對水利工程建設檔案管理的探索與思考

高亞君，張豪杰，趙冰清，陳先林

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江433100）

1 引言

近年來，政府不斷加大水利工程建設投資，水利工程項目數(shù)量越來越多。特別是2014年國務院部署了分步建設完成172項重大水利工程，使我國骨干水利設施體系顯著加強。日益增多的工程項目對項目管理水平提出了高要求，作為項目管理重要組成部分的檔案管理工作越發(fā)重要。在“水利工程補短板，水利行業(yè)強監(jiān)管”的大環(huán)境下，記錄和反映建設過程的工程檔案資料的意義重大，人們必須高度重視檔案管理工作，促進檔案管理水平走上新臺階。

2 水利工程檔案管理的意義和價值

2.1 水利是國民經(jīng)濟的基礎性產(chǎn)業(yè)之一

水是生命之源、生產(chǎn)之要、生態(tài)之基，是影響國計民生最大的自然資源。興修水利、消除水害，關系到個人的生產(chǎn)生存和社會的發(fā)展進步。國家對水利工程建設高度重視。在節(jié)水供水重大水利工程建設方面，2018年全國水利建設投資已達6 872.7億元，172項節(jié)水供水重大水利工程已開工133項，在建工程投資規(guī)模超過10 000億元。巨大的投資規(guī)模反映了水利重要的社會性功能，承擔著基礎產(chǎn)業(yè)所賦予的任務。

2.2 水利工程檔案關系到水利工程的建設使用

水利工程檔案是指在水利工程建設過程中直接產(chǎn)生的對社會和國家可以保存的文件材料，包括有價值的文字、圖表、圖紙、聲音、影像等材料【1】。水利工程檔案不僅是對水利工程建設施工時進行質(zhì)量評定的憑證，而且是工程完工后對工程進行維護、檢查、使用和管理的依據(jù)，對工程項目的監(jiān)督和驗證有著重大的作用。水利工程檔案工作貫穿水利工程的決策階段、實施階段和使用階段，對于水利工程的正常運轉(zhuǎn)承擔著基礎性的保障工作。

2.3 水利工程檔案是參建各方維護自身利益的重要依據(jù)

水利工程通常投資規(guī)模大、建設周期長、風險隱患多、技術(shù)要求高，在長時間的施工過程中各參建單位難免會遇到合同糾紛等事宜。作為客觀記錄工程建設過程的檔案資料，是參建各方主張自身權(quán)益，進行事故索賠和反索賠的重要依據(jù)。特別是現(xiàn)在建立了工程質(zhì)量終身制，水利工程檔案作為證據(jù)的作用將要更為凸顯。

3 現(xiàn)階段水利工程檔案管理工作中存在的問題

3.1 缺乏足夠認識

水利建設項目的各參建單位存在重視現(xiàn)場建設忽視檔案資料管理的現(xiàn)象。水利建設工程的參建單位常常認為檔案管理僅僅是資料的保留與保管，將大部分力量都投入到了解決實體工程建設所碰到的問題上，對基本的水利工程檔案管理非常不重視，經(jīng)常是在工程基本竣工時才召集部分人員對整個水利工程檔案進行資料整理，造成檔案信息錯誤、不準確等問題【2】。對檔案管理工作的不夠重視，嚴重阻礙了檔案管理工作質(zhì)量的提高，從而影響了工程建設的質(zhì)量。

3.2 未實現(xiàn)制度化管理

水利工程檔案管理工作煩瑣龐雜，檔案整理歸檔不規(guī)范、資料欠缺殘損等問題層出不窮，對水利工程檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴重影響。而產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因很大程度上是因為檔案管理體制不完善，沒有可行的檔案管理制度，或制定的制度僅僅是為了應付檢查，內(nèi)容流于形式【3】。另外，單位體系不夠健全，組織分工不明確，沒有有效的監(jiān)督機制對制度的執(zhí)行情況進行制約，從而導致對制度的執(zhí)行力度不強。最終，檔案管理工作松散無力，不能有效發(fā)揮對工程建設的保障性作用。

3.3 管理人員業(yè)務水平不高

水利工程檔案管理是一項專業(yè)性極強的工作，要求檔案管理人員兼有水利工程和檔案管理2個專業(yè)的業(yè)務知識。然而，目前建設單位的檔案管理人員對行政檔案管理比較了解，對項目建設檔案管理沒有經(jīng)驗。大部分施工、監(jiān)理等參建單位均較少配備專職檔案員，一般是由新參加工作的同志擔任或由工程技術(shù)員兼任檔案員【4】，造成水利工程檔案管理混亂。

3.4 基礎硬件差，信息化程度不夠

水利工程檔案的專業(yè)性強，涉及的內(nèi)容多，如水利工程圖紙、變更、決算、預算、質(zhì)量評定、驗收等，檔案資料的類型更是十分豐富，包含了文字、圖紙、照片、音像等【5】，這要求在檔案資料收集時，資料提供人員需要配備滿足要求的攝像設備和照相設備，檔案管理人員在進行資料整理時有電腦、硬盤或光盤等電子設備。另外，對于大型水利工程項目，項目周期長，產(chǎn)生的資料多，建設單位必須設置專門的檔案室，并按照標準配齊防蟲、除濕、溫控和檔案存放等設施設備。但是目前大多數(shù)水利工程項目對檔案管理工作還是實行粗放的管理模式，硬件條件普遍不達標，進而導致檔案管理信息化程度不高，沒有建立信息化管理系統(tǒng)，限制了檔案資料的使用價值和利用效率。

4 加強和改進水利工程檔案管理工作的對策

4.1 加強對水利工程檔案管理工作重要性的認識

要加強對檔案管理工作的宣傳教育力度。一是加強對參建單位的宣傳教育力度。組織深入學習與貫徹檔案管理工作相關的法律法規(guī)、部門規(guī)章及相關文件精神，讓參建人員認識到檔案管理工作在項目建設各個階段的重要作用和所能發(fā)揮的社會效益和經(jīng)濟效益，提升參建人員，特別是檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，激發(fā)他們主動做好檔案管理工作的積極性。二是加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查力度。要建立完善的水利工程檔案監(jiān)管標準，充分利用好稽察手段，實現(xiàn)檔案管理工作檢查的常態(tài)化，用檢查來督促各參建單位重視檔案管理工作，把做好檔案管理工作的責任層層傳導，樹立檔案管理工作重在平時的觀念。

4.2 加強水利工程檔案管理工作的制度化建設

水利工程建設項目投資巨大、建設周期長、參建單位多、歸口部門多，因此，水利工程檔案管理工作離不開完善的規(guī)章制度體系。做好檔案管理工作，必須對檔案管理工作和工程整體工作進行全盤考量，使其嵌入工程建設管理的活動中，做到領導和專人各負其責，相關部門配合密切，相互協(xié)調(diào)。如在堤防工程建設中，要貫徹落實業(yè)主負責制、建設監(jiān)理制、招標投標制等工程管理制度，項目法人需要按照上級單位關于檔案管理的相關規(guī)定對檔案資料實施統(tǒng)一管理，設計、施工、監(jiān)理必須按照項目法人的要求提交檔案管理資料。在項目管理過程中，各參建單位要根據(jù)國家檔案管理的規(guī)定與標準，制定符合本項目實際情況的檔案管理工作制度，要通過制度文件明確人員的責任，加強配合，建立檔案管理網(wǎng)絡。與此同時，要加強檔案管理人員崗位制度的建設，特別是檔案資料的收集制度、檔案資料的使用與管理制度等，使檔案管理的收集、整理、歸檔、保管工作都有規(guī)可循，為工程項目建設工作服務。

4.3 提高檔案資料管理人員的業(yè)務素質(zhì)

水利工程檔案工作需要專業(yè)的人才實施，業(yè)務能力強、專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才是確保檔案管理工作順利進行的前提條件。為達到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，相關單位要加大人才隊伍建設力度。首先，要積極組織開展形式多樣的水利工程檔案管理培訓。培訓可以采取講座的方式，由老師授課來傳授檔案管理經(jīng)驗與技能，也可通過網(wǎng)絡課堂、視頻資料的形式，組織檔案業(yè)務人員進行自學。要充分利用先進的技術(shù)手段，注重理論與實踐相結(jié)合，針對不足和短板，進行有目的性的培訓，提高信息技術(shù)能力和計算機操作能力。做到在學習中解決實際工作中遇到的問題，不斷提高檔案管理水平。其次，要重視不同地域、不同單位、類似工程項目的檔案管理人員的業(yè)務交流與合作，通過相互借鑒、相互學習，可以取長補短，提升水利工程檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)，進而提高水利工程檔案的管理質(zhì)量。最后，檔案管理人員不僅要懂得水利工程專業(yè)知識，同時還要具備檔案管理知識，更要有愛崗敬業(yè)的精神。要在提高檔案管理人員業(yè)務水平的同時，同步提高檔案管理人員的法律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，促使檔案管理人員在工作中做到主動積極、規(guī)范地對檔案材料進行收集整理，確保檔案管理工作的準確完整。

4.4 加強水利工程檔案管理工作的硬件建設,提升信息化水平

在水利工程檔案管理的過程中，要注重基礎硬件條件的建設，如要建設專門的檔案管理室，要保持常溫，要防火、防潮及防蟲等，要配備專職或兼職檔案管理人員，對檔案室進行規(guī)范管理。同時，要在預算中為檔案管理工作設立專項資金，用于采購電腦、照相機、攝像機、硬盤、光盤、檔案架等設備，為水利工程檔案工作提供基礎性的保障。

另外，隨著網(wǎng)絡信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，新時期的水利工程檔案管理工作必須不斷進步。使用信息化的檔案記錄系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，結(jié)合高效的信息數(shù)據(jù)管理手段，進行電子媒介的存檔，方便查閱和使用，實施科學化的企業(yè)檔案信息化建設【6】。這就要求主管單位加大對信息化工作的投入。另外，還要廣泛做好對檔案管理信息化的普及工作，通過宣傳普及，讓參建各方了解到信息化的優(yōu)勢與便利，從而改變思想，轉(zhuǎn)變觀念，讓信息化技術(shù)深入人心。

5 結(jié)語

檔案管理工作是水利工程項目建設管理工作的重要組成部分，事關工程的建設施工和運營管理。做好檔案管理工作，不僅可以提高工程建設的質(zhì)量和效率，而且可以為以后留下參考依據(jù)。要做好新時代的水利工程檔案管理工作，就要提高對此項工作的認識，加速人才培養(yǎng)，建立健全管理制度，利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)水利工程檔案管理對各類水利工程的全覆蓋，提高檔案管理的價值，促進檔案管理工作的不斷發(fā)展。