大數據時代行政事業單位信息檔案管理的路徑探討

■呂文娟

（魚臺縣人民政府辦公室）

引 言

大數據時代背景下，傳統檔案模式已無法緊跟時代發展的腳步，人們對于行政事業單位的檔案管理工作提出更高的要求。相關檔案管理工作者在進行檔案管理信息化發展的過程中，雖取得了一定的成績，但也遇到了很多問題，這就需要相關政府部門、行政事業單位以及具體檔案管理者從思想認知、制度完善、人員管理、軟件建設等多個角度進行優化與改革，促使檔案管理工作在大數據的時代背景下能夠更加健康、持久的發展。

1 行政事業單位信息檔案管理的意義

作為我國國家機構的重要組成部分，行政事業單位具有明顯的管理性、行政性和服務性特征，其能否保持良性的健康發展，對于國家的發展與運轉具有重要的影響。信息檔案管理是行政事業單位日常管理工作中的重要組成環節，科學合理的信息檔案管理是確保行政事業單位持續健康發展的重要因素。同時，在進行信息檔案管理時，能夠在歸納和整理歷史文件的過程中吸取豐富的歷史經驗，為行政事業單位進行發展規劃或行動決策時提供更多的實踐參考。行政事業單位制定決策或者司法部門開展調查都需要頻繁的使用檔案，而信息檔案管理則能夠有效提升檔案的使用效率。在決策制定層面，檔案中記錄的真實歷史活動信息是良好的參考依據；在司法實踐層面，檔案中的真實信息會成為關鍵性的法律依據，由此可以看出，行政事業單位信息檔案管理具有深遠的意義[1]。

如果為增加安全性而直接增多圖形的行數或列數，如將3*3的九宮格改為3*4或4*3的矩陣，其密碼組合個數雖然增加，但所占屏幕的空間會大幅增加，壓縮圖形又會使圖形中的點過于密集而不便操作。因此應該從占據空間與3*3式密碼相近，但形狀不同的圖案入手。基于此，設計了以下幾種圖形密碼：八邊形式圖形密碼、正三角形式圖形密碼、等腰直角三角形式圖形密碼、弦圖式圖形密碼。

2 大數據時代行政事業單位信息檔案管理的問題

2.1 不完善的管理制度

隨著社會發展進入大數據時代，我國大部分行政事業單位都積極進行管理工作的優化與改革工作，但在實踐過程中仍存在許多亟待改進的不足之處，其中，以信息檔案管理制度最為突出。從檔案管理工作人員的層面看，現階段行政事業單位的部分檔案管理工作人員存在崗位職業素養低下的情況，缺乏對外界誘惑的抵制能力。一旦現行信息檔案管理制度出現漏洞，存在約束缺失的情況，這些素養低下的工作人員極容易為了個人利益而做出有意丟失、刪除篡改信息檔案的以權謀私行為，不僅對行政事業單位造成不可逆的重大損失，還嚴重制約了信息檔案管理工作的健康發展[2]。

2.2 落后低下管理方式

隨著時代的進步，檔案管理方式也應進行不斷的優化與發展。然而，在大數據時代背景下，現代化信息技術與運營管理理念的發展速度都遠遠大于信息檔案管理方式的優化與改進速度，嚴重降低了信息檔案管理和使用的實操性。即便是相關技術人員研發出了多種先進、高效的信息檔案管理軟件，但受到相關管理工作人員信息化管理技術缺失因素的影響，信息檔案管理方式的發展也難以跟上大數據時代的發展腳步。除此以外，由于信息檔案管理對檔案的完整性和安全性有更高的要求，所以在檔案管理方式在建立健全檔案安全保護機制層面還有很大提升空間[3]。

重視信息檔案的安全性管理。現代化電子信息技術雖然為檔案的保存、傳遞、使用工作帶來了質的改變，但也顯著增加了檔案的安全性隱患。隨著信息檔案丟失、篡改事件的頻繁發生，相關管理人員應將檔案安全管理作為現階段的工作重點，提升安全管理意識。一方面，要施行嚴格的信息檔案訪問權限制度，確保檔案查閱與使用的安全性，一旦發生問題，能夠快速縮小調查范圍；另一方面，信息檔案管理網絡應獨立敷設，與無關儲存器斷開連接，確保管理網絡的安全性，有效避免網絡黑客對檔案文件的破壞；此外，還要編制專用殺毒軟件，并定期維護升級。

2.3 檔案管理設備不足

我國現已進入大數據時代，高精尖的現代化信息技術正不斷在各個行業領域普及，對于檔案管理來說，也應緊跟時代潮流，進行信息化發展。

3 大數據時代行政事業單位信息檔案管理的路徑

3.1 完善管理制度、加強工作人員的管理

第三代圖書館服務平臺將更加貼近讀者的生活、閱讀需求及知識獲取和利用方式，為讀者提供高度定制化的服務。通過對讀者互聯網社交媒體、多種文化生活場所的集成與覆蓋，對讀者興趣與閱讀行為的深入分析，從資源組織與內容服務等多個角度實現對讀者服務的高度定制化。

從人員管理的角度出發，大數據背景下，行政事業單位檔案管理人員的現代化信息技術與時代化管理理念亟需提升。通過以下三點措施，能夠有效提升檔案管理人員的工作能力。第一點，優化人才引進制度。事業單位在進行檔案管理崗位人員招聘工作時，應深入剖析大數據時代背景下管理工作的崗位能力需求，采取針對性的手段對滿足單位用人需求的復合型人才進行招聘，從而深化檔案管理崗位的人才儲備，為后續發展奠定堅實基礎。第二點，加大人員培訓力度。事業單位應采取多樣化的形式對檔案管理在崗員工進行定期培訓，通過學習、講座、考察交流等形式，提升相關工作人員的綜合職業素養、樹立積極工作理念，促進信息檔案管理工作的有序進行。第三點，鼓勵經驗交流。事業單位應鼓勵相關工作人員經常性開展業務交流與討論活動，促進優秀工作技能和管理理念的傳播，為信息檔案管理工作發展營造良好環境[5]。

3.2 提高對檔案管理的重視程度

重視信息檔案管理系統的維護工作。信息檔案管理不同于傳統檔案管理，在大數據技術支持下，其管理過程是一個動態過程，因此，在信息檔案管理和使用過程中要重視對管理系統的維護與更新工作。在系統使用過程中，要確保檔案信息輸入的完整性與準確性，為后期信息檔案的分析與管理提供可靠性基礎。還要組建專業性管理系統維護團隊，定期對信息檔案管理數據庫進行專業化維護與更新，并引導檔案管理人員形成良好的數據更新意識[6]。

從管理制度的角度出發，檔案管理制度應納入行政事業單位管理制度體系中。特別是在大數據時代背景下，檔案信息體量非常大，結構類型也愈發詳細和豐富，對檔案管理工作提出了更為苛刻的要求。在這種時代背景下，行政事業單位需要建立健全信息檔案管理制度，明確管理內容及標準，對各類信息檔案實施規范化管理。信息檔案管理制度建立需要注意以下幾點原則：首先，制度應以《檔案法》、《檔案管理規則》作為制定基礎，確保制度的法律約束性；其次，要與單位其他管理制度相聯系，形成制度約束系統，確保檔案管理工作的有序性和高效性；最后，要定期組織檔案管理人員進行相關法律法規學習，根據最新的法律法規，及時更新和補充現行檔案管理制度，確保制度具有時代性、社會性以及高效性。

2.4.1 試驗設計與結果及建模 采用Box-Behnken響應面法，以乳化劑質量分數（A）、助乳化劑質量分數（B）、油相質量分數（C）3個因素為響應因子，以Y1、Y2、Y3為考察指標，以OD為響應值，采用3因素3水平設計試驗，每個水平平行試驗3次求其平均值[10]。因素與水平見表2，試驗方案與結果見表3。

政府及相關領導的重視程度，直接決定了行政事業單位信息檔案管理工作的資源投入力度與監管力度，對信息檔案管理工作的發展具有至關重要的影響。在大數據時代，對檔案管理工作的重視主要體現在以下兩個層面。

3.3 檔案管理信息化發展

在大數據時代背景下，為了使信息檔案管理工作更好的滿足行政事業單位的需求，我國政府加大了相關信息化技術的研發工作力度并積極引進國外先進的檔案信息化管理技術與設備。但是，部分偏遠地區的政府領導仍沒有提升對信息檔案管理的重視，導致當地信息檔案管理設備明顯落后于時代發展，最常見的表現為電子光盤形式的檔案信息處理需求無法得到滿足，加大了檔案信息在保存、傳遞、使用等方面的難度，容易對檔案形成間接性的損害，而這種損害通常是不可修復的[4]。

隨著時間的推移，檔案管理數據量不斷增加的同時檔案信息利用率卻沒有提高，同時，傳統檔案管理技術也無法滿足現階段海量數據信息的儲存需求，更不要說數據分析及跨地域快速傳播需求了。因此，為了順應時代的發展，滿足人們檔案使用需求，行政事業單位應基于現代化信息技術對傳統檔案管理方式進行以下優化：第一點，通過電子掃描、計算機錄入等方式將紙質檔案轉化為數字檔案，并利用計算機技術及大數據技術進行檔案信息分類，建立詳細的信息檔案系統，從而提升檔案資源的使用效率；第二點，研發和引進先進的信息檔案管理系統，通過現代化的信息技術手段實現檔案的批量處理工作；第三點，結合動靜態管理和縱橫分析手段，在確保檔案信息準確性的同時，深入挖掘檔案信息的內在使用價值。

3.4 完善管理軟件的建設

檔案管理軟件是信息檔案管理工作的實施基礎，軟件的建設情況直接影響到管理工作的發展程度，因此，行政事業單位必須要完善管理軟件的管理工作。管理軟件建設工作主要包含兩方面內容：一方面是對正在使用的管理軟件進行及時更新。由于新版本通常會對老版本進行漏洞修復、功能優化、功能增加等改進，因此，保持管理軟件的最新型，能夠有效提升管理效率；另一方面是基于工作性質、實際需求自主研發管理軟件。不同檔案的管理重點不同，對軟件的功能需求也不同，統一化的管理軟件并不一定適用，因此，需要事業單位結合自身實際需求，研發專用的管理軟件，從而切實有效的、有針對性地提升信息檔案管理能力。

由圖1中(b)可知，2種醬油的氨基酸態氮在成熟期的變化趨勢與總氮變化趨勢基本一致。pH 5.4條件下的醬油氨基酸態氮由40天時的約0.99 g/dL逐漸升高至約1.06 g/dL。pH 6.5條件下的醬油發酵55～60天有較為明顯的升高，而后逐漸升高至與pH 5.4條件下醬油相同的氨基酸態氮值。

4 結 語

綜上所述，在大數據時代背景下，信息檔案管理工作雖有不小的進步，但在管理制度、管理方式、管理設備方面還有很多亟待改進的問題，這就需要行政事業單位通過完善管理制度、加強人員管理、提升重視程度、促進信息化發展、完善軟件建設等途徑對當前信息檔案管理工作進行優化和創新，從而全面促進大數據背景下信息檔案管理的健康發展。