試論在網絡信息化時代做好高校外事檔案管理工作

鄭金蘭

（沈陽大學，遼寧 沈陽 110044）

在高校開展國際間文化交流以及學術研討的過程中，需要對相關的活動以及事件進行記錄，而對這些記錄信息進行管理就是外事檔案管理。高校外事檔案管理能夠提升高校管理的規范性，同時能夠促進高校的對外交流，對高校的發展具有重要的意義。但隨著我國高校的外事活動逐漸頻繁，高校國際化發展戰略的實施，傳統的外事檔案管理方式已經難以滿足當前發展階段下高校外事檔案管理的需求。在這個過程中高校需要把握網絡信息化時代的發展趨勢，將網絡信息技術引入到外事檔案管理中，從而實現高校外事檔案管理創新，提升外事檔案管理的效率，為高校的外事交流活動提供基礎。

1 網絡信息化時代檔案管理工作的變化

在當前的發展階段下，網絡信息技術滲透到了社會的各個領域行業中，在社會的發展中發揮了重要的作用。網絡信息時代帶來了的最直觀的變化就是信息存儲方式以及信息傳播方式的變化。在網絡信息時代下，信息的存儲以及傳播突破了時間以及空間的限制，讓信息能夠更加高效的被管理，同時更加高效的傳播。基于網絡信息技術的以上優勢，該技術被逐步的應用于檔案信息的管理中，在很大程度上提升了檔案信息管理的效率。但是從實際的管理工作的開展上來看，還存在著很多的問題。網絡信息技術在提升管理效率的同時也暴露出了安全性的缺陷，由于信息與電子形式在存儲介質中排列，因此相關的信息容易被更改，同時在網路環境下，信息泄露的概率也大大的增加。在進行檔案管理的過程中還需要進行光盤移交等復雜的手續，因此在管理的環節上也較為繁瑣，這種繁瑣的程序也對檔案管理的效率造成了一定的影響。其次在網絡信息時代下，檔案信息的分類方式也發生了一定的改變，相關的管理人員可以借助計算機以及互聯網對，對檔案信息進行快速的查找并分類。在高校外事活動逐漸頻繁的情況下，重視網絡信息技術的應用，并保證網絡信息技術能夠被有效的應用于外事檔案管理中，對于提升外事檔案的管理效率，促進高校外事活動的進一步開展具有重要的意義。

2 網絡信息化時代高校外事檔案管理工作的措施

2.1 將傳統管理方式與電子檔案進行結合

網絡信息時代下的檔案管理以電子檔案為基礎，通過對電子檔案進行管理，能夠有效降低管理的成本，并提升管理的效率。但是在推動檔案管理信息化的過程中，也不能忽視紙質檔案的作用，在紙質檔案中，信息與信息的載體有著比較強的依附關系，二者是統一的關系，而在電子檔案中這一點往往是難以實現的，因此紙質檔案具有原始記錄性。簡單來說在檔案管理中紙質檔案具有原始真實性，以及信息的原始依附性。在對高校外事檔案管理工作進行創新的過程中也不能忽視紙質檔案的作用。一方面需要做好紙質檔案與電子檔案的區分，另外一方面需要發揮二者的互補作用，以紙質檔案保證信息的原始性以及真實性，以電子檔案提升檔案管理的效率。比如在檔案檢索，以及檔案信息查閱中可以充分利用電子檔案，而對于一些重要的檔案信息這需要做好紙質檔案的保存，從而保證相關的檔案信息權威性以及可信性，做好傳統紙質檔案管理方式與電子檔案管理方式的結合。

2.2 提升網絡電子檔案與紙質檔案的統一性

隨著檔案管理方式的調整以及信息化技術在檔案管理中的應用，檔案的形式也在發生改變。目前可以將檔案的形式分為三種，分別最初電子檔案，單純紙質檔案以及本級接收紙質文檔。在高外外事檔案管理中，為了提升管理的效率，往往需要將紙質檔案轉化為電子檔案，而在進行檔案形式轉化的過程中，相關的檔案管理人員需要對紙質檔案的內容進行細致的分析，保證信息錄入的準確性，同時還需要對相關檔案進行編號，保證所轉化的電子檔案與紙質檔案與比較高的一致性。從而充分發揮出電子檔案信息的價值，保證電子檔案信息的真實性以及可靠性，對于促進高校外事檔案管理的信息化建設，提升電子檔案的實用價值，具有重要的意義。

2.3 加強人才培養促進信息技術在外事檔案管理中的應用

長期以來，在高校外事檔案管理中紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就需要保證信息技術在高校外事檔案管理工作中的有效應用。

現代化的檔案管理不僅需要從技術層面上進行改造提升，同時還需要加強相關管理人員的素質。因為在檔案管理中，管理的主體始終是人，只有相關的檔案管理人員具有現代化的管理意識以及管理技能，才能保證信息化的檔案管理手段能夠得到有效的利用，才能積極的應用現代化的管理思維進行檔案管理。在這個過程中需要加強對檔案管理人員的專業培訓，相關的人員需要具備信息化檔案管理條件下的計算機技術，網絡技術以及檔案管理的業務能力水平，相關的管理部門需要對檔案管理人員進行定期考核，保證檔案管理人員能力水平能夠滿足現代化檔案管理的能力要求，同時還需要加強人才引進，通過引進高素質的檔案管理人才，促進檔案管理現代化建設的推進。同時還需要對檔案信息管理平臺進行不斷的完善，將現代先進的多媒體、3D等高科技技術應用于檔案信息管理平臺的建設中，全方面的對檔案信息資源進行展示，以此促進高校外事檔案管理現代化建設的落實。

3 總結

在當前的發展階段下，我國高校的外事交流活動愈加的頻繁，在這個過程中傳統的外事檔案管理模式已經難以適應目前高校外事檔案管理的需求。針對這種問題就需要將高校外事檔案管理工作重視起來，促進高校外事檔案管理工作優化創新。從當期高校外事檔案管理工作的實際情況出發，把握目前網絡信息時代的發展趨勢，以新的管理思路以及新的管理模式，促進高校外事檔案管理工作與網絡信息技術手段進行結合。相關的管理人員需要明確網絡信息時代下高校外事檔案管理工作的變化，一方面需要考慮到對現有的外事檔案管理模式進行調整，另一方面需要將新的管理方法融入到高校外事檔案管理工作中，提升高校外事檔案管理工作的效率，促進高校外事檔案管理工作的有序開展。