新時期圖書檔案信息化管理對策

◎王琦

圖書檔案是包含了大量數據信息的一種資源，在信息社會中占有重要的地位，檔案管理的信息化是一項涉及多方面、多領域的復雜工程。圖書館是擁有大量圖書資料的一種公共場所，其中的圖書資料需要規范化管理，只有規范化管理才能保證圖書檔案工作正常有序地開展。針對圖書檔案信息化管理工作中存在的問題，本文對圖書檔案信息化管理的科學性、規范性、高效性進行了探索。

一、信息技術在檔案管理中的應用重要性

通過將現代信息技術合理的應用到檔案管理的日常歸檔與管理過程中，首先需要對檔案管理進行數字化處理，以便能夠在經過數字化處理之后能夠將檔案的原件存儲到庫房中。這樣檔案資料的歸檔和管理都是在電腦上直接操作完成，而并不需要以手動的形式來對照文獻內容。同時，檔案管理可直接管理在電腦中，這樣通過利用信息網絡便能夠便捷地查閱相關的檔案信息，最大限度提升了檔案管理的構建水平。在檔案管理的構建過程中應用信息技術，這樣檔案信息便可以數字化的形式存在，而檔案管理的證據功能與使用功能便可以直接被區分開，讓檔案管理的再加工能夠真正實現，從而讓廣大人民群眾能夠更加便利地應用檔案管理。相關的檔案管理能夠被第一時間上傳到信息平臺中，讓不同的單位將內部的資源平臺緊密結合起來，真正達到檔案管理共享的目的。同時，廣大用戶還可以充分利用現代信息技術將檔案管理連接到信息平臺中，讓廣大用戶可根據自己的需要進行檔案資料查詢，為檔案管理的構建創造良好的條件。

二、信息化條件下圖書館檔案管理的內容

1.業務檔案。任何圖書館都有其最基本的業務檔案，這是對館內進行的每項業務的最可靠地記錄，主要由館內各個部門工作的具體記錄、圖書館的藏書量以及日常的借閱量、和平時的一些工作匯報以及相關的論文等重要資料構成，圖書館管理水平的高低主要由對于業務資料的管理程度來決定，它記錄了圖書館的成長歷程，是圖書館最重要的檔案之一。

2.政文檔案。圖書館的政文檔案主要包括內部的研討資料，日常的工作日志以及各種會議的記錄等，主要由上級發布一些政文報告，由圖書館的工作人員進行整理，因為圖書館內每個部門的發展情況不同，因此館內必須要具備比較完善的政文檔案以供查閱。

3.人事檔案。圖書館的人事檔案主要包括各個部門的工作人員的基本信息以及圖書館用戶的基本情況。首先，員工的檔案主要由員工的基本簡介、工作記錄以及受到獎懲的記錄等，這些信息不僅能夠供管理人員進行日常的人事管理工作，還是對館內的工作人員進行考評的重要依據，因此極為重要，需要進行完善的保存；其次是館內用戶的基本情況，包括用戶的借閱情況，用戶的誠信記錄以及對于書籍的保護情況等，在信息化管理的條件下，對于這些信息都要在計算機上進行保存，因此必須要保證這些用戶的基本隱私的安全，做好必要的防護措施，以免用戶信息丟失，帶來不必要的麻煩。

三、提出合理有效的對策完善圖書館檔案信息化管理工作

1.提供專項的資金技術支持，改善檔案信息化管理環境。為了有效促進圖書館檔案信息化管理工作的健康發展，就要提供專項的資金和技術支持，以此有效改善圖書館檔案信息化管理環境。首先，圖書館檔案管理工作中需要引進大量先進的計算機，掃描儀以及打印機等相關的檔案管理技術設備，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支持，滿足大量復雜的檔案管理工作需要，提高圖書館檔案管理的服務手段和使用效率，以此推進圖書館檔案管理信息化發展。另外，圖書館應建設檔案信息管理系統，加強檔案信息的網絡安全建設，注重對機密性較高檔案文件的安全保護，防止不法分子利用網絡漏洞來擅自修改和盜取圖書館的檔案信息，提高圖書館數字檔案信息化安全水平。

2.建立健全檔案信息化管理制度，規范檔案管理工作。現代化的圖書館應該建立健全科學合理的檔案信息化管理制度，使檔案管理部門及工作人員可以依照相關制度規定進行工作，實現檔案管理工作的有法可依，執法必嚴，有效規范圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館檔案信息化管理制度應該隨實際發展情況不斷調整和完善，保證各項檔案管理工作可以規范有序的開展，有效避免出現一些不必要的檔案管理問題，從而提高檔案信息化管理工作水平。另外，圖書館制定嚴格的監督管理制度和獎懲制度，明確檔案管理工作人員的工作職責，使檔案管理人員可以自覺遵守相應的制度規定，規范操作檔案信息的存儲、修改等工作，提高檔案管理制度的震懾力，提高圖書館檔案信息化管理工作效果。

3.轉變紙質檔案管理工作模式，采取創新性的工作方法。在圖書館檔案信息化管理中，要進一步轉變以往紙質文件形式的檔案管理工作模式，采取創新性的檔案管理工作方法。首先，圖書館要加強對各類檔案信息的收集整理及加工，檔案機構在收集檔案信息中，要利用網絡信息技術拓寬查檔方法，也要將圖書館的檔案信息進行分門別類，科學規范整理。另外，圖書館要在當前社會經濟發展的新形勢下建立更符合實際服務需求的檔案管理模式，提高檔案信息化管理工作的主動創新性，強化檔案管理的服務意識，最大限度的發揮檔案信息的利用價值，促進圖書館檔案管理工作能力的提高。

4.加強檔案管理人員的綜合培訓，提高工作能力。圖書館檔案管理工作人員的工作能力是直接影響檔案信息化管理水平的重要因素，因此，加強對圖書館檔案管理人員的在信息化方面專業知識和技術，職業素養等綜合培訓，使得檔案管理人員的業務水平得到提高，可以保質保量，高效率的完成圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館要提高檔案管理人員的招聘門檻，不僅要具備專業的檔案管理知識和計算機網絡技術，同時能夠有積極向上的工作態度，可以認真負責檔案信息化管理工作。另外，圖書館要不斷加強對在職檔案管理人員的技術培訓，懂得應用數據庫等基本檔案管理知識，并且可以熟練應用計算機等檔案管理相關設備，提高工作人員的檔案管理綜合能力。同時，圖書館要提高工作人員檔案管理的職業素養，使其在工作中能給嚴格按照相關制度進行檔案管理工作。

5.建學習型組織和知識社區，提高隱性知識的溝通與交流。知識社區不但是—個巨大的人才庫，并且知識社區中的人才流動性也非常快，使得知識庫中的人才可以隨時得到補充。網絡杜區可以吸納不同種類組織機構的人員，同時還可以吸收具有專業特長的專業型人才。在網絡社區中，不同類型的專業人才可以將自身的隱性知識和顯性知識通過這個網絡社區這個平臺進行信息的交互，將其自身的觀點或者著作進行公開，同眾多專業人員進行討論。綜上所述，網絡社區不但可以使得知識在社區內部進行傳遞、共享，同時形成一種高效的知識傳遞環境。不同種類的知識社區相互聯系、相互交流，形成—個范圍更廣的知識社區。這個范圍更大的社區不但能超越機構范圍的限制，同時還可以擺脫行業的束縛。

結束語：總體來說，在信息化技術的推動下，圖書館的檔案管理工作被賦予了新的價值，必須要加強管理人員的專業素質，進而對檔案工作的規范化進行強化，實行一體化的管理，讓檔案管理工作更具科學性，推動圖書館各項工作的順利展開。