試論印刷企業(yè)的采購(gòu)管理和控制

□ 文| 王 棋

引言

印刷企業(yè)就是生產(chǎn)印刷物的企業(yè)，而紙張、油墨等材料則是印刷的必備材料，對(duì)于印刷企業(yè)而言，原材料采購(gòu)在成本控制、內(nèi)部業(yè)務(wù)單元協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關(guān)重要的作用。

因此印刷企業(yè)必須做好采購(gòu)管理，這也是當(dāng)前印刷企業(yè)突破行業(yè)束縛的重要手段。但是就實(shí)際情況分析，目前我國(guó)印刷企業(yè)的采購(gòu)管理依然存在諸多問(wèn)題，這都是企業(yè)亟需解決的問(wèn)題，本文將針對(duì)印刷企業(yè)面臨的采購(gòu)難題進(jìn)行分析，指出幾點(diǎn)改善措施，僅供參考。

印刷企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

企業(yè)管理層缺乏對(duì)采購(gòu)管理的重視

現(xiàn)階段，很多印刷企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)人都對(duì)銷售工作給予了高度重視，將銷售作為企業(yè)發(fā)展的最高戰(zhàn)略，他們認(rèn)為銷售才是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)的有效手段，只有做好銷售，企業(yè)才能獲取最大的經(jīng)濟(jì)利益。但相關(guān)研究分析，采購(gòu)成本下降1%，就會(huì)為企業(yè)帶來(lái)5%的利潤(rùn)，可以說(shuō)采購(gòu)管理就是跟管理要利潤(rùn)。因此必須提高管理者對(duì)采購(gòu)管理的重視，加強(qiáng)管理。

供應(yīng)商缺乏穩(wěn)定性

我國(guó)現(xiàn)有的印刷企業(yè)大多數(shù)都是中小企業(yè)，因此經(jīng)常面臨的問(wèn)題是，當(dāng)印刷物資短缺時(shí)無(wú)法及時(shí)找到令人滿意的供應(yīng)商，或者物資材料價(jià)格過(guò)高；當(dāng)印刷物資供過(guò)于求時(shí)，許多供應(yīng)商蜂擁而至，爭(zhēng)先搶后推銷自己的產(chǎn)品；目前而言，印刷企業(yè)最缺的就是穩(wěn)定的、與企業(yè)長(zhǎng)期保持密切合作關(guān)系的供應(yīng)商，當(dāng)這種情況越發(fā)嚴(yán)重時(shí)對(duì)印刷企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。

采購(gòu)流程模糊

印刷企業(yè)的采購(gòu)流程是：銷售部下單-導(dǎo)出原材料需求-采購(gòu)員與供應(yīng)商訂貨，然而有些印刷企業(yè)的采購(gòu)管理流程并不清晰，采購(gòu)分配比例由采購(gòu)員確定，采購(gòu)員按照供應(yīng)商提供的價(jià)格、服務(wù)、交期等評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分配采購(gòu)比例，但仍以價(jià)格為主。對(duì)于印刷企業(yè)的供應(yīng)商而言，在淡季為了分?jǐn)偣潭ǔ杀径坏貌唤档蛢r(jià)格來(lái)提高競(jìng)爭(zhēng)力；在旺季就會(huì)先滿足利潤(rùn)高的客戶，致使交貨不及時(shí)，這樣就會(huì)嚴(yán)重影響到印刷企業(yè)的發(fā)展。此外，一些印刷企業(yè)賦予采購(gòu)員的權(quán)利過(guò)大，他們很容易收受供應(yīng)商的賄賂，進(jìn)而產(chǎn)生腐敗問(wèn)題，可能導(dǎo)致采購(gòu)一些質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，將其了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量。

采購(gòu)過(guò)于重視價(jià)格，缺乏信息技術(shù)支撐

大部分印刷企業(yè)采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)將重點(diǎn)放在與供應(yīng)商之間的價(jià)格談判上，對(duì)印刷材料的質(zhì)量、交期等問(wèn)題均給予事后把關(guān)的方法給予控制，采購(gòu)企業(yè)很難也很少參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過(guò)程及相關(guān)質(zhì)量控制活動(dòng)。這種將價(jià)格作為供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的作用，最終都無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)最大利益。此外，相關(guān)調(diào)查顯示，多數(shù)印刷企業(yè)并未引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)，因此使得采購(gòu)流程管理缺乏高效性，采購(gòu)管理基本處于半手工狀態(tài)，在很大程度上影響了采購(gòu)效率。一些印刷企業(yè)為了加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立了很多采購(gòu)制度及審批手續(xù)，將大量的時(shí)間都花費(fèi)在了簽字、傳遞文件上了，減低了采購(gòu)運(yùn)行效率。

采購(gòu)人員綜合素質(zhì)偏低

很多印刷企業(yè)的業(yè)務(wù)量逐漸增多，隨之而來(lái)的就是采購(gòu)人員忙忙碌碌，處理各項(xiàng)繁雜事務(wù)，導(dǎo)致這種現(xiàn)象的主要原因就是品種多、批量小的采購(gòu)模式，而采購(gòu)人員不熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)，或是由于太忙而直接聽(tīng)取供應(yīng)商建議，進(jìn)而導(dǎo)致采購(gòu)成本增加單對(duì)原材料的特性了解非常少的問(wèn)題，在這種情況下，勢(shì)必?zé)o法提高采購(gòu)的管理水平。

發(fā)生原材料積壓?jiǎn)栴}

一些印刷企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)原材料，與供應(yīng)商商談價(jià)格在對(duì)材料份額進(jìn)行分配，最后跟進(jìn)材料到廠并入庫(kù)，看似合情合理，但卻忽略了庫(kù)存這個(gè)環(huán)節(jié)，在很多印刷企業(yè)中，每年都有大量堆積的原材料，無(wú)法利用后便外賣處理，變賣后的價(jià)值僅為進(jìn)貨價(jià)值的一半，對(duì)企業(yè)盈利造成了負(fù)面影響。

印刷企業(yè)的采購(gòu)管理和控制有效措施

提高采購(gòu)的精細(xì)化管理

實(shí)施精細(xì)化管理指的是建立規(guī)范的采購(gòu)流程制度，完善監(jiān)督機(jī)制，優(yōu)化審批流程，切實(shí)做到采購(gòu)環(huán)節(jié)與業(yè)務(wù)信息及生產(chǎn)需求相結(jié)合，在對(duì)資金、倉(cāng)儲(chǔ)等成本實(shí)施綜合考慮，爭(zhēng)取做到相關(guān)原材料安全庫(kù)存以外的零庫(kù)存，以切實(shí)控制印刷企業(yè)的總成本。紙張是印刷企業(yè)的重要原材料，而一些大型紙張生產(chǎn)廠家一般通過(guò)各級(jí)分銷代理商完成終端銷售，中小印刷企業(yè)多是在代理商處采購(gòu)紙張，因此存在成本高、議價(jià)空間小的問(wèn)題，一般大規(guī)模是印刷企業(yè)可以通過(guò)招投標(biāo)采購(gòu)形式與不同的大型紙張廠家以周期性采購(gòu)合同協(xié)議的方式建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，并在合同中約定好紙張質(zhì)量、價(jià)格、物流、賬期、售后服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，不僅價(jià)格較低，還能防止單一供應(yīng)商突然斷貨而影響采購(gòu)。印刷企業(yè)與大型紙張供應(yīng)商合作，能夠獲取最大限度的優(yōu)惠，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)在紙張采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本最小化目的。

正確選擇供應(yīng)商

無(wú)論是包裝印刷設(shè)備還是印刷原輔材料的供應(yīng)商，都可能存在供大于求的情況，尤其是金融危機(jī)后這種現(xiàn)象更加凸顯，因此給印刷企業(yè)提供了更大、更靈活的采購(gòu)控制空間。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷激烈，很多設(shè)備、耗材在質(zhì)量、價(jià)格上均產(chǎn)生了一定的差異性。

對(duì)印刷企業(yè)而言，采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)格都至關(guān)重要，因此印刷企業(yè)面臨著如何正確選擇供應(yīng)商的問(wèn)題。

例如：油墨的采購(gòu)，現(xiàn)在一些小型油墨廠的油墨質(zhì)量都或多或少的存在一些不穩(wěn)定問(wèn)題，同樣品牌、型號(hào)的油墨存在一定的差異性，一些水性墨的粘度不穩(wěn)定，因此給印刷產(chǎn)品質(zhì)量控制帶來(lái)了不少問(wèn)題。可見(jiàn)印刷企業(yè)不能一味的以價(jià)格為采購(gòu)原則，必須以產(chǎn)品質(zhì)量為基礎(chǔ)，否則采購(gòu)就失去了意義。質(zhì)量如果出了問(wèn)題，最終會(huì)給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)無(wú)法彌補(bǔ)的信譽(yù)損失。

印刷企業(yè)必須選擇信譽(yù)良好，產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，確保生產(chǎn)運(yùn)行的良性循環(huán)。按照國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，企業(yè)在確認(rèn)供應(yīng)商后，必須對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)程度的管控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合自身生產(chǎn)需求。

加強(qiáng)采購(gòu)管理信息化建設(shè)

推行采購(gòu)管理信息系統(tǒng)能夠有效提高采購(gòu)的工作效率，使得采購(gòu)管理更規(guī)范、更科學(xué)，可以將SRM系統(tǒng)引入企業(yè)管理中，該系統(tǒng)重點(diǎn)利用信息化手段與供應(yīng)商建立合作關(guān)系，更改管理模式。同時(shí)SRM系統(tǒng)軟件具有訂單管理、排程管理、對(duì)賬管理、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估等功能，通過(guò)該系統(tǒng)不僅節(jié)約了溝通成本，降低了信息傳遞的失誤，也讓信息傳遞更具時(shí)效性及透明化。另一方面可以選擇供應(yīng)商網(wǎng)上報(bào)價(jià)，有調(diào)查顯示，傳統(tǒng)報(bào)價(jià)容易造成價(jià)格泄露的問(wèn)題，而網(wǎng)上報(bào)價(jià)系統(tǒng)的運(yùn)行則能使供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境更公平，杜絕了價(jià)格泄露的問(wèn)題，有效的控制了內(nèi)外部勾結(jié)問(wèn)題，提高了企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，降低了采購(gòu)成本。

完善采購(gòu)管理制度

印刷企業(yè)必須不斷完善采購(gòu)管理制度，相關(guān)人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，使其能夠正確處理采購(gòu)中發(fā)生的各種問(wèn)題，全面了解原材料采購(gòu)的注意事項(xiàng)，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，及時(shí)改進(jìn)采購(gòu)中的薄弱環(huán)節(jié)，使采購(gòu)既能滿足企業(yè)生產(chǎn)，又能降低生產(chǎn)成本，進(jìn)而提高企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于印刷企業(yè)而言，對(duì)采購(gòu)實(shí)施規(guī)范化管理及控制是非常必要的，不僅是降低企業(yè)成本的重要手段，也是保障印刷質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；不僅要求生產(chǎn)者重視質(zhì)量，采購(gòu)者也必須重視質(zhì)量問(wèn)題，印刷企業(yè)只有加強(qiáng)采購(gòu)管理，改進(jìn)采購(gòu)方式，才能使采購(gòu)流程更完善，促使印刷企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展。