識。了解利用者，因為利用者就是檔案工作者的服務(wù)對象，通過對利用者的了解分析，根據(jù)不同的利用者對科技檔案編研成品的不同利用需要確定利用課題，劃分利用范圍，有計劃、有針對性地開展編研工作。要知道，檔案編研來源于社會，來源于人們工作，而檔案編研又服務(wù)于社會，服務(wù)于人，兩者相輔相成、相互配合、相互影響，從而給社會創(chuàng)造價值。另外，編研人員要具備一定的創(chuàng)新意識，在編研工作中結(jié)合自己的編研經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)新的工作方式，探索開辟出檔案編研的新路徑。

2）提高檔案編研的科學(xué)性，提升現(xiàn)代化水平。提升檔案編研的現(xiàn)代化水平，要讓編研人員懂得檔案編研的重要性，不僅如此，單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案編研部門進行科學(xué)性的規(guī)整，使檔案編研更加系統(tǒng)化、條理化、清晰化。現(xiàn)在的工作都是以電子信息技術(shù)為主，之前以紙張為載體的檔案編研會出現(xiàn)很多問題，比如信息量大，安全性能低，時效性差。而且依靠手工編研更加頻繁，也容易出錯，完全不能滿足當(dāng)代社會的需求。現(xiàn)如今，計算機的編研技術(shù)，解決了這一系列的問題，它使檔案編研儲存信息量更大，安全性更高，使信息更加整體、更加規(guī)律。不僅如此，還能利用計算機技術(shù)把編研拓展到各個領(lǐng)域，這樣服務(wù)于社會就更加全面化，從而整體提高了檔案編研這一工作形式的現(xiàn)代化水平，為社會創(chuàng)造更大的價值。

3）注重檔案編研與各部門的合作關(guān)系。我們都知道檔案編研涉及的知識比較廣泛，而檔案編研人員具有一定的知識局限性，他們無法全面了解熟悉從而影響到編研工作的質(zhì)量。如果有各部門的人員從旁協(xié)助，提供更加專業(yè)的資料，更多的策略，這樣不僅使檔案編研工作完成的更快，還能提升編研的質(zhì)量，為單位后期發(fā)展具有更深遠的意義。

3 價值在效益

科技檔案的價值不是抽象的、模糊的概念，而是具有實實在在標(biāo)準(zhǔn)的，這個標(biāo)準(zhǔn)說到底就是利用的效益。

科技檔案的利用效益是多方面的，但主要方面有三點：

1）憑證效益。就是利用科技檔案作為成果的根據(jù)或身份證明。如，在科研試驗中，采用試驗數(shù)據(jù)和照片，作為研究成果的依據(jù)或素材；再就是利用某些記錄作為科技人員職稱評定、成果獎申報、政府津貼申報和學(xué)術(shù)稱號申報的證明，這是檔案利用效益的幾個方面。

2）時間效益。就是通過利用科技檔案中已有的研究成果和思想、工作方法，縮短了研究時間、提高了工作效率。比如，某設(shè)計院在設(shè)計某住宅小區(qū)時，客戶要求這一排幾幢樓外觀與原來設(shè)計的第一幢樓一樣，于是搞建筑設(shè)計的人員就套用了原來的第一幢樓的建筑說明，圖紙的套用，大大節(jié)省了人力，取得了時間效益。

3）經(jīng)濟效益和社會效益。就是開發(fā)利用科技檔案的信息資源，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。例如：某單位要蓋一座樓房，為了節(jié)省設(shè)計費用，采用舊樓圖紙，這時只需要根據(jù)實際情況找原設(shè)計單位查找地質(zhì)報告更改基礎(chǔ)就可以了。

4 利用是目的

檔案工作的最終目的是提供利用。搞活科技檔案利用工作，滿足社會需要，這是檔案工作在大環(huán)境下應(yīng)擔(dān)當(dāng)起的社會責(zé)任。說的更具體一點，利用工作做好了，檔案為社會、為廣大人民群眾服務(wù)的目的也就達到了。所以利用工作應(yīng)圍繞社會需求來展開。無論是思想觀念的認識，還是開放利用和服務(wù)的計劃、標(biāo)準(zhǔn)、方式及手段，都應(yīng)置于社會這個大環(huán)境中去思考和實踐。

1）著力向社會宣傳檔案工作。要通過行之有效的方式和途徑，向社會宣傳檔案工作的作用，宣傳檔案利用產(chǎn)生的效果。擴大社會影響與知名度。讓人們熟知和了解。例如我廠在每批新進員工培訓(xùn)課上，介紹檔案的重要性、重復(fù)利用效果和提高工作效率的實際例子。使他們對檔案工作有一定的了解，為今后的利用檔案打下良好的基礎(chǔ)。

2）拓展檔案利用形式。拓展新的利用形式，目的是為利用者提供更為直接、便捷、高效的檔案服務(wù)，如網(wǎng)上利用服務(wù)等，拓寬利用渠道，擴大檔案影響，發(fā)揮檔案作用。

3）創(chuàng)造開放型的檔案館環(huán)境。隨著傳統(tǒng)型檔案館向現(xiàn)代化檔案館的過度，為利用者創(chuàng)造開放、舒適、便捷的優(yōu)美環(huán)境，是檔案館公眾形象和社會價值的體現(xiàn)。

總之，社會在發(fā)展，科技在進步，這就要求我們了解和思考新形勢下市場對檔案工作的要求，不斷探索科技檔案的利用價值的表現(xiàn)形式和特點，使科技檔案工作適應(yīng)新的要求，開創(chuàng)新的局面，做出新的貢獻。