電子發票在中小企業中的應用
——以W茶企業為例

葉佳慧，邵 露

（嘉興南湖學院，浙江嘉興314001）

1 電子發票基本概述

1.1 電子發票發展推廣的背景

我國于2012 年5 月試點推行，2013 年6 月開出了第一張電子發票，2015 年11 月，開始面向全國各地推行增值稅電子發票系統。2015 年，李克強總理在政府工作報告中初次提出“互聯網+”行動計劃，國家稅務局提出“互聯網+稅務”的行動計劃。同年，國家明確了電子發票的法律效力，頒布了相關政策，向社會陸續發布了多項文件，全力支持電子發票在全社會的推廣和落實。如今，隨著國家政府對于電子發票政策的持續支持和推進，以及市場教育水平的不斷深化，使電子發票的普及率快速提升，電子發票的開具數目也將維持高速增長態勢。根據艾媒咨詢的數據顯示，2018年全國電子發票開具數量達到32.7億張，較前一年增長了257.1%，預計2021 年電子發票開具數量將增加到500億張左右。

1.2 電子發票的特征

1.2.1 無紙化、高效率、低成本化

電子發票的運行和操作的方式是數據電文化，節省了企業發票的印制、存儲和保管成本。發票電子化不僅能減輕企業開票負擔，還可以零成本進入更高效的發票管理模式。另外紙質發票需要花費較多時間進行匯總和整理，而電子發票由電腦自動匯總，使財務人員在工作效率上和工作質量上得到很大的提升。

1.2.2 便捷化、相對安全化

電子發票隨開隨用的特征，使其開票較紙質發票便利，只要消費者在手機上輸入發票信息，服務員無需填寫發票，信息提交后即可。這種操作無需在收銀機前等待，可以在任何地方進行減少了消費者的等待時間。電子發票相較于紙質發票更易于保存，可以永久存儲在消費者的手機和郵箱中，故其權益也得到了一定保證，相應減少了個人信息泄露的可能性。

1.2.3 規范化、可查驗化

過去企業需要每半年向稅務局提交并申請印制發票計劃，得到批準后將由稅務局指定的印刷廠進行印制，待印制的紙質發票使用完后再進行繳銷。如今電子發票的應用使企業開具發票只需申請領取發票的號段，有效的解決了傳統紙質發票假發票、虛開發票和包稅制等易出現的固有弊端。電子發票系統采取電子化的防偽模式，可以登陸各大電子發票服務平臺進行查驗，為稅務機關工作的進展提供主動可控制的環境。

2 增值稅發票全面電子化在W茶企業的應用

2.1 公司簡介

W 茶企業是具有一定生產規模的中小型企業，成立于浙江，是私營企業，在當地以及一些地區具有一定的名氣。W 茶企業的許可經營范圍有茶葉生產、加工以及在食品生產許可證有效期內經營銷售。企業從茶葉的生產、采摘、加工到最后線下旗艦店的銷售等一條龍的生產形式，向客戶提供茶葉種植與茶文化傳播的優質服務，主要采取線下的實體銷售模式。由于W 茶企業的誠信、專業服務，并且從成立之初至今，不斷吸取和借鑒國內外先進的經營、管理思想理念，努力實現公司業務、管理等方面的自我超越，多年來獲得了客戶的一致好評與信任。

2.2 具體應用

在“互聯網+”背景下，隨著經濟發展不斷的加速，電子發票的應用范圍不斷擴大，成為我國經濟新常態下的重要組成部分。目前，我國電子發票的使用實體主要由各類原料廠商、產品及服務集成商、負責產品服務的經銷商與消費者等組成。

W 茶企業所應用與處理的票據有增值稅專用發票、普通發票與冠名通用機打發票。對于這三類發票是企業單位或企業工作人員在購銷商品、提供或接受服務以及從事其他經營活動中所開具、收取的業務憑證。

W茶企業作為一家茶葉生產銷售、茶文化傳播等特殊業務的有限責任公司，其創造價值的主體是負責茶葉種植、銷售與茶葉文化傳播的員工。而這些員工在進行茶葉品質實地檢查、茶葉銷售、兩企業茶葉文化交流采取合作的工作時，會產生大量的差旅相關費用，各類費用是W茶企業營業過程中的最主要支出之一。

在實地檢查以及銷售產品的業務中，員工會在外出差過程中接觸到各類電子發票，主要涉及到的電子發票類型有：餐飲費、電話費、住宿費、會議費、通話費、電商購物費、租賃費等。這些電子發票幾乎涵蓋了納入電子發票適用范圍的全部行業。

電子發票的應用在茶葉的批量銷售業務中應用最為廣泛。企業銷售自產的茶葉產品以及進行加工后的銷售會使用到貨物銷售發票，用來表明所銷售的商品規格、數量、銷售價格、運費、保險費、開票日期以及付款方式等內容，銷售發票會通過電子發票的形式傳送給購買方。例如：2020 年12 月與X 有限公司簽訂一份售貨合同，合同約定X 有限公司訂購茶葉一批，當即收到銀行匯票一張，財務部驗票后開出增值稅普通發票，并通知倉庫發貨。所開具電子發票如下：

隨著“互聯網+”背景下科技的迅速發展，W 茶企業在繼續實體茶葉銷售模式上，開展線上的電子商務銷售，這就意味著電子發票在該企業的應用將會更加廣泛。

2.3 應用中存在的問題

電子發票的應用給W 茶企業在生產銷售過程中帶來了成本較低化、開具便捷化等利益，但在電子發票的應用中尚存在些許問題。

2.3.1 電子發票管理制度尚未健全

一方面，大部分茶企業都是茶民有多年種植經驗后成立的中小型甚至是個體企業。W 茶企業也是如此，企業管理人員自身對財務會計和電子發票方面了解知識較少，因此企業缺乏完善的財務管理體系，會計核算不健全，電子發票管理制度也尚未完善。另一方面，W 茶企業雖然具有一定規模但與大多數茶企業一樣并未根據國家相關制定健全相應的財務管理制度，電子發票規范性和標準體系也未得到完善。

2.3.2 電子發票應用理念落后

W 茶企業在生產銷售過程中，仍較多使用傳統的紙質開票方式，不利于發票的管理質量和效率。雖然W 茶企業發票無紙化水平在很大程度上有所改善，但信息網絡技術應用水平有所欠缺，這使得先進的經營理念難以滲透到實際的電子發票管理工作中。

2.3.3 電子發票管理水平較低

隨著網絡信息化普及，信息技術的應用能夠完善和創新電子發票管理制度，一定程度上提高了W 茶企業電子發票管理的工作質量及效率，但由于在電子發票管理中的應用起步過遲，導致其信息技術應用處于較低水平，從而影響電子發票的管理。

2.3.4 電子發票使用存在安全隱患

W 茶公司負責人稱對網絡安全的信任度較低。在“互聯網+”的背景下，網絡的開放性和數據的共享性使安全隱患也隨之增加。電子發票含有大量的商業信息和涉稅內容，數據的安全需要得到保障，一旦企業電子發票信息泄漏，可能會影響企業財務管理安全性。

2.3.5 電子發票存在重復報銷情況

W茶企業的采購人員外出等其他業務的經費報銷，需要打印電子發票憑證，但因電子發票下載次數不受限制，在財務管理體系不夠完善的情況下，若財務人員無法及時核對電子發票信息，可能會造成電子發票重復報銷的情況，給企業財務管理增加負擔。

3 對中小企業電子發票應用的對策建議

3.1 電子檔案管理系統的建立

在“互聯網+”背景下，針對企業辦公高效化、信息化的發展趨勢，為了充分發揮電子發票無紙化的特點，中小企業可以建立電子檔案管理系統。將發票數據等電子文件檔案儲存在電子檔案管理系統中，進行分類檢索，既方便查閱，實現辦公無紙化、信息化，還能保證數據的安全存儲。

3.2 確立完善的電子發票管理制度

中小企業要完善電子發票管理制度以避免此類報銷風險。第一，財務部門對電子發票進行登記臺賬。在報銷發票時，與建立的電子文檔進行比對是否有重復錄入，而后進行報銷發票錄入，在此過程中保證信息準確不存在錯誤。在檢查電子發票真實性時，利用excel表格嚴格按照操作步驟進行信息輸入，進行稅務局網站逐一驗證。第二，建全報銷制度。借助ERP系統將電子發票的鏈接發送到財務部門，由財務人員及時進行相關打印、報銷日期進行標記，而后進行登記臺賬。同時對發票報銷的審核操作進行限定，對打印的發票進行“發票重無誤”章印并及時登記。第三，建立多人流動審查制度。對電子發票的開出到報銷整一個過程進行有效的監管，當月審核電子發票時對內開具程序公開，確保報銷操作無誤，形成適應企業的電子發票管理制度。

3.3 實施信息安全保護措施

中小企業需建立信息安全保護系統對電子發票信息進行全面保障。首先，加大科技信息技術的投入，培養發票信息處理軟件的工作人員。在保證電子發票高效處理的同時，及時補救信息處理出現的問題，運用自己的加密系統進一步提高信息安全。其次借助ERP 系統自動對比電子發票信息，在提高發票檢驗真偽的準確率時，降低了電子發票重復入賬率。

3.4 提高財會人員工作綜合素質

增強財務工作人員的綜合素質，使財務工作的效率和準確性得到提升。第一，提高員工的專業化水平。完成現代網絡技術的學習，對電子發票等相關系統的運用具有一定的了解以及運用能力。第二，加大財務人員的專業知識培訓。對電子發票的開具以及報銷都要有正確的認知，減少低級錯誤的產生，增強電子發票使用的規范性，增強審查鑒別能力。第三，加強財務人員的風險防控意識。對電子發票使用過程中可能出現的風險有清晰的認知，并能及時采取一定的措施來預防或降低風險。

4 結語

在目前的情況下，電子發票已在繼續發展的進程中，相關法律法規的設立還是有所欠缺。中小企業在運用電子發票的過程中仍能遇到許多問題，要全方面考慮員工對待電子發票的態度、電子發票自身存在的缺陷等問題，解決這些問題需要綜合考慮企業的情況，對癥下藥。在“互聯網+”的背景下，將互聯網的優勢最大化，兼顧工作的效率與速度，將電子發票的效用最大化。

隨著技術進步與政策的進一步完善，以W 茶企業為代表的中小企業能更好地運用電子發票。