談信息化時(shí)代下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理

楊麗君

摘要：近年來，隨著我國科技水平的不斷提高，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，信息化管理走進(jìn)社會(huì)中的各行各業(yè)，合理有效地利用信息化手段不僅可以有效地提高工作的效率，也是與時(shí)俱進(jìn)的重要覺悟體現(xiàn)。在我國的人力資源和社會(huì)保障局，掌管著當(dāng)?shù)鼐用竦臋n案以及各種重要的人事信息，檔案對(duì)一個(gè)人的影響是非常重要的，一個(gè)人無論是上學(xué)還是選擇就業(yè)，檔案就像我們的影子一樣，是對(duì)我們最真實(shí)的投射。對(duì)于掌管公民檔案的人力資源與社會(huì)保障局來說，如何在新的時(shí)代背景下，合理的運(yùn)用信息化手段來進(jìn)行工作管理，是一個(gè)需要深入思考也是一個(gè)亟須解決的問題。相應(yīng)時(shí)代背景的潮流，運(yùn)用信息化手段來管理檔案，設(shè)計(jì)促進(jìn)工作效率的重要手段。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;人力資源與社會(huì)保障局;檔案管理

引言：

人力資源與社會(huì)保障局的工作繁多，擔(dān)負(fù)著重要的人員檔案管理職責(zé)，檔案管理不僅工作數(shù)量巨大，還不能出現(xiàn)任何差錯(cuò)，如何對(duì)檔案管理有遺漏或者是信息錯(cuò)誤等等失誤，引發(fā)的嚴(yán)重后果可想而知。隨著信息化時(shí)代的不斷深入，人力資源與社會(huì)保障局的各級(jí)工作人員應(yīng)該緊緊抓住時(shí)代的機(jī)遇，利用便捷有效的信息化手段來為工作服務(wù)，不斷加升工作的信息化建設(shè)和檔案管理信息化模式，一方面可以加快工作的時(shí)間，避免不必要的時(shí)間浪費(fèi)，另一方面也可以有效保證工作質(zhì)量，確保檔案管理工作的零失誤，展現(xiàn)國家對(duì)人民利益的看重展現(xiàn)國家公職部門的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。

一、目前人力資源與社會(huì)保障局檔案管理中存在的問題

（一）管理制度的不完善

人力資源與社會(huì)保障局掌握的檔案繁多，數(shù)量龐大，并且涉及面很廣泛，在傳統(tǒng)的管理體制下，檔案管理制度并不完善、分管檔案部門總多，工作量巨大，這些都限制了管理制度的實(shí)施，缺乏完善的管理制度，各部門之前由于信息的溝通不及時(shí)，很難在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到高度契合的工作信息對(duì)接。在傳統(tǒng)的管理模式下，人力資源與社會(huì)保障局各個(gè)部門之前的工作量巨大，而且也不能確保零失誤的結(jié)果，并且由于管理模式不完善，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)人員信息遺漏等重大工作失誤。

（二）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)程度不高

在傳統(tǒng)的工作管理制度下，單位并沒有對(duì)員工計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求，沒有過多重視對(duì)信息技術(shù)的掌握，各級(jí)部門人員仍舊依托著傳統(tǒng)的工作措施，而且由于時(shí)間的局限性，對(duì)工作人員的要求是對(duì)檔案進(jìn)行簡單的歸類統(tǒng)計(jì)，專業(yè)出身的員工占少數(shù)，并且由于單位對(duì)于新鮮力量的輸入過少，很多員工是年齡偏大，對(duì)現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)掌握顯得有些力不從心 這些都導(dǎo)致了檔案管理工作的低效率與時(shí)間高消耗。

二、促進(jìn)人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作效率的有效途徑

（一）建立健全的管理體制

只有完善的檔案管理體制才能夠促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，人力資源與社會(huì)保障局應(yīng)該牢牢抓住信息化建設(shè)，建立上下一致的管理系統(tǒng)，確保各級(jí)人員各個(gè)部門之間信息的有效銜接與溝通，信息化時(shí)代是資源共享的時(shí)代，對(duì)于人員信息的收集、整理、總結(jié)、歸類工作都可以依托信息化手段來建立一個(gè)完整的工作流程，建立健全的管理制度來保證工作的順利開展與工作質(zhì)量的不斷提高。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)

由于長時(shí)間在傳統(tǒng)的模式下工作，檔案管理人員對(duì)高科技高信息化手段還處于一個(gè)相對(duì)陌生的狀態(tài)，為了緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢、為了檔案管理工作的信息化科學(xué)化，人力資源雨社會(huì)保障局一定要加強(qiáng)對(duì)工作人員信息化手段掌握的重視程度，組織有效的培訓(xùn)檔案管理工作人員掌握信息化手段，加強(qiáng)其對(duì)信息管理平臺(tái)的了解，讓信息化手段有效的為檔案管理工作人員的工作服務(wù)，避免時(shí)間的高消耗低效率。

（三）積極應(yīng)用相關(guān)信息化管理軟件

為了確保檔案管理工作能夠更高效，基于信息化時(shí)代下應(yīng)該要善用信息時(shí)代的產(chǎn)物，比如可以積極構(gòu)建或引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)。而在引進(jìn)該系統(tǒng)后，則要注重如下工作的開展：第一，將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化、信息化目標(biāo)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，比如對(duì)于一些人事檔案和文書檔案，應(yīng)將其的信息內(nèi)容錄入至信息化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣后期無論是查詢還是管理檔案都可以帶來一定的益處。第二，為了使該信息化管理軟件能夠發(fā)揮其的效用，在日常當(dāng)中還應(yīng)注重對(duì)其的維護(hù)，以此防止其系統(tǒng)出現(xiàn)問題后會(huì)造成檔案信息丟失、泄露等問題。第三，在應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要應(yīng)注重對(duì)其的優(yōu)化工作，比如當(dāng)錄入人事檔案和文書檔案時(shí)，要將其進(jìn)行分門別類，即不同類型的檔案應(yīng)單獨(dú)放在一個(gè)版塊。第四，還應(yīng)注重信息化檔案管理系統(tǒng)的共享性，即要確保通過互聯(lián)網(wǎng)途徑能夠有效的實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)內(nèi)容信息的共享目標(biāo)，以此確保相關(guān)工作人員基于登錄該系統(tǒng)的前提下就能查閱其想要的信息內(nèi)容。如此一來，不僅能夠促進(jìn)信息化管理軟件價(jià)值作用的充分發(fā)揮，還能為檔案管理工作帶來更大的益處。

三、結(jié)束語

縱觀全球社會(huì)，我國儼然已經(jīng)成為信息化發(fā)展的重要區(qū)域，信息化時(shí)代的來臨有效的提高了社會(huì)各界的工作進(jìn)展情況，科技化不斷的促進(jìn)著社會(huì)的高度運(yùn)行。在宏觀的時(shí)代背景下，人力資源與社會(huì)保障局應(yīng)該積極的參與其中，利用信息化手段為自身的工作提高有效的幫助，確保工作的高效率和科學(xué)化，傳統(tǒng)的人工操作難免會(huì)遇到很多的問題，如檔案的遺失或是缺漏，這些都是重大的工作失誤，而信息化技術(shù)則可以有效地降低此類錯(cuò)誤的發(fā)生，并且只有管理水平的不斷提升才可以確保檔案管理工作的不斷發(fā)展。

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