淺談計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用及發(fā)展趨勢

◎劉艷杰

任何行業(yè)的辦公都需要對信息進行處理，也就是對信息進行收集、整理、傳輸。由于目前社會進程的不斷加快，人們需要面對和處理的信息量也在不斷的龐大，面對著龐大的信息量，傳統(tǒng)的信息處理手段已經(jīng)不能夠滿足人們的需求。計算機的發(fā)展推動了信息技術的發(fā)展，極大的促進了企事業(yè)單位的辦公效率，改變了辦公信息的處理模式，特別是推動了基于信息處理技術的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代辦公的主要工具和手段之一。企業(yè)為了提高效率，都在大量引進辦公自動化技術，辦公自動化的使用，可以優(yōu)化單位管理組織結(jié)構(gòu)，有效調(diào)整管理體制和辦公協(xié)調(diào)能力，決策的一致性也得到加強，這些優(yōu)勢都可以讓辦公效率大大提高。從以上能夠看到，正是由于計算機極其網(wǎng)絡技術的不斷創(chuàng)新和進步，改變了以往社會不同生產(chǎn)和消費領域人們的信息處理方式，使人們處于一個效能更高的環(huán)境中。

一、信息技術與辦公自動化

信息技術是研究信息的獲取、傳輸、處理、檢測、分析和利用的技術，主要用于管理和處理信息，由傳感技術、計算機技術、通信技術、微電子技術結(jié)合而成，常被稱為“信息和通信技術”，有時也叫做“現(xiàn)代信息技術”。辦公自動化是在計算機技術、網(wǎng)絡技術基礎上發(fā)展起來的，辦公自動化是集計算機技術、網(wǎng)路技術、通信技術、行為科學及組織科學等組成的現(xiàn)代化技術為一體新型技術。辦公自動化是利用現(xiàn)代化技術和設備將現(xiàn)實生活中的辦公活動真實的展現(xiàn)出來，并由相應的工作人員和現(xiàn)代化設備共同組成活動和目的的人機處理系統(tǒng)，這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。

計算機辦公自動化之所以在當前有著廣泛的應用，主要就是其自身的作用比較突出，通過計算機自動化能夠構(gòu)建內(nèi)部的通信平臺，使得內(nèi)部通信及信息交流以快捷通暢的方式得以體現(xiàn)。同時也要能夠?qū)崿F(xiàn)工作當中的流程自動化，其中主要體現(xiàn)在跟蹤以及實時監(jiān)控等協(xié)同工作間的問題，對公文的處理收發(fā)文等，進而來提升單位協(xié)同工作效率。另外還能夠構(gòu)建信息的發(fā)布平臺，最終實現(xiàn)文檔管理的自動化。除此之外對信息的集成以及辦公的輔助對分布式辦公的實現(xiàn)等都有著重要的促進作用，其中最為主要的就是分布式的辦公，這樣能夠?qū)ぷ鞯恼＿\行起到保障作用，從而在一方出現(xiàn)了問題的情況下不影響其它的工作。

二、計算機辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢分析

計算機辦公自動化的發(fā)展過程中還存有諸多問題有待解決，主要體現(xiàn)在對計算機辦公自動化的全面認識還不夠，只是將其理解為智能化的先進辦公設備來對工作效率進行提高，沒有將其為領導的決策提供精確依據(jù)得到重視。對自動化的基礎沒有得到充分的重視，另外在計算機辦公自動化的功能的了解程度方面還有待進一步加強，沒有對其實際的基礎管理得到充分重視，這對于其核心的層面沒有得到重視。然后就是在計算機辦公自動化的技術層面還比較欠缺，并且在管理過程中對硬件較為重視，而對于軟件的更新卻忽略了，這樣就對計算機辦公自動化的健康發(fā)展形成了很大的阻礙。

針對計算機辦公自動化發(fā)展中的問題，要能結(jié)合實際進行加強解決，要能夠構(gòu)建統(tǒng)一辦公信息管理平臺。這是計算機辦公自動化應用當中較為重要的內(nèi)容，對其辦公的平臺進行完善能對實現(xiàn)辦公信息的交流及共享等方面的實現(xiàn)有著重要促進作用。而針對有著較大規(guī)模及分支結(jié)構(gòu)相對比較多的企業(yè)進行構(gòu)建統(tǒng)一完善的辦公信息管理平臺就更加重要，這樣能夠在統(tǒng)一監(jiān)督及對整體管理水平的提高的實現(xiàn)有著重要推動作用。

另外就是要能夠在組織實施上將傳統(tǒng)工業(yè)項目的管理體制要向產(chǎn)品化及專業(yè)化的實施體制轉(zhuǎn)變，還要能夠?qū)k公需求開發(fā)相應文檔管理系統(tǒng)，并要在文檔管理功能實現(xiàn)過程中創(chuàng)新其便捷性，將簡單及便捷的優(yōu)勢特征得到充分的體現(xiàn)，并對相關木馬文件及網(wǎng)絡病毒的防范功能進一步的加強。與此同時要能構(gòu)建對計算機辦公自動化平臺相適應的監(jiān)督機制，進而提升辦公的規(guī)范性，對辦公人員的責任心也能夠得到有效加強。

計算機辦公自動化在今后的發(fā)展中，對復合型人才的培養(yǎng)將會成為重要的方向，由于計算機自動化辦公自身有著較強的專業(yè)性及技術性，所以在每個環(huán)節(jié)都要能得到嫻熟的操作，這就需要將計算機辦公自動化系統(tǒng)及實際的工作有機結(jié)合。只有在有能力的技術人才以及專業(yè)化人才的基礎上才能進一步的促進計算機自動化的充分作用發(fā)揮，也只有在專業(yè)知識上比較精通的人員才能推動計算機辦公自動化的持久發(fā)展。

計算機辦公自動化的發(fā)展在自動化的設備方面的性價比大幅提升也是重要的發(fā)展趨勢，這些都有賴于通信技術的發(fā)展及計算機技術的發(fā)展，這樣就能不斷有新的技術得以推出。另外在人機交互的界面方面也將會進一步的得到完善，操作系統(tǒng)的進一步優(yōu)化使其直觀性及形象性有著很大程度提升，這對辦公自動化技術的推廣應用有著重要的促進作用。同時在系統(tǒng)的集成技術方面的發(fā)展也會有進一步的突破，在計算機系統(tǒng)的開放性及兼容性方面的加強，使得軟硬件的集成就變得更加方便。

最后就是計算機辦公自動化的發(fā)展將會向著更加人性化的方向進行實現(xiàn)。由于辦公自動化在功能上較為簡單，所以在使用中就對直接操作方面比較也比較容易，這些方面的優(yōu)勢使得在實際的發(fā)展過程中成了辦公自動化的顯著特征。在不斷的優(yōu)化發(fā)展過程中，這一方面的優(yōu)勢將會進一步的提升，計算機辦公自動化的技術應用將更加人性化。

三、辦公自動化軟件開發(fā)的方向

辦公自動化軟件是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，對于技術方案的要求通常也比較高，在當前的產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時代，辦公軟件在技術方面有以下三個重要的發(fā)展趨勢：第一：辦公軟件云端化。隨著云計算的落地應用，目前大量的辦公軟件已經(jīng)逐漸完成了云端化改造，在云計算技術的支撐下，辦公軟件也有了更好的使用體驗。通過云端化改造，辦公軟件能夠進一步打破傳統(tǒng)的“信息孤島”問題，從而提升辦公軟件的可用性。第二：辦公軟件平臺化。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時代是平臺化時代，辦公軟件目前也在逐漸向平臺化方向發(fā)展，這導致辦公軟件的功能邊界在不斷拓展，同時也能夠整合更多的資源。第三：辦公軟件智能化。智能化辦公也是當前一個重要的發(fā)展趨勢，在云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能技術的推動下，辦公軟件的智能化能夠在很大程度上降低職場人的工作難度，這是智能化辦公軟件一個重要的優(yōu)勢。

結(jié)束語

計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用起到了十分突出和顯著的作用。所以對計算機辦公自動化的發(fā)展趨勢進行理論性研究，就能夠從很大程度上促進實際的發(fā)展，并對計算機辦公自動化的進一步發(fā)展有著重要意義。