茶文化背景下機關聚集區檔案集中管理實踐

張 蓓

（南通市檔案館，江蘇南通226000）

1 檔案管理中心的定位

南通市圖書館綜合大樓入駐單位檔案管理中心根據市委、市政府及局黨組的指示精神，充分借鑒兄弟省市的做法，同時結合檔案管理中心的實際，對檔案管理中心的工作重新進行了規劃定位，認為檔案管理中心是為圖書館綜合服務大樓各入駐單位提供檔案集中保管和利用等服務的市檔案局（館）所屬內部機構，其所進行的檔案管理服務有別于國家綜合檔案館或單位內部檔案室，具體特征如下：

（1）中心對檔案的管理不是法定進館管理。法定進館需具備兩個條件：一是該單位為承擔法定進館義務的單位；二是檔案到了法定移交進館期限。中心目前管理的檔案來自司法局、水利局、環保局、審計局等16 家單位，其中有一大半以上單位不是法定進館單位，即便是法定進館單位，其移交給中心管理的檔案也還沒有到法定移交進館期限。因此，中心對檔案的管理不是國家綜合檔案館的法定進館管理，而是以集約化管理為目標的檔案集中管理。

（2）中心對檔案的管理不是代保管或寄存管理。代保管或寄存都是基于平等民事主體之間的合意，是一種合同行為。盡管中心也強調各入駐單位檔案移進、移出自由，但這種集約化管理的要求是依據市委、市政府行政決定做出的，管理行為本身帶有一定的強制性，不是基于民事合意。同時，代保管或寄存是在所有權不發生改變的情況下，管理權發生轉移；中心管理檔案，所有權同樣不發生改變，但管理權發生部分轉移，由中心與入駐單位共同管理。

2 檔案管理中心工作需解決的問題

2.1 明晰中心和入駐單位的權責

中心采用集約化管理的主要目的是幫助入駐單位統一保存和歸檔管理，方便檔案利用，同時為入駐單位節約檔案保管庫房和閱覽用房面積，因此，中心的主要職責是對各入駐單位的檔案進行分類管理和科學管理，做好移交和歸檔工作，并完善檔案利用制度，加強檔案利用的規范性，確保檔案利用的高效和安全。入駐單位需要加強對各自單位檔案的分類和安全保密等級管理，根據中心歸檔的統一要求做好歸檔和按時移交工作。

2.2 加強檔案管理員隊伍建設

無論是中心還是入駐單位都需要加強檔案管理員隊伍建設。入駐單位不能因檔案最終要移交中心保管就疏于對檔案的過程管理，或者依賴中心的專業化管理在安排檔案管理員的過程中過于隨意如經常變更管理員或使用兼職管理員，入駐單位的管理員應該是相對固定的長期的專職人員并熟悉國家檔案政策法規，按照相關管理辦法做好本單位的檔案的常規管理工作。中心需要進一步加強對檔案管理的專業化培訓，一是在檔案移交和共同管理的過程中能夠幫助入駐單位的管理員按照相關管理制度和辦法完成相關工作，實現規范管理；二是使管理員牢記底線規范檔案利用行為，確保檔案安全利用。除了確保中心和入駐單位檔案管理員的專業化，還需要定期對這些管理員進行思想和心理疏導教育。檔案管理工作相對枯燥，而且容易被邊緣化，管理員在長期工作中容易出現懈怠等消極情緒，需要定期組織檔案管理員進行培訓，一是提高工作業務能力，二是通過集體活動釋放消極情緒，三是進行意識形態教育以利于落實意識形態主體責任。

2.3 完善中心檔案管理機制

為落實中心的主體責任，必須結合新技術完善中心檔案管理各項機制。一是完善中心檔案的傳統保管和信息化管理機制，根據不同入駐單位和不同安全級別的檔案進行分類管理和科學管理，做好歸檔工作。二是結合信息化技術完善中心檔案的借閱等檔案利用機制，按照國家檔案政策法規辦好相關手續，做好網絡遠程借閱和現場借閱的審批、登記等流程工作，預防檔案出現問題無法追責的問題，規范相關程序確保檔案的安全和合規利用。三是完善中心檔案管理員的培訓進修機制，通過定期的專項講座和學習交流會對全員進行全面的業務提升培訓和思想政治教育。

3 檔案管理中心工作舉措創新

在對檔案管理中心的工作進行準確定位后，我們根據這個定位，結合實際，摸索、創新出一整套工作舉措，經過一年來的實踐檢驗，這些工作舉措是合理有效的，是符合中心的創辦初衷。

（1）在檔案管理上實行“責任區分模式”。即中心與各入駐單位區別分擔管理責任：一是各入駐單位已移交入庫的檔案，其所有權仍屬各單位，但檔案的實體安全管理責任則由中心獨立承擔；二是檔案利用權由各入駐單位自主行使，中心只負責入駐單位檔案借、調閱的接待及登記工作；三是檔案信息安全責任由入駐單位和中心共同承擔，而借、調閱過程中的信息安全責任由入駐單位承擔，保管期間的信息安全責任由中心承擔。這種管理模式一方面明確了中心與入駐單位的各自責任，另一方面又較好解決了工作效率問題。

（2）在檔案利用中實行“聯系人制度”。即各入駐單位往來中心利用檔案的人員必須是經各單位書面指定的專人，且其利用權限也必須經各入駐單位進行特別授權，中心將利用權限細化為“文書檔案權限”、“會計檔案權限”以及“全權限”三種，同時，該指定人也是檔案移交工作的聯系人。通過聯系人制度制定指定專人既有利于便捷開展檔案利用及檔案移交工作，保證檔案移交工作的高效性，又有效解決了入駐單位內部人員交叉泄密的隱患，提高檔案的安全性。

（3）在庫房管理上實行“雙人五同規定”。由于各入駐單位檔案集中存放在一起，為避免入駐單位工作人員調檔時觀看其他單位的檔案，以及中心工作人員“監守自盜”而造成檔案信息丟失、泄密的隱患，中心除了在庫區內加裝實時監控設備外，還借鑒了銀行業金庫管理的嚴格規定，對進出檔案庫房實行兩人以上的“同開”、“同進”、“同在”、“同出”、“同鎖”的“五同”規定。這一規定確保了在任何情況下都有兩人以上共同入庫，達到相互監督的目的，較好解決了庫區管理過程中的丟失、泄密問題。

（4）在檔案移交中實行“照單核數制度”。由于各入駐單位移交入中心的檔案大都未到法定進館期，處在動態管理狀態，因此，我們根據實際情況因地制宜地采取了“照單核數制度”，以化繁為簡，有效解決了清點入庫的問題：一是各入駐單位自行決定進館門類，中心按照提交的清單安排預留庫區指定位置；二是入駐單位事先清點造冊，中心派員按照清冊當面進行復核點數，辦理移交手續；三是暫不要求按照國家進館規范進行整理（整理工作由各單位在法定進館到期前適時另行安排），入駐單位與中心在清點數量上達成一致，即可辦理交接手續。這一做法打消了各單位的顧慮，提高了進館工作效率，又確保了進館數量的準確性。

4 檔案管理中心現狀及成效

4.1 檔案管理中心的運行現狀

中心成立于2015 年6 月。在市委、市政府的關心下，在局黨組的正確領導下和兄弟處室的密切配合支持下，中心在建立健全制度、創新管理方式、節約行政成本、提高行政效率方面狠下功夫，取得了一定的成績，受到了上級領導的肯定、服務單位的好評以及兄弟單位的關注。截止到2017 年底，共有16 家入駐單位的檔案集中到中心保管，檔案保有量為117303卷/件/盒。接待調卷量為1178人次、20780卷（件）。目前，中心擁有庫房3個、閱檔室1 個，專職工作人員3 人。庫房實用面積約500 平米，安裝4聯裝5 層以上密集架102 列，館藏余量達10 年以上。庫區通道、庫房內部全面安裝20 余個攝像頭，查檔大廳安裝4 聯裝監控電視墻，有效實現了對庫房內外的24小時無死角實時監控。

4.2 檔案管理中心的運行成效

檔案管理中心的成立有效地解決了機關聚集區檔案庫房緊缺（集中保管節約辦公用房面積見表1）和機關專職檔案人員缺編的問題，入駐單位不再需要單獨規劃檔案保管、借閱用房以及安排專人進行管理，充分發揮了降低入駐單位行政成本、改善檔案保管條件、提高檔案安全保密系數的作用，符合國家關于機關聚集區檔案管理工作高質量發展的要求和預期目標。

檔案管理中心的成立與有效運行在一定程度上完善了信息公開機制并落實了便民服務理念。通過對市圖書館綜合大樓入駐單位的檔案的集中管理并獲得入駐單位授權的調閱權限范圍內，檔案管理中心可以為辦理過調閱手續的個人和單位委托人提供一站式服務，而不需要檔案申請調閱人跑多個部門和多次辦理手續，極大的方便了個人和單位委托人對于獲取相關部門的公開信息和依申請公開信息。

表1 集中保管節約辦公用房面積表

5 檔案管理中心工作展望

中心的成立是機關聚集區檔案集約化管理的一次成功的體制改革。近年來，中心堅持開放、共享、服務的發展理念，不斷進行管理機制的創新。盡管如此，結合工作實際，中心依然發現工作中的一些不足之處，各入駐單位檔案管理業務工作水平參差不齊，數字化程度也存在差異，個別單位檔案管理人員調換頻繁，存在輕視日常檔案整理工作和業務不熟練的問題，檔案工作水平發展不平衡，導致移交清點有一定難度以及檔案查找利用效率不高等問題。在未來的工作中，中心需要完善溝通協調機制，積極爭取各入駐單位領導的重視與支持，在財政和人員編制允許的情況下，做到各入駐單位檔案工作統一標準、統一整理以及統一數字化。