淺談基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

韓穎

摘要：隨著經濟社會的不斷發展和變遷，在現代化管理中，基層事業單位的檔案管理也越來越受到重視，改變傳統檔案管理模式。最大程度上滿足事業單位檔案管理的發展的需求，但是在實際的管理過程中，還是存在很多問題，文章針對基層事業單位檔案管理實現現代化路徑得以更好的發展進行淺析，進一步為單位檔案管理的實際工作提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;現代化路徑;分析

以大數據為背景的現代化技術發展過程中，事業單位的辦公環境和管理都在逐步發生變化，在傳統的檔案管理中，工作大都是人工完成，而現代化信息管理的建立可以很好改變這一現狀，也成了現代化辦公的發展主流，而且傳統的辦公方式也已經滿足不了現代化工作的需求?，F代化信息技術很大程度上提升了辦公效率，從可持續發展的角度而言，此管理方法可以有效降低人工，為單位節省成本?；诖?，加強單位檔案管理現代化信息建設，提升單位管理和發展的實效性。

1、基層事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1工作效率低

當前階段，我國很多事業單位的檔案管理還是采用紙質存檔和管理，這在很大程度上限制了很多實際工作的開展，而且紙質檔案容易損壞，且不易長期保存，還占據地方，從各方面綜合考量，從檔案的建立、歸檔、分類等工作都不是簡單易做的工作，且人工工作量繁雜，在很多細節上也容易出現問題。除此之外，很多安單位由于缺乏現代化信息管理體系，在檔案查檢時步驟繁復，且容易出錯，還浪費人力資源，降低工作效率，這種滯后的檔案管理方式，使得很多單位的各項檔案都被擱置，利用率不夠[1]。

1.2缺乏完善的管理制度

就目前而言，單位在檔案管理的工作中，缺乏完善的管理機制，導致檔案管理工作大都比較隨意，在管理上的也比較缺乏具體的措施和方法，在實際的工作中也容易出現混亂的情況，很多檔案卷宗的記錄也不夠清晰明了，在檔案歸類方面也比較隨意，在實際需求時造成檔案缺失和遺漏，先關工作人員工作量大，但是收效甚微，在整理檔案時也沒有明確的規劃方向，在實際的工作過程中沒有行之有效的具體方案，管理模式也不夠先進，缺乏創新，長此以往也會造成單位檔案管理工作的滯后，使工作質量得不到提升。

1.3檔案檢索繁復

將檔案管理合理分類和歸檔是為了在日常工作中更方便的查詢和檢索，但是就目前而言單位對于此項工作都不夠重視，在檔案檢索和查詢工作中大都是采用人工的方式，現有的檢索方式也不夠健全，這樣的情況對單位檔案管理有一定的影響。利用信息技術建立完善的檢索系統，相比傳統人工檢索和查詢的模式更能凸顯其優勢，這也是當前階段事業單位檔案管理工作中需要解決的當務之急。

1.4缺乏額專業的管理人員

事業單位對于檔案管理的工作重視度都不足，進而檔案管理的工作人員的也相對不夠專業，一部分檔案管理人員學歷素質不高，還有很多檔案管理員是臨時從其他部門借調過來，以上要求都不達標，管理人員的專業性也直接影響到了檔案管理工作效率。

2、基層單位檔案管理的現代化路徑探索

檔案管理是事業單位發展過程中的關鍵組成部分，但是檔案管理工作本身具有很強的政治性和針對性，在經濟發展的當前階段，在現代化管理體系中對單位檔案管理也有了更高的要求，現代化檔案管理就是以科學的角度利用信息技術，完善檔案管理體系，以健全的制度體系約束和促進檔案管理工作的管理效率。

2.1建立健全檢索系統

檔案的保存和管理對于事業單位而言是非常重要的，將檔案管理工作往現代化方向發展，單位就需要建立一套科學完整的檢索系統，全面提升單位檔案管理工作的實效性，也使得單位的檔案檢索系統更加規范和專業的管理，整體而言，單位建立全面的電子檢索系統，利用現代化管理技術和方式完善檔案檢索系統，除此之外，檢索系統也要根據單位的實際發展狀態和需求，以此保障檔案管理的工作效率的提升[2]。

2.2構建現代化檔案管理系統

在事業單位檔案管理的實際工作中，要以現代化管理為目標，提升檔案管理工作的實效性，就要實現更加規范和科學的管理模式，將日常工作落到實處，明確員工的崗位職能，不要將工作流于形式，在工作中出現互相推諉的現象，降低在工作中的失誤率，也能更好的提升檔案管理中的工作效率，嚴格按照規章制度的進行工作，提升員工的工作責任感，進而提升單位的整體運營效率。

2.3提升檔案管理人員的專業素質

其實總體而言，檔案管理員的工作本身是一項具有嚴謹性的工作，而且工作本身也有相當的保密性，所以對于管理人員的專業素質也有更高的要求，管理人員業務素質也是決定檔案管理質量好壞的決定性因素，為了提升管理人員的專業素質，單位也要加強管理人員的培訓，提升人員思想覺悟，擴展知識面，更好的適應現代化管理體系，制定行之有效的管理制度，約束管理人員在日常工作中的言行，保障檔案管理的科學性和規范化，單位也要適時引入更加專業的管理人才，為員工樹立正確的工作信念，熟練掌握工作技能，更好的做好檔案工作，積極采取現代化管理方式，提升單位檔案管理的管理水平[3]。

結束語

綜上所述，在基層事業單位的檔案管理中，以實現現代化管理為目的，在實際的工作過程中其優勢也是不言而喻的，完善單位的現代化制度管理體系，有效提升檔案管理工作的實效性，在具體的工作開展中也要提升管理人員的專業度和政治思想覺悟，將具體工作落到實處，提升單位綜合管理水平。

參考文獻：

[1]高婀.事業單位檔案管理的優化和現代化路徑[J].中外企業家，2018 （23）：102.

[2]王巖.論基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].現代商貿工業，2018，39 （17）：70-71.

[3]洪建華.基層單位文件檔案管理現代化路徑探索[J].中國管理信息化，2017，20 （22）：189-190.